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Wichtige Erkenntnisse:
- Das richtige Software-Tool für das Projektportfolio-Management kann die Effektivität, Leistung und den Einfluss Ihres PMO erheblich steigern.
- Eine Wahl zu treffen ist bei so vielen verschiedenen Optionen auf dem Markt nicht einfach. Berücksichtigen Sie bei der Suche nach einer Software das Geschäftsmodell und die Erfahrung des Anbieters sowie die Funktionalität des Tools, übersehen Sie jedoch nicht andere Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit
PPM Software suchen, die zu Ihrem PMO passt
Mit der Unterstützung der richtigen Tools steht und fällt der Erfolg eines PMOs. Einerseits ist eine robuste PPM-Plattform, die wirklich den Anforderungen des Unternehmens entspricht und Wert für Endbenutzer und Entscheidungsträger schafft, ein bewährter PPM-Leistungsbeschleuniger und trägt dazu bei, den Einfluss des Project Management Office zu erhöhen. Andererseits kann die Investition von Energie und Geld in ein Tool, das nicht den erwarteten Wert liefert oder die internen Erwartungen nicht erfüllt, die Glaubwürdigkeit des PMO erheblich beeinträchtigen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die PPM-Lösung Ihrer Wahl die absolut beste für Ihr Unternehmen ist.
Der heutige PPM-Softwaremarkt ist ziemlich überfüllt. Große und kleine Unternehmen können aus einer Vielzahl unterschiedlicher Projektmanagement- oder Projektportfolio-Management-Plattformen wählen – von Erweiterungen der Technologieplattform bis hin zu High-End-IT-Lösungen und von kollaborativer Projektteam-Software bis hin zu adaptiven PMO-Plattformen für Unternehmen. Die hohe Anzahl an Optionen mag tatsächlich entmutigend erscheinen! Aus diesem Grund haben wir dieses Dokument erstellt, das Bewertungs- und Auswahlkriterien enthält, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihr Projektmanagementbüro das beste Tool auswählt.
Das richtige PPM-Tool: einer der größten Trümpfe des PMO
PMOs gibt es in allen Formen und Größen, aber sie haben alle etwas gemeinsam: Für jedes Projektmanagementbüro ist eine leistungsstarke PPM-Softwareplattform eine Quelle für enorme Verbesserungen bei der Verwaltung von Projekten, Aktivitäten, Ressourcen und Portfolios.
Der Wert der Projekt-Portfolio-Management-Software ist ein großes Thema, das einen gesonderten Artikel rechtfertigen würde. Hier ein kurzer Überblick:
Data Intelligence
Eine PPM-Plattform bietet ein zentrales Datenrepository, das alle Informationen bündelt, um sie allen Beteiligten in Echtzeit zugänglich zu machen, wo immer sie sich befinden. Audit-Trail- und Datensicherungsmechanismen gewährleisten die Stabilität und Integrität der Informationen. Mit anderen Worten, Projektmanager, Projektteammitglieder und PMOs genießen eine einwandfreie Transparenz über die Laufzeit ihrer Projekte. Mit einem Klick können sie Daten finden, sortieren, filtern und vergleichen und erhalten wertvolle Informationen, die zur Optimierung des Managements beitragen. Diese hochmodernen PPM-Plattformen verfügen über erweiterte Analysefunktionen, die die Zahlen zusammenfassen, um die in den Daten verborgenen Erkenntnisse zu ermitteln. Data Intelligence ist besonders wichtig bei der Bewertung von Vorhaben, bei der Überlegung, welche Projekte priorisiert werden sollen, oder bei der Optimierung der Zusammensetzung von Projektportfolios.
Umfassende Prozessoptimierung
PPM-Tools machen nicht nur Zeit für die Suche nach Informationen überflüssig, sondern steigern auch die Produktivität, indem sie eine Reihe anderer wiederholbarer Aufgaben und Vorgänge mit geringem Wert automatisieren – beispielsweise die Berichterstellung. Darüber hinaus tragen leistungsstarke und intelligente Ressourcenzuweisungsfunktionen dazu bei, dass die Mitarbeiter optimal zugeteilt werden und das Unternehmen seine Talente optimal nutzt. In der Zwischenzeit optimieren Funktionen für Budget- und Kostenmanagement das Projektmanagement auf ähnliche Weise, indem sichergestellt wird, dass jeder Euro optimal investiert oder ausgegeben wird.
Wir könnten endlos über die Nützlichkeit von Funktionen für das Risikomanagement, über Funktionen für die Zusammenarbeit mit PPM-Tools usw. reden. Aber das ist hier nicht der Kern der Sache. Der wichtige Punkt ist, dass ein Projektportfoliomanagement-Tool wirklich einen wesentlichen Unterschied machen kann.
Verschiedene Arten von PMOs
Wie bereits erwähnt, umfasst der Begriff „Projektmanagementbüro“ eine große Vielfalt sehr unterschiedlicher Rollen, Praktiken, Ansätze und Funktionen. In der Tat könnte man sagen, dass keine zwei PMOs gleich sind! Aus praktischen Gründen ist es jedoch möglich, PMOs in eine Handvoll weit gefasster Kategorien einzuteilen.
Das Lieferungs-PMO
Ein erster gängiger PMO-Typ ist das lieferorientierte Projektmanagementbüro. Für dieses PMO ist die Mission klar: Projekte sollten pünktlich, qualitativ und kostengünstig geliefert werden und die Erwartungen aller Beteiligten erfüllen. Es ist aktiv im Tagesgeschäft tätig und verfolgt einen praktischen Ansatz für das Projektmanagement. Es will in kürzerer Zeit mehr erreichen. Es versucht, Leistungsschwächen zu beseitigen, um die Produktivität von Projektmanagern und Teammitgliedern zu maximieren, und es priorisiert die Planung und die Einhaltung des Budgets.
Das Prozess PMO
Ganz anders dreht sich beim prozessorientierten PMO alles um die Methode. Es entwickelt und implementiert sorgfältig durchdachte Prozesse und Methoden für die Verwaltung und Bereitstellung von Projekten und Portfolios. Es glaubt an die entscheidende Bedeutung von Konsistenz, Verantwortlichkeit und Reproduzierbarkeit und wird daher eine solide Governance für PPM mit klaren Befehls- und Entscheidungsketten etablieren. Es legt in der Regel den Schwerpunkt auf Standardmetriken, Best Practices und strukturierte Workflows.
Das Daten PMO
In einem weiteren Stil konzentriert sich das datenorientierte PMO auf PPM-bezogene Erkenntnisse. Es ist nur an dem Prozess interessiert, solange er die organisatorischen Fähigkeiten zur Sicherstellung der Datenqualität unterstützt. Für dieses PMO steht die Sichtbarkeit der Daten im Mittelpunkt. Solide Daten sind die Grundlage, die den Wert unterstützt. Dieses PMO sucht nach leistungsstarken Analysen, um Wert- und Risikoanalysen durchzuführen oder hypothetische Szenarien zu simulieren. Es hat in der Regel die Aufmerksamkeit der wichtigsten Entscheidungsträger – oder versucht dies zu erlangen – und ist in der Regel eher geneigt, auf der Ebene des Portfolios zu verwalten, als die Besonderheiten jedes einzelnen Projekts zu überwachen.
Auch hier spiegelt diese kurze Übersicht nicht ganz die Vielfalt aller PMOs wider. Dennoch wird deutlich, dass unterschiedliche PMOs wahrscheinlich unterschiedliche Tools benötigen.
Verschiedene Arten von PPM-Lösungen
Die PPM-Tool-Landschaft ist nicht weniger vielfältig.
Plattform-Erweiterungen
Führende Anbieter von Unternehmenssoftware (Sie kennen sie: Microsoft, IBM, SAP oder Oracle) können in gewissem Umfang PPM-orientierte Tools und Funktionen bereitstellen, häufig in Form zusätzlicher Module oder Erweiterungen für umfassendere Plattformen. Diese leisten gute Arbeit für das grundlegende Projektmanagement und bieten schnelle und effektive Lösungen für viele der häufigsten geschäftlichen Probleme. Sie sind hilfreich für PMOs, die Schwierigkeiten haben, ein Budget für den Erwerb einer geeigneten PPM-Plattform zu erhalten. Diese Erweiterungen der Technologieplattform ermöglichen es Ihren Teams jedoch normalerweise nicht, die PPM-Kernkompetenzen zu erweitern, und sind nicht darauf ausgelegt, die Prozessreifung zu unterstützen.
Kollaborative Werkzeuge
Organisationen, die kein langfristiges Reifewachstum oder eine hoch strukturierte, funktional robuste Arbeitsumgebung suchen, können sich auch für kollaborative Arbeitsmanagementlösungen entscheiden, die die Ausführung durch Projektteams erleichtern sollen. Kollaborative Projektteamplattformen wie Asana und Trello sind normalerweise einfach zu beschaffen und zu übernehmen und können sofort Wirkung und Rendite erzielen. Sie bieten jedoch nicht unbedingt ausreichende Fähigkeiten für Aktivitäten wie Ressourcen-, Portfolio- und Finanzmanagement. Auch wieder unterstützen sie das formale Projektmanagement nicht wirklich.
Anspruchsvolle IT-Plattformen
Am anderen Ende des Spektrums finden Sie High-End-IT-Lösungen. Diese erstklassigen Plattformen bieten großen und ausgereiften Unternehmen eine breite Palette fortschrittlicher, hochentwickelter Funktionen, mit denen sie absolut alles verwalten und optimieren können. Aber es gibt einen Haken: Solche IT-PPM-Lösungen erfordern einen komplexen und langwierigen Implementierungsprozess, und steile Lernkurven können die Benutzerakzeptanz verlangsamen. Und sie sind nicht billig.
PMO Lösungen
Die letzte Art von Lösung ist möglicherweise diejenige, die die Anforderungen der meisten PMOs am besten erfüllt. PPM-Spezialisten wie Planview, Planisware und unser Sciforma bieten Adaptive Enterprise PMO-Plattformen, die das richtige Gleichgewicht zwischen funktionaler Leistung und Benutzerfreundlichkeit finden. Sie helfen dem PMO, mehrere Projektteams in verschiedenen Domänen zu koordinieren. Funktionen zur Vorgangsverwaltung und Zusammenarbeit befähigen Projektmanager und Projektteams. Strategie- und Portfolioplanungsfunktionen sind auf die Bedürfnisse von Entscheidungsträgern auf Führungsebene zugeschnitten. All dies, während es vergleichsweise erschwinglich und einfach zu implementieren bleibt.
Was Sie in einem Tool suchen müssen – Schlüsselfunktionen
Um unter den unzähligen Angeboten auf dem Markt das richtige Werkzeug auszuwählen, müssen Sie auch ermitteln, welche wesentlichen Merkmale und Funktionen Sie wirklich benötigen, um Ihre dringendsten Herausforderungen zu meistern. Hier finden Sie eine Übersicht über die Funktionen der Projekt-Portfolio-Management-Software, die Unternehmen normalerweise am nützlichsten finden:
Ressourcenzuweisung
Die Ressourcenverwaltungsfunktionen Ihres Tools sollten es Ihren Projektmanagern und Ressourcenmanagern ermöglichen, ein umfassendes und detailliertes Bild der Ressourcenkapazität und -attribute zu erhalten, um die Zuordnung über mehrere Projekte und Programme hinweg zu optimieren. Ziel ist es sicherzustellen, dass die finanziellen, technischen und personellen Ressourcen voll ausgeschöpft werden und dass jeder Mitarbeiter den Projekten zugewiesen wird, die seine spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen optimal nutzen.
Budgetmanagement
Finanz-, Budget- und Kostenmanagementfunktionen dienen der Optimierung des finanziellen Werts auf der Ebene von Projekten und Portfolios. Sie werden mit einer Reihe von Analysen und Metriken geliefert, die bei der Berechnung des ROI und des Werts helfen, und sie helfen Projektmanagern, Kosten und Ausgaben anhand der Budgetbasispläne zu verfolgen. Bei richtiger Nutzung können solide Budgetverwaltungsfunktionen wirklich dazu beitragen, Budgetüberschreitungen zu verhindern oder zu mildern – eine Stärke, die Entscheider zu schätzen wissen!
Risikomanagement
Niemand mag Risiko (oder?). Es ist jedoch eine Tatsache, mit der wir uns alle befassen müssen. Keine PPM-Software kann das Risiko beseitigen, aber ein solides Tool hilft dem PMO, früh genug vorauszusehen, um vorbeugende Maßnahmen oder Maßnahmen zur Schadensminderung zu ergreifen. Basierend auf der Fülle der konsolidierten Projekt- und Kontextinformationen kann Ihre PPM-Plattform potenzielle Problembereiche automatisch erkennen, den betroffenen Manager benachrichtigen und sogar intelligente Empfehlungen abgeben.
Strategische Projektauswahl
Nicht zuletzt sind die Auswahl und Priorisierung von Projekten für viele PMOs zentrale Herausforderungen. Neben der genauen Bewertung des potenziellen Werts, der Rendite und des Risikos von Vorhaben muss das PMO auch die Ausrichtung seiner Strategie berücksichtigen, d.h. die Fähigkeit, Ergebnisse und Werte im Vergleich zu den strategischen Zielen und Plänen des Unternehmens zu liefern. Das richtige PPM-Tool hilft erheblich, indem es datenbasierte Erkenntnisse liefert, die als Entscheidungshilfe dienen.
Was Sie in einem Tool suchen müssen – Ansatz und Benutzererfahrung
Obwohl die Funktionalität eines Tools zweifellos von zentraler Bedeutung ist, ist dies nicht alles, was Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen müssen. Hier finden Sie eine kurze Liste einiger wichtigen Punkte, die beim Kauf eines PPM-Lösungstools überprüft werden müssen.
Benutzerfreundlichkeit
Es ist ein Muss, den Benutzern eine qualitativ hochwertige Erfahrung zu bieten. Die Benutzerfreundlichkeit Ihrer PPM-Lösung hat großen Einfluss auf die Geschwindigkeit und das Ausmaß der Benutzerakzeptanz. Die Mitarbeiter von heute haben sich an die nahtlose Navigation und die Interaktion mit einem Mausklick gewöhnt, die Smartphones bieten. Sie erwarten von Ihrer PPM-Plattform ein solches Maß an Benutzerfreundlichkeit. Sowohl Projektmanager als auch Entscheidungsträger werden besonders saubere und benutzerfreundliche Oberflächen und eine leistungsstarke Visualisierung zu schätzen wissen, um die wichtigsten Daten und Einblicke auf einen Blick zu sehen.
Neben Schnittstellen und Navigation sollte Ihre Plattform für alle Benutzer zugänglich sein – auch für Benutzer ohne großen technischen oder PPM-Hintergrund. Im Idealfall sollte es für Benutzer einfach sein, das Tool kennenzulernen und zumindest grundlegende Vorgänge auszuführen. Dies ist von zentraler Bedeutung. Ein Software-Tool sollte als Wegbereiter, sogar als Service angesehen werden. Nicht als Ergebnis einer PMO-Laune, die die Komplexität und den Verwaltungsaufwand tatsächlich erhöht.
Einfache Implementierung und Kundendienst
In gewisser Weise sind Administratoren auch Benutzer. Sie würden Ihnen wahrscheinlich nicht dafür danken, dass Sie sich für ein Tool entschieden haben, dessen Implementierung und Integration monatelange anstrengende Arbeit erfordert. Idealerweise sollten Sie Ihre PPM-Plattform innerhalb weniger Wochen implementieren können, solange Sie die Standardeinstellungen übernehmen. Dies bedeutet, dass Sie wirklich auf die sofort einsatzbereiten Funktionen der Tools achten müssen, die Sie in Betracht ziehen: Wenn sie nicht Ihren Erwartungen und Anforderungen entsprechen, müssen Sie wahrscheinlich umfangreiche Anpassungsarbeiten durchführen und das wird die Implementierung und die Realisierung des Nutzens verzögern.
Der Softwareanbieter, der Ihr Tool bereitstellt, sollte sich auch dazu verpflichten, für Sie da zu sein und Sie während des gesamten Implementierungsprozesses zu unterstützen. Wenn Sie Zweifel haben oder an Grenzen stoßen, zögern Sie nicht, das Fachwissen Ihres Anbieters zu nutzen!
Skalierbarkeit
Sie erwarten wahrscheinlich, dass sich Ihre Organisation und Ihr PMO im Laufe der Zeit weiterentwickeln und wachsen. Sie benötigen also ein Tool, das sich mit Ihnen weiterentwickeln und wachsen kann. Ihre Projekt-Portfolio-Management-Lösung sollte in den kommenden Monaten und Jahren ihren Zweck erfüllen und skalierbar genug sein, um sich an den Bedarf und die Anforderungen der Benutzer anzupassen. Wählen Sie Ihre Lösung mit Blick auf Wachstum!
Informationssicherheit
Schließlich müssen die Projekt-Portfolio-Management-Plattform und der Anbieter Ihrer Wahl in der Lage sein, die Sicherheit Ihrer Informationen zu gewährleisten. Cyber-Sicherheitsbedrohungen sind weltweit zunehmend verbreitet, und neue rechtliche Anforderungen zum Datenschutz stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Cloud-basiertes PPM bietet Benutzern große Flexibilität, aber vergessen Sie nicht, sich regulär abzusichern!
Das richtige Tool kann einem Projektmanagementbüro zwar so viel bringen, aber wir können dies nie genug betonen: Die Investition in ein PPM-Tool, das nicht den PPM-Anforderungen Ihres PMO und Ihrer Benutzer entspricht, ist eher schädlich als hilfreich. Um die Plattform zu identifizieren, die Ihren Erwartungen entspricht, versuchen Sie wirklich zu verstehen, was Ihr PMO benötigt, und prüfen Sie die jeweiligen Angebote der verschiedenen Anbieter auf dem Markt sorgfältig. Wenn Sie zusätzliche Einblicke benötigen, zögern Sie nicht, Plattformen wie Capterra oder g2 auf Peer-Feedback und unabhängige Tool-Reviews zu überprüfen. Viel Spaß bei der Suche!
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