Wie ein PMO die Leistung des Projektmanagements steigern kann

Wenn eine Organisation wächst und reift, wenn die Anzahl der Mitarbeiter steigt und sich die Anzahl der aktiven Projekte vervielfacht, kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem interne Experten für Projektportfoliomanagement oder Informationssysteme die Möglichkeit in Betracht ziehen, ein Projektmanagementbüro (PMO) einzurichten.

Immerhin haben immer mehr Unternehmen und Organisationen weltweit PMOseingerichtet oder sind gerade dabei. Wie kommt das? Ist PMO nur ein weiteres Schlagwort, ein trendiges Nice-To-have— ähnlich wie Tischfußball im Büro? Oder kann es das Projektmanagement tatsächlich viel effektiver machen und Ihrem Unternehmen helfen, das nächste Level zu erreichen?

Hier finden Sie eine Übersicht über den Nutzen und die Vorteile eines PMOsfür Unternehmen und Organisationen.

Ein Projektmanagementbüro für effektivere Prozesse

Erhöhte Konsistenz

Die fünfte Ausgabe des PMBOK®-Leitfadens zum Wissensbestand des Projektmanagements definiert das Projektmanagementbüro als „eine Managementstruktur, die die projektbezogenen Governance-Prozesse standardisiert und den Austausch von Ressourcen, Methoden, Tools und Techniken erleichtert“.

Eine Kernaufgabe des PMO ist die Formulierung einer einheitlichen Methodik oder eines Methodenmix für die Projektarbeit. Ein Projektmanagementbüro stellt sicher, dass solide Prozesse verwendet werden, um den Fortschritt verschiedener Projekte zu planen, auszuführen und zu überwachen, sodass alle Einzelpersonen, Teams und Abteilungen dieselben Standards und Benchmarks verwenden und basierend auf gemeinsamen Prozessen und Terminologien arbeiten. Mit anderen Worten, dass sich jeder einig ist und dieselbe Sprache spricht.

PMOs fördern den Austausch bewährter Verfahren und sorgen dafür, dass Teammitglieder über die richtigen Tools und Fähigkeiten verfügen. Häufig sind sie für die Auswahl der Management-Tools verantwortlich, die in der Organisation angewendet werden sollen. In ähnlicher Weise führen sie auch zu verbesserter Konsistenz im Berichtsprozess.

Vergleichbarkeit und Rückverfolgbarkeit

Gemeinsame Prozesse und Arbeitsweisen verbessern die Effizienz und Projektqualität. Außerdem erhöhen sie die Vergleichbarkeit über Abteilungen hinweg und machen Projekte zeitlich nachvollziehbar. Wenn sich die Liefermethoden alle zwei Wochen ändern oder von Team A zu Team B stark variieren, ist nicht abzusehen, warum ein Projekt besser abschneidet als ein anderes, ob ein Projektmisserfolg auf externe Ereignisse zurückzuführen war oder ob er auf Ausführungsfehler zurückzuführen ist und hätte vermieden werden können. Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, was richtig oder falsch gelaufen ist. Keine Möglichkeit zu sagen, was funktioniert und was nicht. Das heißt, es gibt keine Möglichkeit, aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen und sich zu verbessern.

Neben der Standardisierung und Vereinheitlichung von Prozessen sind PMOsauch dafür verantwortlich, diese rechtzeitig zu warten, kontinuierliche Überprüfungen durchzuführen, sie nach Bedarf zu aktualisieren und zu verbessern.

Ein Projektmanagementbüro für eine effektivere Koordination

Projektmanagementbüros werden in der Regel eingerichtet, um die Projektaktivitäten in einem etwas breiten und diversifizierten Bereich zu überwachen. Tatsächlich fungiert ein PMO im Allgemeinen als Dreh- und Angelpunkt zwischen mehreren Geschäftszweigen, Geschäftsbereichen oder Abteilungen, die Personen mit unterschiedlichen Werdegängen, verschiedenen Rollen oder Berufen umfassen und an verschiedenen Arten von Projekten beteiligt sind.

Selten wissen alle Teams genau, was ihre Kollegen in anderen Geschäftsbereichen tun, selbst in kleinen und mittleren Unternehmen. Es kann jedoch sein, dass sehr unterschiedliche Teams dieselben entscheidendenRessourcen gemeinsam nutzen müssen, und zwei oder mehr Abteilungen möglicherweise zeitgleich Projekte planen, für die dieselben Ressourcen erforderlich sind. Oder vielleicht hängt die Fähigkeit eines Teams, ein Projekt zu starten, vom erfolgreichen Abschluss eines anderen Projekts ab, das von einem anderen Team durchgeführt wird. Oder ein großes Projekt erfordert womöglichdie Einbeziehung mehrerer Geschäftsbereiche, die es nicht gewohnt sind, zusammenzuarbeiten.

In all diesen Fällen besteht offensichtlich der Bedarf an einer Instanz, die beaufsichtigt und vermittelt. Ihr PMO überwacht alle Projektaktivitäten über Teams und Abteilungen hinweg — oder im Fall eines Enterprise Projektmanagementbüros (EPMO) sogar auf Unternehmensebene — um Projekt- und Ressourcenabhängigkeiten zu planen, das Zusammenarbeiten zu erleichtern und sicherzustellen, dass die verschiedenen Teile und Stücke miteinander verzahnt sind und alles optimal aufeinander abgestimmt ist.

Ein Projektmanagementbüro für effektivere Entscheidungen

Klare Anweisungen

Durch die funktionsübergreifende Ansicht und die Aufsichtsverantwortung für die Projektaktivität können PMOs auch sicherstellen, dass klare und zeitnahe Entscheidungen zum Projektportfoliomanagement getroffen und durchgesetzt werden.

In einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld erfordern die sich schnell ändernden Marktbedingungen und Technologielandschaften immer schnellere Reaktionen und Entscheidungen.

Zusammen mit einer Reihe von Prozessen für die Projektarbeit und -durchführung richtet ein Projektmanagementbüro ein PPM-Governance-System mit klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten, Entscheidungsrechten und Rechenschaftspflicht ein, um ein einheitliches Management und eine einheitliche Führung zu gewährleisten. Das vom PMO definierte und festgelegte Rahmenwerk für das Projektportfoliomanagement sollte auch Kriterien für die Verwaltung der Projektnachfrage und der Investitionsentscheidungen sowie für die Ressourcenzuweisung enthalten.

Diese Governance- und Entscheidungsmechanismen sollen alle wichtigen Entscheidungen in Bezug auf das Projektportfolio ermöglichen und Portfoliomanagern helfen, den Nutzen zu optimieren, die Kosten in Schach zu halten und Risiken zu reduzieren und zu mindern.

Rechtzeitige Kompromisse

Die Vorteile einer klaren Führungsstruktur und einer zentralen PPM-Anlaufstelle, an das Sie sich wenden können, um Antworten, Tipps oder Anweisungen zu erhalten, sind auch in guten Zeiten wertvoll. Die Rolle des PMOs als Koordinator und Entscheidungsvermittler wird jedoch von unschätzbarem Wert sein, wenn Probleme auftreten — die immer irgendwann entstehen. Konflikte zwischen konkurrierenden Projekten oder die Auswirkungen unerwarteter Ereignisse können Managemententscheidungen erfordern. In der Praxis verzögern sich solche Entscheidungen — insbesondere, wenn es sich um schwierige Entscheidungen handelt — häufig aufgrund von Problemen der Zuständigkeit und Verantwortlichkeit. Die Leute erwarten vielleicht, dass jemand anderes eingreift und die Situation regelt. Oder sie glauben, dass sie nicht hochrangig genug sind, um überhaupt eine Lösung anzubieten. Niemand reagiert. Und in der Zwischenzeit bleibt das Problem bestehen und verschlimmert sich.

Auch hier ist das PMO da, um den Splitter zu entfernen und sicherzustellen, dass Entscheidungen getroffen werden, bevor Probleme eskalieren. Entweder ist die PMO-Führung befugt, die Entscheidungen selbst zu fällen oder sie macht den zuständigen Unternehmensleiter darauf aufmerksam und sorgt dafür, dass rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden. Egal wie — ein Projektmanagementbüro erleichtert und beschleunigt das Fällen von Kompromissentscheidungen.

Ein Projektmanagementbüro für effektivere Einblicke

Als Anlaufstelle für projektbezogene Daten fungiert das Projektmanagementbüro als Verwalter der Informationen, die die Entscheidungen leiten können und sollten. Es ist dafür verantwortlich, Datenkonsistenz, -transparenz und -integrität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass genaue Informationen und klare Erkenntnisse verfügbar sind, um Priorisierungsentscheidungen zu treffen. Basierend auf Datenintelligenz kann das PMO Analysen durchführen, zukünftige Probleme vorhersehen sowie Korrekturen und Abhilfemaßnahmen empfehlen. Aufschlussreiche Entscheidungen fördern die ordnungsgemäße Ressourcenzuweisung, steigern die Auswirkungen des Projektmanagements des Unternehmens und unterstützen den Projekterfolg.

Um das Datenpotenzial voll auszuschöpfen, müssen Projektmanagementbüros jedoch eine einwandfreie Datensichtbarkeit erreichen. Dies erfordert die Unterstützung von branchenüblichen Softwaretools, die große Datenmengen automatisch konsolidieren, be- und verarbeiten und in Echtzeit auf dem neuesten Stand halten. Genauer gesagt, benötigen Unternehmen eine wahrheitsgemäße Darstellung und ein proprietäres, zentral verwaltetes Aufzeichnungssystem für das Projektportfoliomanagement. Dieses System sollte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen über alle PPM-Kategorien hinweg konsolidieren und verteilte Tabellenkalkulationen und isolierte Arbeitsdokumente oder Anwendungen ersetzen. Ein PPM-Tool sollte auch solide Funktionen für die Datenanalyse bieten, einschließlich erweiterter prädiktiver Analysen.

Ein Projektmanagementbüro für eine effektivere Projektabwicklung

Das Framework und die vom Projektmanagementbüro implementierten Prozesse und Standards sollen auch die Leistung der Projektdurchführungsteams steigern, die Projektarbeit verbessern und die Projektlieferung beschleunigen.

Basierend auf einer Prüfung bestehender Prozesse und Arbeitsweisen kann das PMO Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und nutzen. Dies kann zur Automatisierung von wiederholbaren Aufgaben mit geringem Nutzen führen, um den Zeitaufwand derProjektteams für administrative Aktivitäten zu verringern und einen Teil ihrer wertvollen Zeit freizugeben. Dies kann dazu beitragen, die Ressourcenverteilung und -zuweisung zu optimieren, um die Gesamtkapazitätsauslastung zu maximieren, die Ressourceneffizienz zu steigern und die Kosten zu senken.

Die Handlungen eines Projektmanagementbüros im gesamten Spektrum der Projektportfoliomanagement-Aktivitäten zielen darauf ab, durch höhere Effizienz und Geschwindigkeit einen überragenden Projektnutzen zu erreichen. Dies trägt dazu bei, dass Projektlebenszyklen und die Markteinführungszeit verkürzt werden, während die Qualität der zu erbringenden Leistungen erhalten oder sogar verbessert wird.

Ein Projektmanagementbüro für eine Projektmanagementkultur

Die Einrichtung eines PMOs ist häufig der Treiber eines kulturellen Wandels in einer Organisation, da die Implementierung einer Reihe gemeinsamer Regeln dazu beiträgt, eine projektorientierte Denkweise zu vermitteln und zu verbreiten.

Durch eine Vielzahl von Schulungsprogrammen, fortlaufende Begleitung und Unterstützung, die Entwicklung von Bibliotheken mit gemeinsam genutzten Dokumenten und Best Practices kann ein PMO die Organisation weiter an die Vorstellungen und Konzepte des Projektportfoliomanagements anpassen. Dies wiederum fördert einen ergebnisorientierten Ansatz und die Entwicklung neuer Praktiken.

Mit zunehmender PPM-Reife im gesamten Unternehmen kann das PMO das Framework und den Prozess des Projektmanagements verfeinern und erweiterte PPM-Funktionen einführen.

Ein Projektmanagementbüro, um die organisatorische Transformation zu ermöglichen

Für heutige Unternehmen ist es wichtig, mit den unendlichen Veränderungen des digitalen Zeitalters Schritt zu halten. Ein Projektmanagementbüro kann die Fähigkeit des Unternehmens verbessern, sich in einer sich schnell ändernden Umgebung agil anzupassen, und es dabei unterstützen, sich umzuorientieren und flexibel auf externe Kräfte und Ereignisse zu reagieren.

Initiativen und Projekte sind definitionsgemäß die Akteure des organisatorischen Wandels. Da PMOs eine zentrale Anlaufstelle für das Projektportfoliomanagement darstellen, sind sie am besten positioniert, um den kontinuierlichen Wandel der digitalen Transformation voranzutreiben und zu steuern und die Organisation für die Zukunft zu positionieren.

Laut Gartner „sind PMOs erfolgreich, wenn sie neue Wahrnehmungen und veränderte Aktionen schaffen.

“ Ein Teil ihrer Aufgabe besteht darin, die Effektivität der aktuellen Praktiken zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, Erwartungen zu verwalten, den natürlichen Widerstand der verschiedenen internen und externen Stakeholder gegen Veränderungen zu überwinden, die gewünschten Eigenschaften und Verhaltensweisen in der Belegschaft und im Management zu bestimmen und zu fördern.

Ein Projektmanagementbüro für die Ausrichtung der Strategie

Projektmanagementbüros sind perfekt positioniert, um sicherzustellen, dass die Projektaktivitäten zur Strategie passen. Aufgrund ihrer Fähigkeit, wertvolle, datengesteuerte Inputs und Erkenntnisse zu liefern, haben PMO-Führungskräfte häufig Zugang zu den führenden Entscheidungsträgern eines Unternehmens. Gleichzeitig befinden sie sich durch ihre enge Anbindung an die Betriebs- und Projektteams immer nah an den Themen, die für die Durchführung relevant sind. Dieser doppelte Fokus ermöglicht es ihnen, die allzu häufige Kluft zwischen strategischen Richtungen und Projektdurchführung zu überbrücken und die Projektaktivitäten wieder mit der strategischen Vision des Unternehmens zu verbinden.

PMOs verfügen über alle Daten, die zur Überprüfung und Bewertung der Projektausrichtung an strategischen Prioritäten erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alle aktiven und potenziellen Projekte zu den strategischen Ergebnissen und Leistungskennzahlen beitragen. Die strategieorientierte Projektauswahl und -verwaltung erhöht die Leistung von Portfolios im Verhältnis zu den Zielen, um die Geschäftsrichtungder Organisation und ihre Fähigkeit zur Erreichung von Zielen und Vorteilen zu unterstützen. Basierend auf einer klaren Roadmap für Projektportfolios wird das PMO die Projektaktivität zu einem tatsächlichen Treiber für langfristigen strategischen Nutzen machen.

Genauigkeit, Effizienz, Geschwindigkeit, nahtlose Zusammenarbeit, gesteigerte Lieferleistung: Wenn dies keine Effektivität ist, was dann? Da ein PMOverschiedene Bereiche des Projektportfoliomanagements abdeckt und Struktur, Methoden, Erkenntnisse und Anleitungen bereitstellt, kann es die Projektmanagementfunktionen erheblich verbessern.

Während die Mission, Funktionen und Rollen von Projektmanagementbüros von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich sein können, geht es bei einem PMO darum, Nutzen zu schaffen, die Effektivität des Projektportfoliomanagements auf Unternehmensebene zu unterstützen und zu steigern.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Ein Projektmanagementbüro kann die Gesamteffektivität des Projektportfoliomanagements einer Organisation erheblich verbessern.
• Zu den Vorteilen und dem Nutzen eines PMOs gehören klare Prozesse, Entscheidungsrollen und -kriterien, eine verbesserte Koordination zwischen Teams oder Geschäftsbereichen, die Datenintelligenz ermöglicht und eine höhere Effizienz.
• Darüber hinaus gibt ein PMO Impulse für Veränderungen und fördert eine bessere Abstimmung zwischen der Projektarbeit und den strategischen Zielen des Unternehmens.

Lesen Sie die folgenden Blog-Posts, um mehr über die Rolle eines PMO zu erfahren:

• 5 PMO-Ansätze für einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil
• Die Rolle des PMOs im Projektportfoliomanagement
• Der Nutzen Ihres PMO : Machen Sie ihn in Ihrer Organisation sichtbar.

Benoît Boitard

Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.