Sind Sie ein Projektmanagement Office (PMO) oder hat Ihr Unternehmen gerade ein PMO eingerichtet? Sie möchten Ihr Projektportfolio-Management optimieren? In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen 5 Tipps zur Verbesserung Ihres Projektportfolio-Managements.
1. Definieren Sie Ihre KPIs und erstellen Sie Ihr Portfolio-Dashboard.
Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten, die ihre eigenen Ziele haben und unterschiedlich schnell voranschreiten. Um einen Überblick über alle Ihre Projekte zu erhalten und zu sehen, wo Sie schnell reagieren müssen, ist es unerlässlich, ein Dashboard einzurichten. So können Sie Budgetüberschreitungen, Verzögerungen und Risiken leicht voraussehen
Jeder Projektmanager bleibt Herr über seine Projekte, aber Sie können Probleme leichter erkennen und rechtzeitig eingreifen. Es ist wichtig, die KPIs für Ihr Portfolio-Dashboard zu definieren und sicherzustellen, dass Ihre Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen: Ressourcenzuteilung, Budgetüberschreitungen und Termine. Sie können sogar einen Health-Score einstellen, um den Status Ihrer Projekte mit einem einzigen Indikator auszuwerten.
2. Schaffen Sie eine Kultur der Priorisierung innerhalb des Unternehmens
Als PMO liegt es in Ihrer Verantwortung, die Projekte des Unternehmens zu priorisieren. Durch die Einführung einheitlicher Bewertungsmethoden, können Sie auf Basis der Gesamtstrategie des Unternehmens die Projekte mit dem höchsten Wert auswählen.
Für ein effektives Portfoliomanagement muss der Prozess selbst fest verankert und in der gesamten Organisation einheitlich priorisiert werden. Von den Leitern bis zu den Projektmitgliedern müssen alle Akteure in Prioritäten denken. So stellen Sie sicher, dass sich alle in die gleiche Richtung bewegen und Ausreißer minimiert werden.
3. Entscheiden Sie sich dafür, Projektmanagement-Experten einzustellen
Um Ihr Projektportfolio-Management zu verbessern, müssen Sie eine genaue Bestandsaufnahme der Ressourcen und Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen vornehmen. Erhalten Sie eine bessere Übersicht über die Projekte, die Sie tatsächlich abschließen können, im Vergleich zu denen, die aufgrund mangelnder Fachkenntnisse wahrscheinlich in Verzug geraten werden.
Daher sollten die Ressourcen-Zuweisungen auf der Grundlage von Erfahrungen und Fähigkeiten und nicht auf der Grundlage der Verfügbarkeit priorisiert werden. So werden Sie Zeit bei der Erledigung der Aufgaben einsparen. Dies bedeutet auch, dass das Unternehmen in Talente mit den fehlenden Fähigkeiten investieren muss.
4. Mikro-Monitoring statt Mikro-Management durchführen
Als PMO können Sie sich leicht in ein Mikromanagement hineinziehen lassen, da ein Hang zur Beteiligung und Kontrolle über den Projektfortschritt entsteht. Dies ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern Sie werden auch die Arbeit der Projektmanager duplizieren. Achten Sie also darauf, Ihre Mission, Ihrem Portfolio zu folgen, nicht aus den Augen zu verlieren und dessen strategische Ausrichtung auf die Ziele des Unternehmens sicherzustellen.
Beteiligen Sie sich angemessen mit der Durchführung eines Mikro-Monitorings der wichtigen Indikatoren. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Wachsamkeit und Interferenz zu verstehen, um bereit zu sein, nur dann zu reagieren, wenn es notwendig ist.
Lesen Sie mehr zu Mikromanagement in unserem Artikel von Mark A. Langley, CEO von PMI.
5. Einsatz der richtigen Methoden und Werkzeuge für das Projektportfolio-Management
Der beste Weg, Ihr Projektportfolio-Management zu optimieren, ist der Einsatz der richtigen Tools und Best Practices (siehe dazu unseren Leitfaden zu den Grundlagen des Projekt- und Portfolio-Managements). Um Zeit zu sparen, implementieren Sie eine Portfoliomanagement-Software wie Sciforma. Sie vereinfacht die Projektausführung und -überwachung, indem Sie Informationen zentralisiert und die Kommunikation verbessert. Auf einen Blick haben Sie eine Übersicht über den Zustand Ihres Portfolios und können auf Basis der Daten fundierte Entscheidungen treffen.
Zusätzlich müssen Sie auch eine Reihe von Praktiken einführen, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen. Die Standardisierung des Portfoliomanagements ist ein wesentlicher Schritt zur Effizienzsteigerung in der Organisation.
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Camélia Docquin
Camélia ist Sciforma's Marketing Manager für Europa und lernt gerne verschiedene Perspektiven des aktuellen Geschäftsumfelds und der Projektmanagement-Herausforderungen kennen, denen Unternehmen täglich gegenüberstehen. Zu ihren Hauptinteressen gehören: Innovation, digitale Transformation und Strategieumsetzung.