10 Gründe, warum Ihre Organisation ein Projektportfolio-Management-Tool braucht

Technologie ist schon etwas Wunderbares. Innerhalb weniger Jahren hat die Informationstechnologie unser Leben und Arbeiten für immer verändert. Es hat unser Leben vereinfacht und erweitert und gleichzeitig viele Geschäftsprozesse in einer Reihe von Branchen und Disziplinen rationalisiert. Das Projektportfoliomanagement ist einer dieser Prozesse. Spezielle Softwaretools und -plattformen ermöglichen es Projektmanagern, Portfoliomanagern und PMOs jetzt, Dinge besser, schneller und günstiger zu erledigen.

Nachfolgend sind 10 der wichtigsten Gründe aufgeführt, warum Ihr Unternehmen auf ein Projektportfolio-Management-Tool vertrauen muss, um Prozesse zu optimieren und Geschäftsergebnisse zu erzielen

Ein professionelles Projektportfolio-Management-Tool wird mit einer Datenbank geliefert, die alle Ihre Projekt- und Ressourcendaten enthält. Sie können Ihre Informationen in einem einzigen Repository zentralisieren, das Ihnen eine einzige Version der Datenwahrheit bietet. Dies bedeutet, dass Sie sich vom komplizierten Prozess des Informationsaustauschs und von den Daten-Duplikaten oder -Diskrepanzen verabschieden können, von denen eine große Mehrheit der PMOs betroffen ist, die versuchen, eine Konsolidierung mit Excel oder ähnlichen Tools durchzuführen. Wo unzählige Versionen derselben Dokumente zwischen Teams hin und her geschickt wurden, wird jetzt alles automatisch konsolidiert und in Echtzeit aktualisiert

Mit der Möglichkeit, eine Vielzahl von projektbezogenen Dokumenten auf einer einzigen Plattform zu speichern, können Sie mit dem Aufbau einer zentralen Projektbibliothek beginnen, auf die jedes Teammitglied im gesamten Unternehmen einfach und sofort zugreifen kann.

Industrielle PPM-Tools können auch mit anderer Software wie ERP oder PLM verbunden werden, um die Erfassung und Abstimmung von Daten zwischen Systemen zu automatisieren. Darüber hinaus bieten PPM-Plattformen einen verfolgbaren Pfad, der eine detaillierte, dokumentierte Historie aller Vorgänge über vergangene Aktivitäten hinweg bietet. Indem Sie eine dokumentierte  Perspektive erhalten, können Sie das Erlernte aus früheren Erfahrungen nutzen, um zu vermeiden, dass dieselben Fehler wiederholt werden.

Am wichtigsten ist, dass diese überlegene Datentransparenz im gesamten Unternehmen geteilt wird. Das PMO kann nicht nur mit Sicherheit wissen, wer was projekt- und teamübergreifend tut, sondern auch jeder Projektleiter oder Manager, Abteilungsleiter oder Ressourcenmanager profitiert von einer besseren Klarheit und einem besseren Einblick in die Daten.

Mithilfe von PPM-Tools können Sie Standardprozesse für das Projektmanagement und die Aufgabenverfolgung definieren und implementieren, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Darüber hinaus unterstützen sie die Automatisierung aller administrativen und wiederholbaren Aufgaben, die die wertvolle Zeit Ihrer Teams verschwenden. Wussten Sie schon, dass bis zu 90 % der ausgeführten Aufgaben keinerlei Mehrwert haben? Ihr PPM-Tool wird diese Schufterei aus der täglichen Arbeit Ihrer Teammitglieder entfernen und ihnen ermöglichen, ihre Fähigkeiten und Talente auf die verbleibenden, wertvollen 10 % anzuwenden.

Neben der Steigerung der Leistung von Projektteams und der Produktivität der Arbeit – und letztendlich Ihres Geschäftsergebnisses – begrenzt die Automatisierung das Risiko menschlicher Fehler und verbessert die Genauigkeit des Projektmanagements. Selbst bei Wertschöpfungsvorgängen, die das menschliche Urteilsvermögen und Kreativität erfordern, kann die Fähigkeit, sich auf die Unterstützung eines robusten PPM-Tools zu verlassen, die Projektleistung und den Erfolg drastisch verbessern. Es gibt viele Gründe für das Scheitern von Projekten: Terminüberschreitung, Budgetüberschreitung, Überschreitung des Umfangs… Eine verbesserte Zuverlässigkeit des Betriebs trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Projekte nicht die Marke verfehlen und zu erfolgreichen Projekten werden.

 

Die verschiedenen Aufgaben, aus denen ein Projekt besteht, umfassen normalerweise mehrere Teammitglieder, die zusammenarbeiten sollten. In Organisationen, die mit einem Projektportfolio-Management-Tool ausgestattet sind, können Projektleiter einfach die Plattform verwenden, um alle Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu überwachen und diese Arbeiten zu koordinieren. Ein nahtloser Arbeitsablauf ermöglicht es dem gesamten Team, zusammenzuarbeiten, was die Effektivität insgesamt erhöht und die Tür für Weiterbildung und übergreifende Bildung eröffnet.

Spezifische Merkmale und Funktionen von PPM-Tools ermöglichen die Verbreitung kollaborativer Arbeitspraktiken: beispielsweise integrierte kollaborative Arbeitsbereiche, Chat-Schnittstellen, die Möglichkeit, Kommentare und Notizen zu Projekten und Aufgaben abzugeben, automatische Benachrichtigungen zu buchen, und mehr.

Für Unternehmen, die agiles oder hybrides Projektmanagement nutzen, sorgen dedizierte Schnittstellen wie virtuelle Kanban-Boards dafür, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind und die gleiche Sprache sprechen.

Zusammen mit anderen Funktionen wie gemeinsam genutzten Kalendern erleichtern kollaborationsorientierte Funktionen die Koordination, Kommunikation und Organisation von Besprechungen. Dies wiederum unterstützt den Zusammenhalt innerhalb eines Teams und ermöglicht eine einfachere Fernkommunikation für geografisch verteilte Teams – was im aktuellen Geschäftsumfeld von zentraler Bedeutung ist. Insgesamt wird geschätzt, dass eine unzureichende Kommunikation unter Mitarbeitern Unternehmen mit 100 Mitarbeitern durchschnittlich 350.000 EUR pro Jahr kostet. Für größere Unternehmen steigt der durchschnittliche Verlust auf unglaubliche 51,5 Millionen Euro pro Jahr.

In der Praxis werden Mitarbeiter – insbesondere solche mit kritischen und gefragten Fähigkeiten – oft mehreren Projekten oder Aufgaben zugeteilt. Eine Herausforderung für PMOs, Portfoliomanager und Ressourcenmanager besteht darin, eine Überlastung ihrer Projektteams zu vermeiden. Ressourcen, die zu dünn verteilt sind können zu verärgerten Teams führen, was zu einem Rückgang des Engagements und der Produktivität führt.

Um ein solches Szenario zu vermeiden, hilft die Projektportfolio-Management-Software bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung. PPM-Plattformen führen eine umfassende und detaillierte Liste der verfügbaren Ressourcen mit der Möglichkeit, nach Attributen zu filtern und die tatsächliche Ressourcenkapazität mit unterschiedlichen Granularitätsstufen anzuzeigen – auf der Ebene des Unternehmens, der Abteilung oder des Teams.

Des Weiteren konsolidieren sie den Ressourcenbedarf verschiedener Projekte und verbinden die Punkte automatisch, was einfachere und schnellere Zuordnungsentscheidungen ermöglicht.

Da ein PPM-Tool auch die Bewertung und Rangfolge von Projekten ermöglicht, hilft es sowohl dem PMO als auch den Projektteams, bessere Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung zu treffen, die auf Projektprioritäten basieren.

Vorausschauende Ressourcenverwaltungsfunktionen geben Portfoliomanagern einen Einblick in den zukünftigen Zustand der Ressourcennutzung und helfen ihnen, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Kapazitäten im Laufe der Zeit optimal genutzt werden.

Die Planungsphase ist möglicherweise die komplizierteste und kritischste Phase eines Projekts. Es erfordert die Berücksichtigung einer Vielzahl von Faktoren: Meilensteine, Fristen, Prioritäten, Risiken usw. Sie müssen alle verschiedenen Phasen und Schritte unter Berücksichtigung von Einschränkungen und Abhängigkeiten abbilden und realistische Zeitpläne erstellen, um sicherzustellen, dass Sie die Frist Ihres Projekts einhalten. Und Sie müssen es richtig machen. Wenn Ihre Annahmen nicht richtig sind, ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Projekte die erwarteten Ergebnisse liefern.

Eine genaue und realistische Planung ist deshalb nicht nur komplex, sondern auch zeitaufwendig. Mithilfe von Projektportfolio-Management-Tools können Sie zuverlässige Zeitpläne und Roadmaps für Projekte definieren, um den Weg für eine effektive und effiziente Fertigstellung zu ebnen.

Zu den nützlichen Werkzeugfunktionen gehören Module, die die Planung mehrerer Projekte ermöglichen, mit Funktionen, die die Verknüpfungen zwischen Projekten zeigen, oder Szenarien simulieren, um in die Zukunft schauen zu können.

Bibliotheken mit Projektmodellen, die auf Erkenntnissen  aus früheren Projekten basieren, können die Granularität und Zuverlässigkeit von Planungsentscheidungen erhöhen und gleichzeitig den Prozess erheblich vereinfachen und beschleunigen. Diese Vorlagen können mit Informationen aus den Zeiterfassungs- und Verwaltungsmodulen versorgt werden, die Daten über die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit sammeln, was die Planung für zukünftige Projekte erheblich erleichtert.

Reden wir über Geld! Immerhin ist es der springende Punkt. Sie können es sich  nicht leisten, die begrenzten finanziellen Ressourcen Ihres Unternehmens zu verschwenden: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mittel optimal ausgegeben werden, und erzielen Sie die höchste Amortisation.

Zunächst hilft Ihnen ein PPM-Tool bei der Auswahl der wertvollsten Projekte aus Sicht der finanziellen Rendite: Sie können die prognostizierte Rendite verschiedener potenzieller Projekte anhand einer Reihe von finanziellen KPIs und quantitativen Kennzahlen bewerten und die rentabelsten auswählen.

Darüber hinaus helfen Funktionen zur Budgetverwaltung bei der Optimierung der Budgetallokation über Projekte und Portfolios hinweg. Des Weiteren verfolgen sie Kosten und Ausgaben automatisch mit Warnungen bei möglichen Überschreitungen, wodurch PMOs sicherstellen können, dass alles unter Kontrolle ist, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können. Insgesamt schließen  66 % der Unternehmen, die ein Projektmanagement-Tool verwenden, ihre Projekte innerhalb des Budgets ab, verglichen mit 47 % der Unternehmen, die ohne ein solches Tool agieren.

Risiken sollten immer in die Wertberechnungen einbezogen werden, die die Auswahl der vom Unternehmen zu startenden Projekte leiten. Mithilfe der Projektportfolio-Management-Software können Sie die Durchführbarkeit von Projekten unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und des verfügbaren Budgets ermitteln und dabei das Technologierisiko, das finanzielle Risiko, das Systemrisiko usw. berücksichtigen.

Ihr System kann potenzielle Probleme oder Konflikte erkennen und durch übersichtliche Berichte und Dashboards oder automatische Warnungen sichtbar machen. Auf diese Weise können Sie frühzeitig Maßnahmen ergreifen und schnell reagieren, um fehlgeschlagene Projekte zu unterstützen, bevor sie in den roten Zahlen landen.

Wenn Probleme auftreten – weil sie es immer tun, nicht wahr? – hilft Ihnen die Sichtbarkeit und die Erkenntnisse, die Ihnen ein Tool bietet, diese schneller zu lösen und das Risiko eines Projektversagens zu verringern.

Im Projektportfolio-Management wie im Leben kann man nicht alles haben. Aufgrund der begrenzten Ressourcen eines Unternehmens müssen die Projekte, die Sie ausführen, sehr sorgfältig ausgewählt werden. PMOs müssen sicherstellen, dass die Projekte, in die sie ihre Zeit, Mittel und Ressourcen investieren, am wertvollsten sind. Während der Wert die finanzielle Rendite umfasst, ist das noch nicht alles. Es sollten auch die Vision und die langfristigen Ziele des Unternehmens berücksichtigt werden. Manchmal muss ein Projekt mit einem vergleichsweise niedrigen ROI priorisiert werden – wenn es beispielsweise neue Wachstumspfade eröffnet.

Mit den Ideen- und Anforderungsmanagement-Funktionen eines PPM-Softwaretools können Sie sortieren, filtern, bewerten, einstufen und priorisieren, was Sie tun sollten – jetzt, morgen oder im nächsten Jahr – anhand einer Reihe von benutzerdefinierten Kriterien.

Insgesamt verbessert PPM-Software die Qualität und Zuverlässigkeit von Kompromissentscheidungen. Da Ihre Entscheidungen durch umfassende, genaue und aktuelle Informationen informiert werden, sind sie in der Regel intelligenter.

Mit einem robusten Projektportfolio-Management-Tool können Sie auf einfache Weise Sammlungen erstellen und verwalten sowie Projekte als Programme und Portfolios gruppieren. Ziel ist es, den Wert auf Unternehmensebene zu maximieren.

Es hilft Ihnen beim Aufbau solider, konsistenter Portfolios, indem es zeigt, wie einzelne Projekte voneinander abhängig sein können, und Zeitpläne mit N – N Beziehungsansichten synchronisiert. Die Simulation mehrerer „Was-wäre-wenn“ -Szenarien über mehrere Portfolios hinweg mit der Option, die Simulationen sowohl untereinander als auch mit laufenden Projekten zu vergleichen, hilft Ihnen dabei, die beste Vorgehensweise zu definieren.

PPM-Plattformen bieten einen strukturierten Rahmen für die Durchführung einer Reihe von Aktivitäten in Bezug auf Ihre Projektportfolios: Aktionen, Änderungsanforderungen, Probleme und Risiken können auf der Ebene des gesamten Portfolios verwaltet und überwacht werden. Durch die fortlaufende Bewertung und Einschätzung der Gesundheit und Leistung des Portfolios können Sie sicherstellen, dass die Gesamtinvestition die strategischen Prioritäten Ihres Unternehmens unterstützt. Wenn Änderungen am Portfolio erforderlich sind, können Sie diese mithilfe dynamischer Optimierungsinitiativen neu priorisieren oder sogar abwählen, um auf Änderungen im Geschäftsumfeld oder in den Prioritäten zu reagieren.

Schließlich erhöhen Analyseberichte und Dashboards auf Programm- und Portfolioebene die Transparenz und Sichtbarkeit, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Projektportfolios sind die besten Mittel, um die von Ihrem Unternehmen formulierte Strategie umzusetzen, und PPM-Plattformen sind möglicherweise die besten Werkzeuge, um dies zu erreichen.

Da PPM-Softwaretools den Informationsfluss im gesamten Unternehmen erleichtern und bei der Auswahl der Projekte mit dem höchsten potenziellen Wert anhand Ihrer spezifischen Ziele und Vorgaben helfen, sorgen sie für eine optimale Abstimmung zwischen Projektinvestitionen und Unternehmenszielen.

Daher liefern PPM-Tools Qualitätsdaten, die bei der Formulierung aufschlussreicher Strategien hilfreich sind. Des Weiteren helfen sie dabei, diese Strategien in greifbare Ergebnisse umzusetzen. Das schließt die Schleife und vollendet sie.

Die Argumente für den Erwerb eines Tools sind sehr überzeugend. Die Projektportfolio-Management-Software erfüllt die meisten Anforderungen und Herausforderungen von Projektorganisationen, von der Planung über die Ressourcenoptimierung bis hin zur Einhaltung des Budgets.

Die Entscheidung für eine PPM-Lösung ist jedoch nur der Anfang: Sie müssen die Führungskräfte Ihres Unternehmens von der Bedeutung Ihrer Beschaffungsinitiative überzeugen, indem Sie einen soliden Business Case präsentieren, der auf ROI-Berechnungen basiert. Erst dann können Sie den Markt durchstöbern, um das für Ihr Unternehmen geeignete Tool zu finden.

 

Hauptargumente:

●  Die Projektportfolio-Management-Tools führen eine Vielzahl von Geschäftsfunktionen aus, mit denen Unternehmen erfolgreicher konkurrieren können.

●  Zu den Vorteilen zählen eine erhöhte Sichtbarkeit und Produktivität, eine bessere Teamzusammenarbeit, eine intelligentere Projektplanung und Ressourcenallokation, finanzielle Optimierung und Risikominderung sowie nicht zuletzt die Möglichkeit, Projekte auszuwählen und zu priorisieren, um optimale Portfolios aufzubauen und eine strategische Ausrichtung zu erreichen.

 

Weitere Informationen zu PPM-Tools finden Sie hier:

–   So holen Sie mehr Wert aus Ihrem Projektmanagement-Tool

–   Warum Projektportfolio-Management-Software die Zukunft des Geschäfts ist