Welche Unternehmen profitieren von Projektportfoliomanagement?

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

• Projektportfoliomanagement ist ein Prozess, den Unternehmen anwenden, um mehrere Projekte und Programme zu managen, sie besser zu koordinieren und ihren strategischen Nutzen zu optimieren.
• PPM ist keinesfalls großen Unternehmen vorbehalten. Die meisten schnell wachsenden Unternehmen nutzen PPM, um eine größere Zahl parallel laufender Projekte optimal steuern zu können.
• Der Projektportfoliomanagement-Prozess erweist sich auch als sehr wertvoll für Unternehmen, die umfangreiche, komplexe Projekte durchführen oder ihre Fähigkeiten im Projektmanagement weiterentwickeln wollen.

Halten Sie Projektportfoliomanagement für ein extrem anspruchsvolles, kapitalintensives Unterfangen, das sich nur große Unternehmen leisten können? Oder ist es für Sie nur ein Buzzword, das sich gut in einem Bewerbungsgespräch oder in einer Leistungsbeurteilung verwenden lässt? Dann sollten Sie Ihre Einschätzung überdenken. Projektportfoliomanagement ist viel mehr als nur ein schickes Modewort für das Management verschiedener Projekte zur selben Zeit. Projektportfoliomanagement ist ein Prozess und eine Disziplin, mit der Sie den Nutzen Ihrer Projektaktivitäten deutlich steigern können – sogar in vergleichsweise kleineren Unternehmen.

In diesem Artikel beschreiben wir Unternehmen, die Projektportfoliomanagementmethoden implementieren und nutzen. Wir erläutern auch die Gründe, weshalb sie sich dafür entscheiden, und die Vorteile, die sie damit erzielen.

Die “UK Association for Project Management” (APM – eine Fachorganisation für Projektmanagement in Großbritannien) definiert ein Projektportfolio als “eine Sammlung von Projekten und/oder Programmen, die genutzt wird, um Investitionen auf Unternehmens- oder Funktionsebene zu strukturieren und zu managen und so ihren strategischen Nutzen oder ihre operative Effizienz zu steigern”. Mit anderen Worten: Ein Portfolio kann als eine übergreifende Struktur verstanden werden, die die Ausführung von ineinandergreifenden Projekten koordiniert.

In einer Veröffentlichung beschreibt die APM Portfoliomanagement als “die Auswahl, Priorisierung und Steuerung von Programmen und Projekten eines Unternehmens entsprechend seiner strategischen Ziele und seiner Fähigkeiten, sie umzusetzen. Ziel des Portfoliomanagements ist es, eine Balance zu schaffen zwischen notwendigen Veränderungen und zu erhaltenden, eingespielten Arbeitsprozessen. Dabei soll der Nutzen der Investitionen maximiert werden.”

Betrachten wir einige wichtige Begriffe in dieser Definition einmal näher:

• Auswahl und Priorisierung: Eine wichtige Aufgabe von PPM ist die Prüfung der gegenseitigen Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen verschiedenen Projekten und Programmen, die ein Unternehmen verfolgen kann. PPM-Experten bewerten Projektideen und Bedarfe und analysieren ihren potenziellen Wert, ihre Rendite und die damit verbundenen Risiken, um die vielversprechendsten Projekte zu identifizieren und zu priorisieren.
• Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Während sich das Projektmanagement auf die ordnungsgemäße Implementierung und Durchführung von Projekten und Programmen konzentriert, dient das Projektportfoliomanagement dazu, sicherzustellen, dass die Vorhaben des Unternehmens strategischen Vorgaben gerecht werden und dass sie gemessen an den Unternehmenszielen maximalen Nutzen generieren.
• Balance: Wie in jedem anderen Anlageportfolio gilt die Daumenregel der Diversifizierung. Ein solides und gesundes Projektportfolio sollte Programme und Projekte mit unterschiedlichen Inhalten, Umfängen und Risikoprofilen enthalten.

Den meisten Unternehmen stellt sich die Aufgabe, die richtigen Projekte auszuwählen und zu priorisieren und ihren strategischen Wert zu maximieren. Dennoch finden wir PPM am häufigsten in bestimmten Unternehmenskategorien.

Organisationen, in denen eher kleine Projektmanagementteams nur einige wenige Projekte priorisieren und koordinieren müssen, müssen nicht unbedingt einen formalen PPM-Prozess implementieren. Zur Pflicht wird das jedoch, wenn mit dem Wachstum des Unternehmens auch die Zahl gleichzeitig aktiver und möglicher Projekte rapide steigt. Ganz besonders, wenn verschiedene Projekte mehrere Geschäftsbereiche oder Abteilungen einbeziehen und wenn sie miteinander verbunden oder voneinander abhängig sind, also sich beispielsweise einen Ressourcenpool teilen.

Ist das der Fall, erfordern das Wachstum des Unternehmens und seiner Projektaktivitäten einen formalen Prozess und eine zentrale Steuerung, die die verschiedenen Vorhaben koordiniert. Früher oder später erreicht jedes Unternehmen ein Entwicklungsstadium, in dem es eine übergreifende Vision und einen standardisierten Prozess benötigt, um unter Berücksichtigung der jeweiligen Werttreiber die Stärken und Schwächen der vorgeschlagenen Projekte zu erkennen und zu analysieren. Auf dieser Grundlage kann es dann entscheiden, welche Projekte Vorrang genießen und bevorzugten Zugang zu kritischen Ressourcen und finanziellen Mitteln erhalten sollten. Das gilt selbstverständlich für schnell wachsende Unternehmen ebenso wie für große, diversifizierte Konzerne.

Der Portfoliomanagement -Ansatz und -Prozess ist auch hilfreich, wenn Unternehmen hochkomplexe Projekte managen. Einige Projekte sind zu kompliziert, um sie auf einem Blatt Papier planen und bewerten zu können. Das ist der Fall bei Projekten, die viele veränderliche Komponenten enthalten und finanziell, regulatorisch, technisch oder organisatorisch sehr komplex sind. Dazu zählen Mega-Projekte mit einer Vielzahl von Stakeholdern und Partnern, oder technisch anspruchsvolle Initiativen wie beispielsweise nicht oder wenig reglementierte Innovationsprojekte, bei denen Wert- und Risikoabschätzungen detaillierte Analysen und Simulationen erfordern.

Tatsächlich sind Simulationen Eckpfeiler des Projektportfoliomanagements. Mit Hilfe spezifischer Software-Tools können Portfoliomanager oder PMOs verschiedene Zuteilungs- und Priorisierungsszenarien untersuchen und vergleichen, um mögliche Auswirkungen von Entscheidungen abschätzen und berücksichtigen zu können. Die Fähigkeit, verschiedene Zukunftsszenarien auszuloten, ist entscheidend dafür, wie gut Unternehmen mit der Volatilität und der Unsicherheit zurechtkommen, die typisch sind für das Management komplexer Projekte – und für die derzeitigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. PPM trägt auf diese Weise zum Verständnis möglicher Vorteile und Folgen schwieriger Projekte bei. Und es hilft Unternehmen, sich auf das für sie Wesentliche zu konzentrieren.

Nicht alle projektbasiert arbeitenden Unternehmen haben ihr Projektmanagement und die dafür notwendige Kultur gleich weit entwickelt. Einige können gleich mehrere, verschiedene PMOs (oder vergleichbare Projektstrukturen) vorweisen und verfügen über zahlreiche erfahrene Projektmanager. Bei anderen bleibt der Erfolg aus, weil es ihnen nicht gelingt, führenden Entscheidungsträgern den Nutzen des Portfoliomanagementzu verdeutlichen, weshalb sie dann beispielsweise mit unzulänglichen oder veralteten Tools arbeiten müssen oder notwendige Fähigkeiten, Finanzmittel oder Ressourcen fehlen.

Ein weiterer, wesentlicher Vorteil, den Unternehmen aus der Einführung von Projektportfoliomanagement ziehen können, ist die Strukturierung der Projektarbeit, die sich daraus ergibt. PPM ist ein Prozess, der mit der Etablierung spezifischer Methoden und einer zentralen Steuerung mit klar definierten Verantwortlichkeiten aller Stakeholder einhergeht, die sämtliche Projektaktivitäten leiten. Zudem beinhaltet die Implementierung von PPM meist Trainings- und Sensibilisierungsprogramme zum Ausbau von Kernkompetenzen und Fähigkeiten. So erzielen Unternehmen Verbesserungen im Projektmanagement und professionalisieren ihre Arbeit mit der Zeit.

Sie interessieren sich für Portfoliomanagement? Hier eine Auswahl weiterführender Informationen:

• Was ist Portfoliomanagement im Projektmanagement?
• Wie lässt sich ein Projektportfolio steuern?