Da wir alle nur menschlich sind, kann es Lücken in unserem Workflow geben. Große, bodenlose Gletscherspalten, die sowohl Zeit als auch Arbeit einfach verschlingen. Es ist daher nicht überraschend, dass eine Studie von KPMG aus dem Jahr 2013 zu dem Schluss kam, dass der Einsatz von im Handel erhältlicher Projektmanagement-Software die Leistung und Zufriedenheit erhöht.
Damit ist es also offiziell – Sie benötigen Software, um Projekte effizient und genau zu verwalten. Einfach ausgedrückt, schließt Projektmanagement-Software diese menschlichen Lücken, indem sie drei Dinge vollbringt, bei denen wir uns alleine eher schwertun.
1. Arbeitszeiterfassung
Viele Studien haben gezeigt, dass unser Gehirn oft versagt, wenn es darum geht, am Ende des Tages wiederzugeben, mit welchen Aufgaben wir unsere Zeit verbracht haben. Unsere Erinnerungen sind unzuverlässig und wir tendieren dazu, einige Details unserer Aktivitäten zu vergessen. Das ist zwar O. K. Aber dies bedeutet auch, dass die Verwendung von Methoden wie Excel-Tabellen zur Überwachung Ihrer täglichen Aktivitäten häufig zu Ungenauigkeiten führt, die über die Abrechnung von Kunden hinaus unbrauchbar sind.
In der KPMG-Studie bezeichneten Kunden die Zeit- oder Kostenerfassung für Projekte als ihre größte Herausforderung für das Projektmanagement. Glücklicherweise kann man mit Projektmanagement-Software wie Sciforma anspruchsvolle Arbeitszeitnachweise nutzen, was zu einer Echtzeit-Datenanalyse führt. Indem wir genau erfassen, wo und wie viel Zeit für welche Aktivitäten aufgewendet wurde, können wir genau sehen, welche Aufgaben am rentabelsten sind und wo Verbesserungspotenzial besteht. Eine bessere Datenerfassung resultiert in einem flexiblen Projektmanagement-Prozess, mit genauen Zahlen, die es Ihnen ermöglichen, Entscheidungen sofort zu treffen – und nicht erst in ein paar Wochen.
2. Aufgabenverwaltung
Wenn Sie an Großprojekten teilnehmen, werden Post-it-Notizen und To-do-Listen leider nicht ausreichen, wenn Sie ein Team leiten. Alle auf dem Laufenden zu halten, kann ein mühsamer Prozess sein, der lange, lästige Meetings bedeutet – was oft reine Zeitverschwendung sein kann, wenn sie nicht effizient geleitet werden.
Cloud-basierte Projektmanagement-Software nutzt die allgegenwärtige Welt des Internets, um Ihr Team zu unterstützen. Alles verläuft in Echtzeit, und niemand wartet mehr auf das nächste Meeting, um ein Status-Update, die aktuellsten Dokumente und Nachrichten zu erhalten oder gar Zugriff auf den Zeitplan aller zu erhalten – was häufig Tage, wenn nicht sogar Wochen dauern kann. Glücklicherweise verarbeitet die Projektmanagement-Software diese Details automatisch, sodass sich jeder stattdessen wichtigeren Aufgaben widmen kann.
3. Klare Kommunikation
Mit der Globalisierung und einer immer mehr zusammenwachsenden Welt werden Teams immer verschiedener und verteilen sich räumlich immer mehr. Wenn mehrere Personen aus verschiedenen Zeitzonen und Ländern in einem Team zusammenarbeiten, ist mehr Funktionalität gefragt als ein einfacher Skype-Anruf bieten kann. Projektmanagement-Software wie Sciforma bringt alle Teammitglieder an einem virtuellen Ort zusammen, an dem sie effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können.
Durch die Zentralisierung von Projekten können diese Projekte jederzeit jeder Person im Team zugänglich gemacht werden. Wenn Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, bietet dies allen die Möglichkeit, die benötigten Informationen abzurufen, wenn sie diese brauchen, um das Projekt in Echtzeit voranzutreiben, während gleichzeitig das Risiko von Datenfehlern und doppelten Eingaben nahezu ausgeschlossen ist.
Die Software verhindert außerdem, dass mehrere Teammitglieder an mehreren Versionen derselben Dokumente arbeiten. Mithilfe der Cloud-Technologie können Teammitglieder die von anderen vorgenommenen Änderungen einsehen, Fragen beantworten, Aktualisierungen ändern und genehmigen, sobald sie geschehen, und so den Prozess optimieren.
Wenn es darum geht, Projektmanagement-Software einzuführen und zu implementieren, müssen Sie unter der Anzahl der Optionen, die heute auf dem Markt verfügbar sind, einige aufwendige Entscheidungen treffen.
Mein Rat ist, nach zuverlässiger und benutzerfreundlicher Software zu suchen, die verfügbaren und schnellen Support bietet. Achten Sie auf Ihre Bedürfnisse und erwarten Sie nicht, dass die gesamte Software wie angegossen zu Ihnen passt. Das wird sie nicht, jedenfalls nicht auf Anhieb. Sie müssen möglicherweise Ihren Workflow anpassen, eine Kultur des Wandels schaffen und Schulungen für Ihr Team durchführen, um die neue Investition voll auszuschöpfen. Denken Sie jedoch daran, dass Ihre Projekte effizienter ablaufen werden und Ihr Unternehmen somit rentabler und effektiver machen.
Zu viele Projekte laufen über ihre Verlaufzeit und über das Budget hinaus und können trotzdem nicht zufriedenstellend abgeschlossen werden. Indem Sie Software einsetzen, die Ihr Team und Ihr Unternehmen unterstützt, geben Sie sich die besten Erfolgschancen für die Zukunft. Die einzige Frage, die bleibt ist: Wann wird Ihr Team den großen Schritt wagen, in eine gute PPM-Software zu investieren?
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