Überblick über die häufigsten gravierenden Störungen im PPM
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Aktivitäten im Projektportfoliomanagement werden oft von verschiedenen Blockaden ausgebremst. Das können technische Hindernisse, Probleme mit der Personalausstattung oder Organisationsmängel in der Logistik sein
- Nicht alle dieser Störungen sind vermeidbar. Die meisten lassen sich aber mit geeigneten Strategien und Maßnahmen zumindest minimieren
Jeder, der sich damit auskennt weiß: Projektportfoliomanagement ist nicht immer einfach. Einige (von zahlreichen) Problemen und Schwierigkeiten, die einem erfolgreichen Projektabschluss im Wege stehen oder verhindern können, dass ein Portfolio den erwarteten Nutzen für das Unternehmen erzielt, bezeichnen wir als “PPM-Blocker”. Solch ein Blocker ist ein interner oder externer Faktor, der den PPM-Prozess oder die erfolgreiche Erfüllung einer Aufgabe blockiert, also alles, was das Vorankommen und das Erreichen eines für ein Projektportfolio gesteckten Zieles verhindert.
PPM-Blocker sind schwerwiegender als “Hindernisse” oder “Flaschenhälse”, die den Erfolg einer Aktivität nur behindern oder verzögern aber nicht komplett durchkreuzen.
Sicher gibt es unendlich viele mögliche Blocker. Schließlich begegnen verschiedene Unternehmen mit unterschiedlichen Projekten unterschiedlichen Herausforderungen und Schwierigkeiten. In diesem Beitrag versuchen wir, Ihnen einen Überblick über die am häufigsten auftretenden Blocker im Projektportfoliomanagement zu vermitteln.
Technische Blocker
Bugs im System und Totalausfälle. Fehlfunktionen oder Ausfallzeiten von Anlagen. Stromausfälle. Teams, die unfähig sind, neue, hochentwickelte Technik zu bedienen oder die techischen Anforderungen eines Projektes zu erfüllen. Das sind nur einige der technischen Blocker, die ein Projekt zum Scheitern bringen können.
Technische Blocker kommen besonders häufig in Projekten vor, die die Entwicklung von Software oder physischen Gütern beinhalten. Darüber hinaus können Sie aber jede Art von Projekten aufhalten. (Denken Sie nur an einen Totalausfall sämtlicher IT-Systeme.) Ein strukturierter Prozess zur Steuerung von Innovation und Produktentwicklung kann bis zu einem gewissen Grad helfen, solche Blocker zu minimieren oder wenigstens vorherzusehen. So können zum Beispiel sorgfältige Produktreviews und Qualitätskontrollen an wichtigen Meilensteinen des Projekts, bei Prototypen, Proof-of-Concepts oder Mock-ups helfen, konstruktive Fehler rechtzeitig zu erkennen. Auch der agile Entwicklungsprozess kann dazu beitragen, böse Überraschungen am Ende eines Projektes zu verhindern. Dennoch lässt sich das Risiko nicht komplett eliminieren.
Menschliche und Kommunikationsblocker
Auch Menschen können PPM-Blocker sein. Wir sprechen nicht von böswilligen Individuen, die ein Projekt absichtlich sabotieren (obwohl auch das vorkommt). Hier geht es eher um Menschen, die aus Gründen, die sie nicht beeinflussen können, die Arbeit bremsen oder sogar blockieren. Möglicherweise wurden sie zu spät involviert und haben jetzt Schwierigkeiten, aufzuholen. Oder sie wurden nicht ausreichend auf den aktuellen Stand gebracht. Vielleicht ist auch der- oder diejenige einfach nicht geeignet für das Projekt. Solche Blocker schaden nicht nur einem Projekt, sie können die gesamte Arbeitsatmosphäre beeinträchtigen und sich auch auf andere Initiativen nachteilig auswirken. Aus diesen Gründen sind durchdachte und fundierte Strategien zur Zusammenstellung von Teams, für das Onboarding und für Unterstützungsprogramme so wichtig.
Daneben gibt es Hindernisse, die wir als Menschen betreffende Blocker bezeichnen. Gemeint sind hier beispielsweise überlastete Teams, die an mehreren Projekten mit hoher Priorität gleichzeitig arbeiten: Sie werden die Zeit, die Ihr Projekt benötigt und verdient, nicht aufbringen können. Schlimmstenfalls erleiden sie einen Burnout. Ein anderes Beispiel sind Kommunikationsblocker. Sie entstehen entweder aufgrund mangelnder Kompatibilität zwischen Beteiligten, durch Informationssilos zwischen Teams, die nicht dieselbe Sprache sprechen, oder aufgrund nicht optimaler Informations- und Kommunikationstechnologie. (Letzteres kann besonders bei mobiler Arbeit fatal sein.)
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen seinen Beschäftigten eine überzeugende Mitarbeitererfahrung, förderliche Arbeitsbedingungen und effiziente, einfach zu bedienende Tools bietet.
Blocker in der Logistik
Auch dann, wenn bei einem laufenden Projekt alle relevanten Voraussetzungen bei Menschen und Material gegeben scheinen, kann es durch Blocker in der Logistik aufgehalten werden. Zu diesen zählen Abhängigkeiten zwischen Projekten, also logistische Beziehungen zwischen Aktivitäten, die es verhindern, dass eine Aufgabe in Angriff genommen werden kann, bevor die vorangehende fertiggestellt wurde. Ein Musterbeispiel sind Bauprojekte: Wenn ein Gebäude errichtet wird, müssen Wasser- und Elektroleitungen in den Wänden installiert werden, bevor die Maler mit der Arbeit beginnen können. Erst wenn sie fertig sind, können wiederum die Armaturen angebracht werden. Das bedeutet, dass jeder Aussetzer und jede Verzögerung beim Verlegen der Leitungen alle nachfolgenden Gewerke aufhalten und das gesamte Projekt zum Stehen bringen können. Auf Portfolioebene kommt es relativ oft vor, dass verschiedene Projekte gemeinsame Ressourcen nutzen. Damit steigt das Risiko, dass Ressourcenkonflikte auftreten.
Aufgrund der wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten und Projekten gelingt es nicht immer, sämtliche PPM-Blocker zu vermeiden. Allerdings kann die Einführung von Methoden wie Critical Chain Projektmanagement helfen, die Auswirkungen der Blocker vorherzusehen und zu minimieren.
Wollen Sie mehr erfahren über Projektmanagement und PPM? Sie finden weitere, interessante Informationen in unseren Blogbeiträgen:
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