Nicht optimales Ressourcen- und Kapazitätsmanagement ist einer der Hauptgründe für schlechte Performance von Unternehmen. Wenn Personal nicht sachgerecht zugewiesen und eingesetzt wird, kann dies nicht nur zu Verzögerungen, höheren Kosten oder vollständig gescheiterten Projekten führen, sondern auch die Produktivität und das Engagement der Mitarbeitenden beeinträchtigen.
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über einige der häufigsten Fehler, die Projekt- und Ressourcenmanager bei der Erstellung von Kapazitätsplänen begehen.
Fehler 1 im Ressourcen- und Kapazitätsmanagement: Ressourcen falsch auswählen und zuweisen
Projektleiter sollten Ressourcen für ein Projekt danach auswählen, ob sie über die erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen verfügen. Selbstverständlich sollten bei der Auswahl und Zuweisung der Aufgabenbereich der jeweiligen Ressource und ihre “”hard Skills”, ebenso aber auch die “soft Skills” berücksichtigt werden. Zu letzteren gehören beispielsweise Führungsqualitäten oder die Fähigkeit zur guten Zusammenarbeit mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen. Oft werden diese individuellen Faktoren bei der Auswahl der Ressourcen außer Acht gelassen und mindern die Effizienz des gesamten Ressourcen- und Kapazitätsmanagements.
Ein weiterer, wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird, ist die Verfügbarkeit von Ressourcen. So werden beispielsweise größere System-Upgrades in der Regel an Wochenenden durchgeführt, um die Entwicklungsarbeit nicht zu behindern. Aber nicht jede Ressource ist bereit, an Wochenenden zu arbeiten. Wird dies nicht berücksichtigt, setzen Ressourcenmanager möglicherweise die falsche Person für eine bestimmte Aufgabe ein.
Am besten lassen sich die Auswahl und Zuweisung von Ressourcen optimieren, wenn alle ressourcenbezogenen Daten in einem leistungsstarken Repository zentralisiert werden, das über moderne Analysefunktionen verfügt und intelligente Empfehlungen vorschlagen kann.
Fehler 2 im Ressourcen- und Kapazitätsmanagement: Fehlende Priorisierung
Selbst perfekte Zeit- und Einsatzpläne für Ressourcen sind nahezu nutzlos, wenn Ihr Ressourcenpool nicht ausreichend dimensioniert ist. Einer der häufigsten Fehler im Ressourcen- und Kapazitätsmanagement liegt darin, der Versuchung nachzugeben, zu viele parallel laufende Projekte zu übernehmen. Dies kann zu einer Überlastung der Ressourcen und zu geringerer Produktivität führen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie stattdessen die richtigen Auswahlentscheidungen treffen und Ressourcen auf die wichtigsten Projekte konzentrieren.
Ein Prozess und ein System zur Einstufung von Projekten und Aktivitäten nach Priorität werden Ihnen helfen, Ressourcen für Aufgaben mit höherer Priorität bereitzustellen. Daneben fördert ein Kollaborationstool die notwendige Kommunikation sowie regelmäßige Aktualisierungen. So lässt sich gewährleisten, dass niemand überlastet oder nicht voll ausgelastet wird.
Fehler 3 im Ressourcen- und Kapazitätsmanagement: Abhängigkeiten und Sachzwänge nicht berücksichtigen
Jedes Unternehmen, das mehrere Projekte mit einem begrenzten Pool an Ressourcen bearbeitet, stößt früher oder später auf Abhängigkeiten. Wenn sie nicht beachtet werden, können Projektabhängigkeiten – das sind kausale oder ressourcenbasierte Beziehungen zwischen einzelnen Projekten, die verhindern, dass eine Aufgabe oder Aktivität begonnen wird, bevor das vorherige Projekt abgeschlossen ist – Ihre Pläne für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement über den Haufen werfen.
Ein professionelles Tool kann PMOs bei der Visualisierung und Analyse von Projektabhängigkeiten unterstützen. Darüber hinaus kann die Anwendung von Methoden wie Critical-Chain-projektmanagement (in dem normalerweise Puffer eingeplant werden) helfen, Auswirkungen von Abhängigkeiten auf Kapazitätspläne frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.
Fehler 4 im Ressourcen- und Kapazitätsmanagement: Ressourcen zu 100 % verplanen
Auf dem Papier sollten Ihre Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Tag arbeiten. In der Praxis wird es ihnen aber nicht möglich sein, diese Zeit zu 100 % den ihnen zugewiesenen Projekten zu widmen. Besprechungen, E-Mails und Pausen füllen in der Regel größere Teile des Arbeitstages. Ganz zu schweigen von gelegentlichen Schulungen oder Seminaren, Freistellungen, Ausfällen wegen Krankheit oder einfach “schlechten Tagen” mit Konzentrationsschwierigkeiten. Letztlich kann daher eine 7-Stunden-Aufgabe nicht in einem 7-Stunden-Arbeitstag erledigt werden, auch wenn Beschäftigte nur ein Projekt bearbeiten.
Eine realistische Ressourcenplanung und Kapazitätsverwaltung sollten angemessene Puffer vorsehen, mit denen sich die alltäglichen, beruflichen und privaten Widrigkeiten auffangen lassen.
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