Wenn Sie sich mit der Einführung eines Projektmanagementbüros (PMOs) in Ihrem Unternehmen befassen, wissen Sie vermutlich, dass PMOs dazu dienen, Projektaktivitäten zu rationalisieren und zu verbessern. Weniger offensichtlich ist vielleicht, dass diese Maßnahmen einen sichtbaren und messbaren geschäftlichen Nutzen oder eine Verbesserung des Finanzergebnisses bringen werden. Doch genau diese Art von übergeordneten, das gesamte Unternehmen betreffenden Vorteilen streben Sie mit der Einrichtung eines PMOs an. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten PMO Vorteile und Nachteile.
Vorteile eines PMOs
Vorteil 1: Ein PMO behebt wichtige Probleme und Schwachstellen im Unternehmen
Ein Hauptproblem für viele Unternehmen ist die Zeit, die sie für nicht wertschöpfende Aufgaben verschwenden. Ein PMO kann dieses Problem wirksam entschärfen, indem es alle projektbezogenen Daten in einem zentralen Repository zusammenfasst. Auf diese Weise erhält das Unternehmen die sprichwörtliche “Single Source of Truth” und gewährleistet konsistente Transparenz und Integrität der Daten. Dies spart vor allem Zeit, die Sie zuvor für die Suche nach Informationen in Ordnern, E-Mails und verstreuten Excel-Tabellen aufwenden mussten. Insgesamt kann ein mit den richtigen Funktionen ausgestattetes PMO die Zeit, die für die manuelle Bearbeitung nicht wertschöpfender Aufgaben aufgewendet wird, um 25 % reduzieren.
Zu den weit verbreiteten Problemen gehört auch die hohe Zahl von Projekten, die nicht den erwarteten Nutzen für das Unternehmen erzielen. Ursachen dafür können ein suboptimaler Projektauswahlprozess oder eine mangelhafte Projektdurchführung sein, oder auch lange Projektbearbeitungszeiten, die wichtige Ressourcen binden und die Fertigstellung verzögern. Durch die Prüfung und Optimierung von Prozessen, Werkzeugen und Best Practices können PMOs solche Probleme im Unternehmen lösen.
Vorteil 2: Ein PMO verbessert die Kontrolle von PPM-Aktivitäten
Projektmanagementbüros versuchen, in ihrem Arbeitsbereich Standardprozesse zu entwickeln und durchzusetzen, die alle Projektteams gleichermaßen anwenden. Diese Standards können sämtliche projektbezogenen Aktivitäten abdecken, von der Datenerfassung über das Berichtswesen und die Projektverfolgung bis zur teamübergreifenden Kommunikation.
Mit einem PMO, das Methoden, Praktiken und die Projektterminologie durchgängig standardisiert, können Sie Abweichungen von den Vorgaben vermeiden. Ihr PMO wird auch die Projektbearbeitung und die damit verbundenen Aktivitäten beaufsichtigen und überwachen. Damit stellen Sie sicher, dass alles unter vollständiger Kontrolle bleibt, dass jedes Teammitglied zur richtigen Zeit das Richtige tut und innerhalb der gesetzten Frist fertigstellt und dabei Best Practices anwendet und repliziert, so dass kein Projekt aus dem Ruder läuft.
Projektmanagementbüros schaffen auch eine Governance-Struktur, indem sie klare Zuständigkeiten festlegen und bestimmen, wer wofür verantwortlich ist. Eine klar gegliederte Entscheidungsstruktur beschleunigt die Lösung unvorhergesehener Probleme oder Reaktionen auf unerwartete Ereignisse.
Vorteil 3: Ein PMO zieht mehr Nutzen aus PPM-Daten
Viele Unternehmen und Führungskräfte kämpfen mit mangelnder Datentransparenz und wenig verlässlichen Reports. Ohne den richtigen Prozess und die richtigen Tools kann das Vorbereiten, Erstellen und Weitergeben von Berichten viel Zeit der Projektmanager in Anspruch nehmen. Außerdem sind manuell erstellte Berichte nicht unbedingt konsistent, wenn jeder Projektmanager die Tools seiner Wahl verwendet. Von verschiedenen Projektmanagern bearbeitete Berichte sind dann möglicherweise nicht vergleichbar.
Ein PMO sorgt dafür, dass das Unternehmen einen umfassenden Überblick über alle Projekte und Portfolios erhält. Dazu werden alle Daten in einem einzigen Repository zusammengeführt und automatisch in Echtzeit aktualisiert. Das PMO ist so in der Lage, hochrangige Managementteams mit vollständigen und klaren Informationen zu allen projektbezogenen Aspekten zu unterstützen. Entscheidungsträger erhalten konsistente Standardberichte mit ansprechend und überzeugend visualisierten Daten, die die Nutzung dieser Informationen erleichtern.
Das PMO ist in gewisser Weise der Hüter der Daten. Mit Hilfe professioneller Tools gewährleisten die PMOs die Qualität und Präzision der von ihnen genutzten Informationen und Berichte. Digitale Systeme konsolidieren die Informationen, so dass Unstimmigkeiten ausgeschlossen werden, und speichern sie sicher, um ihre Integrität zu gewährleisten. Die genaueren Planungs-, Ressourcen-, Zeitplan- und Budgetdaten erleichtern den Unternehmen optimale Entscheidungen. Diese präzisen Daten werden automatisch verarbeitet und ihre Wechselwirkungen analysiert, um Erkenntnisse zur weiteren Verbesserung der Entscheidungsfindung zu gewinnen.
Vorteil 4: Ein PMO steigert die Produktivität
Da das PMO elementare, nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie das Erstellen von Berichten automatisiert, generiert es erhebliche Produktivitätsgewinne. Sie werden also größeren Nutzen aus Ihren Investitionen in produktive Ressourcen ziehen können. Darüber hinaus optimieren die meisten PMOs auch die Ressourcenzuweisung.
Die Feinabstimmung des Ressourcenmanagements verhindert nicht nur eine zu hohe oder zu geringe Auslastung wichtiger Mitarbeitenden und hilft damit, die Gesamtproduktivität aufrechtzuerhalten. Sie verkürzt auch die Bearbeitungszeiten der Projekte: Ihr Projektmanagementbüro leistet einen Beitrag dazu, dass die richtigen Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten für Ihre wertvollsten Projekte verfügbar sind und dass diese Ressourcen mit der höchstmöglichen Auslastung arbeiten. Das wirkt sich nicht nur auf die Budgets, sondern auch auf die Kundenzufriedenheit und Ihren Marktanteil positiv aus und macht Ihr Unternehmen letztlich wettbewerbsfähiger.
Vorteil 5: Ein PMO macht Ihr Unternehmen fit für die Zukunft
Unternehmen versuchen stets, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Dazu benötigen Sie ihre PMOs, die sicherstellen, dass die begrenzt verfügbaren Ressourcen vorrangig in die Projekte fließen, die den größten Nutzen versprechen. Die Funktionen des PMOs für das Bedarfsmanagement können dabei helfen, die besten Projekte auszuwählen und zu priorisieren, um die Ausrichtung an den Unternehmenszielen und den strategischen Nutzen zu optimieren. Ziel ist es, mehr Projekte fertigzustellen, die echten Mehrwert generieren.
Indem Ihr PMO bei großen strategische Initiativen vorangeht, macht es organisatorische Veränderungen möglich und trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen wichtige Ziele wie profitables Wachstum und langfristige Wettbewerbsfähigkeit erreicht.
Drei PMO Nachteile im Projektportfoliomanagement
Obwohl ein Projektmanagementbüro projektorientiert arbeitenden Unternehmen und Organisationen beträchtliche Vorteile bringen kann, müssen Sie sicherstellen, dass sich die Investition in ein zukünftiges PMO tatsächlich rentiert.
Gemeinkosten für die Administration
Beginnen wir mit dem Offensichtlichen: den Kosten für die Einrichtung und den Unterhalt eines PMOs (Gehälter, Tools, Räume usw.). Für den Aufbau eines neuen PMOs müssen die Projektleitung und die Beteiligten viel Zeit und Energie aufwenden. Irgendjemand muss:
- existierende Arbeitsabläufe überprüfen,
- die Anforderungen des Unternehmens bewerten,
- die Zuständigkeiten des neuen PMOs und eine Roadmap festlegen,
- die benötigten Ressourcen beschaffen und
- sich auf dem Markt nach dem richtigen Tool
Klingt anstrengend? Stimmt, der Aufbau eines PMOs macht Arbeit! Darin liegt einer der wesentlichen Nachteile eines PMOs.
Später, wenn Ihr PMO die Arbeit aufgenommen hat, werden Sie vielleicht feststellen, dass die zusätzliche Kontrollebene zusätzlichen Zeitaufwand verursacht. Das kann Mehrarbeit für Ihre Projektmanager bedeuten, die dann meist mehr Berichte erstellen müssen.
Ungeeignete PMOs
Es gibt zahllose Beispiele für gescheiterte PMOs. Gründe dafür können sein:
- Das Unternehmen hat ein PMO übereilt eingerichtet ohne es vollständig zu durchdenken.
- Die Projektleiter haben das PMO nicht richtig positioniert oder den falschen Typ für ihr Unternehmen gewählt.
- Ein einst passendes PMO hat es versäumt, sich an Veränderungen im Markt oder im Unternehmen anzupassen und verlor letztlich seinen Nutzen für das Unternehmen.
Es gibt auch Fälle, in denen ein Projektmanagementbüro von vornherein falsch angelegt wurde. Manchen PMOs gelingt es beispielsweise nicht, einheitliche Prozesse einzuführen und durchzusetzen. Sie machen die Arbeit der Projektteams eher komplizierter, statt sie zu erleichtern. Oder das festgelegte Aufgabenspektrum ist zu eng gefasst, sodass das PMO die Ziele der Organisation nicht erreichen kann. Die Governance könnte zu sehr auf operative Projektkennzahlen fokussiert sein, die nicht wirklich hilfreich sind, um die strategischen Vorgaben des Unternehmens zu erfüllen. Und nicht zuletzt kann es auch sein, dass den Mitarbeitenden des PMOs wichtige Qualifikationen fehlen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Zu den häufigsten Mängeln schlecht konzipierter PMOs gehört auch eine unklare Festlegung ihrer Aufgaben und Zuständigkeiten. Beim Aufbau einer neuen Managementstruktur sind Unklarheiten und Konfusion meist fatal. Der Zweck, das Mandat und der Arbeitsbereich des PMOs sollten klar definiert und im gesamten Unternehmen kommuniziert werden.
Eine Frage der Wahrnehmung
Ein weiterer Bereich, in dem das PMO klar und effektiv kommunizieren muss, betrifft die Anstrengungen, die es unternimmt, und die Erfolge, die es erzielt. Ihr PMO muss zeigen, wie es sich “bezahlt macht“ und welche Verbesserungen es für das Unternehmen erreicht.
Wenn Ihre Mitarbeitenden den Nutzen Ihres PMOs nicht erkennen, werden sie es eher als “Big Brother” betrachten, dessen Aufgabe es ist, jeden ihrer Schritte zu überwachen und zu verfolgen, und/oder als eine starre, administrative Struktur, die Werte vernichtet, indem sie die Zeit aller Beteiligten vergeudet. Dies wäre ein eindeutiger Nachteil für das Projektportfoliomanagement.
In der Regel lohnt es sich, die Roadmap und die Ziele Ihres neuen PMOs zu formalisieren und die im Laufe der Zeit erzielten Fortschritte zu dokumentieren. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen zur Messung der Fortschritte gewählten KPIs aussagekräftig genug sind. Sie sollten damit in der Lage sein, kurz- bis mittelfristige Verbesserungen nachzuweisen.
Zusammenfassung
For a majority of project-oriented organizations, creating a Project Management Office is undeniably a smart move. A proper PMO will bring a vision to their project and portfolio management, creating efficiencies at scale. However, implementing a new management structure like a PMO is an investment in more than just PPM processes, which brings its advantages and disadvantages.
A PMO is hardly a magic wand that’ll make all of your problems and pain points vanish instantly. In order to deliver the expected organizational benefits, your PMO must create tangible value for the organization. To balance the PPM advantages and disadvantages of a PMO, you also need to allow for the organizational costs associated with the creation, deployment, and maintenance of a structure specifically dedicated to the management of projects and portfolios.
