Welche Arten von Unternehmen und Organisationen arbeiten mit agilem Projektportfoliomanagement?
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Die Wurzeln agiler Methoden im Projektportfoliomanagement liegen in der Softwareentwicklung. In den zurückliegenden Jahrzehnten haben sich agile Techniken und Frameworks jedoch immer weiter verbreitet und werden heute weltweit in allen Branchen verwendet.
- Agiles Projektportfoliomanagement wurde vor allem deshalb immer populärer, weil sich damit dem Kundenbedarf entsprechende Produkte und Services schneller entwickeln lassen.
- Zu den Unternehmen und Branchen, die normalerweise großen Nutzen aus agilem Projektportfoliomanagement ziehen, zählen innovationsorientierte Unternehmen, Organisationen mit direktem Kundenkontakt und jedes Unternehmen, das Unterbrechungen oder Störungen seines bisherigen Geschäftsbetriebes bewältigen muss.
Agile Managementmethoden und -techniken sind in der heutigen Projektportfoliomanagement-Welt allgegenwärtig. Sie sind so verbreitet, dass sich PMOs zu Recht fragen, ob sich die Methode auch für sie eignen und ob ihre Projektorganisation von einem Umstieg auf agiles PPM profitieren würde.
Dieser Artikel beschreibt, welche Arten von Unternehmen und Organisationen heute agiles PPM einsetzen. Außerdem liefert er einen Überblick über die Bedingungen und Anforderungen, die erfüllt sein sollten, damit agiles PPM sein gesamtes Potenzial ausschöpfen und die erwarteten Resultate erzielen kann.
Der Ursprung des agilen Projektportfoliomanagements reicht zurück in die frühen 2000er Jahre. Wachsende Frustration durch traditionelle Projektmanagementmethoden brachte eine kleine Gruppe von Programmierern dazu, sich zu überlegen, wie sich der Prozess der Softwareentwicklung verbessern und beschleunigen lässt. Die Gründungsväter des agilen Projektmanagements veröffentlichten ein Manifest, das auf vier Werten und 12 Säulen basiert. Es beschreibt einen neuen, einfachen Ansatz für die Produktentwicklung und das Projektmanagement.
In den 2000er Jahren fanden die Ideen, Überlegungen und Methoden, die in dieses neue, agile Management-Framework eingeflossen waren, immer breitere Anerkennung in der Softwareentwicklung. Nach 2010, als erste praktische Metriken und Erfolgsgeschichten die Runde machten und die Effizienz von agilem Projektmanagement belegten, verbreitete sich die Methode schlagartig bei IT-Teams und bald auch über die Softwareentwicklung hinaus.
Laut einer 2020 von Organize Agile veröffentlichten Studie arbeiten heute rund die Hälfte aller Unternehmen mit agilen Methoden. Dazu zählen Unternehmen wie Spotify, eBay, Twitter und auch Großkonzerne wie Walmart oder Verizon. Aus den Bereichen Software und IT haben sich agile Prinzipien in viele weitere Funktionen verbreitet. Oder anders formuliert: An agilem Projektportfoliomanagement kommt man heute nicht mehr vorbei.
Der wichtigste Grund für den rasanten Aufstieg des agilen Projektportfoliomanagements ist seine einzigartige Effektivität in der Projektsteuerung in unsicheren und sich schnell verändernden Umgebungen.
Agiles PPM propagiert als iterativer Ansatz die inkrementelle Entwicklung von Produkten oder Software anstelle einer umfassenden Präsentation der fertiggestellten Lieferobjekte erst ganz am Ende des Entwicklungsprozesses. Im Vergleich zum traditionellen Wasserfall-Management eröffnen agile Methoden Unternehmen schnellere, flexiblere und effizientere Möglichkeiten, Projekte und Entwicklungszyklen für Produkte zu managen. Sie verkürzen in der Regel die Time-to-Market, steigern die Kundenzufriedenheit und stärken damit die Position im Markt.
Und schließlich hat sich gezeigt, dass sich agiles PPM positiv auf die Kultur eines Unternehmens auswirkt, da agile Grundsätze die Leistungsfähigkeit und die konstruktive Zusammenarbeit von Teams fördern.
Da agiles PPM jetzt nicht mehr nur von Software-Teams genutzt wird, lohnt sich ein Blick auf die weiteren Branchen und Geschäftsbereiche, die agile Prinzipien bereits erfolgreich eingeführt haben.
Unternehmen, die neue Technologien und Innovationen entwickeln
Agiles PPM verfolgt immer weniger das Ziel, Prozesse und akribische Planung durchzusetzen. Stattdessen wird es genutzt, um neu entstehende Anforderungen zu bewältigen. Daher eignet es sich besonders für das Innovationsmanagement. Forschung und die Entwicklung neuer Technologien folgen in der Regel keinem festgelegten Muster. Meist verändern sich die ursprünglichen Projektinhalte und Anforderungen mit der Zeit. Prototypen und Proofs of Concept können Anpassungen der Lieferobjekte erfordern. Und eine kürzere Time-to-Market entscheidet über den Erfolg im Wettbewerb und darüber, ob das eigene Unternehmen seinen Vorsprung verteidigen kann. Mit flexiblen, agilen Methoden lassen sich alle diese Herausforderungen mit einem für alle verfügbaren Tool auf einen Schlag meistern.
Produkt- und kundenorientierte Unternehmen
Obwohl die Grundlagen des agilen PPM ursprünglich für die Optimierung von Projekten entwickelt wurden, in denen keine Services sondern physische Produkte erarbeitet wurden, lässt sich die Methode in der Entwicklung und im Marketing beliebiger Produkte für interne oder externe Kunden erfolgreich anwenden. Im Kern verfolgen agile Methoden das Ziel, Anforderungen von Projekten zu erfüllen. Daraus ergibt sich die große Bedeutung der Mitarbeit und des Feedbacks der Kunden im Prozess. Frameworks wie Scrum – mit Abstand die am weitesten verbreitete, agile Methodik – und Extreme Programming (XP) basieren auf “User Stories”, die Anforderungen aus der Perspektive der Endanwender eines Produktes oder Services beschreiben und Einblicke in die tatsächlichen Erwartungen echter Kunden liefern.
Zudem endet jede der Iterationen, die zusammen den Entwicklungsprozess bilden, mit einem Review-Meeting. Darin wird die Arbeit des Kunden oder Produkteigners durchgespielt, also desjenigen, der weiß, wie das Endergebnis aussehen soll. Da der Kunde (oder sein Vertreter) die Lieferobjekte während des Entwicklungsprozesses inspizieren und testen kann, können notwendige Änderungen und Verbesserungen früher gesammelt und umgesetzt werden. Das führt zu besseren und leistungsfähigeren Produkten oder Services.
Weitere Ziele agiler Methoden sind die Beschleunigung der Entwicklung und eine kürzere Time-to-Market. Kundenorientierte Unternehmen können sich damit rechtzeitig an Änderungen der Nachfrage ihrer Märkte anpassen.
Unternehmen, die Komplexität und Störungen ihres Geschäftsbetriebes bewältigen müssen
In Arbeitsgebieten jenseits von Software-, Produkt- und Serviceentwicklung erweist sich agiles PPM als hoch effektive Methode für Veränderungen und Transformationen oder Reaktionen auf Störungen im Markt. Es ist davon auszugehen, dass die Fähigkeit, agile Methoden einzusetzen, enorm hilfreich für Unternehmen bei der Bewältigung der COVID-19-Krise war. Von Anpassungen der strategischen und der Geschäftsplanung an veränderte Bedingungen auf dem Markt bis zur Stabilisierung von Lieferketten und der Umstrukturierung von Ressourcen erwies sich agiles PPM als hilfreich für Unternehmen, die mit extremen Betriebsstörungen zurechtkommen mussten.
Weitere Informationen zu agilen PPM-Methodiken finden Sie in den folgenden Dokumenten:
Isabelle Bouscatie
Mit vielen Jahren Erfahrung als EMEA Marketing Managerin ist Isabelle derzeit verantwortlich für Sciformas Kundenmarketing und globale Veranstaltungen. Sie fühlt sich in der dynamischen, schnelllebigen digitalen Umgebung von Sciforma wohl und genießt Ihre Arbeit im direkten Kontakt mit Kunden, was ihr dabei hilft, mit den PPM-Herausforderungen in Unternehmen Schritt zu halten.