Die unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche von Projekt- und Portfoliomanagern
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Sowohl Projekt- als auch Portfoliomanagement zielen darauf ab, dass Unternehmen ihre Ziele realisieren können. Dennoch gibt es entscheidende Unterschiede zwischen den Rollen eines Projektmanagers und eines Portfoliomanagers.
- Projektmanager konzentrieren sich darauf, spezifische Zielvorgaben innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens zu erfüllen. Sie managen die erfolgreiche Durchführung von Projekten aus taktischer Sicht.
- Portfoliomanager befassen sich eher mit den Projektaktivitäten übergeordneten, strategischen Zielen: Sie verwalten Gruppierungen von Projekten mit dem Blick auf das Gesamtbild. Ihr Ziel ist es, den strategischen Nutzen für das Unternehmen zu maximieren.
Oft werden die Rollen von Projektmanagern und Portfoliomanagern nicht eindeutig unterschieden. Das ist verständlich: Projektmanagement, Portfoliomanagement… Auf den ersten Blick fällt der Unterschied nicht ins Auge! Es gibt ihn aber und tatsächlich ist er bedeutsam. Im folgenden Überblick erläutern wir die jeweiligen Zielsetzungen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen von Projektmanagern und Portfoliomanagern.
Unterschiede zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement
Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement als “die Anwendung von spezifischem Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken, um Werte für Menschen zu schaffen.”
Dieselbe Quelle bezeichnet Portfoliomanagement als “das zentralisierte Management eines oder mehrerer Portfolios einschließlich der Identifikation, Priorisierung, Genehmigung, Verwaltung und Überwachung von Projekten, Programmen und anderer, damit verbundener Arbeiten mit dem Ziel, spezifische, strategische Unternehmensziele zu erreichen.”
Obwohl diese Definitionen bewusst weit gefasst sind, zeigen sie einige der wesentlichen Unterschiede zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement auf.
Es wird klar, dass ein Projekt eine fokussierte Initiative zur Generierung eines Produktes, eines Services oder eines Systems (also etwas wertvollem) ist. Dagegen versteht man unter einem Portfolio ein Konstrukt, das längere Zeit überdauert und unternehmensstrategische Überlegungen erfordert.
Projektmanagement zielt darauf ab, klar beschriebene Ziele in vorgegebener Zeit zu erreichen.
Portfoliomanagement betrachtet als Disziplin eher das Gesamtbild und will mit den verfügbaren Ressourcen maximalen Ertrag im gesamten Unternehmen erzielen.
Offensichtlich ergänzen und unterstützen sich beide Bereiche, und Unternehmen benötigen normalerweise sowohl Projektmanager als auch Portfoliomanager. Entsprechend ihrer unterschiedlichen Aufgaben unterschieden sich allerdings die Rollen von Projekt- und Portfoliomanagern und die von ihnen geforderten Fähigkeiten beträchtlich.
Wesentliche Verantwortungsbereiche und Kompetenzen von Projektmanagern
Ein Projekt ist ein – auch zeitlich – definiertes Unterfangen, das ein einzelnes oder mehrere Ziele erreichen oder bestimmte Verbesserungen erzielen soll. Das kann die Einführung einer neuen Produktlinie, die Implementierung eines neuen Systems oder das erfolgreiche Roll-out einer Marketingstrategie sein. Damit ist ein Projektmanager dafür verantwortlich, dass diese Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens und mit den verfügbaren Ressourcen erreicht werden.
Oft definieren verschiedene Unternehmen unterschiedliche Verantwortlichkeiten für Projektmanager. Meist obliegen ihnen aber die folgenden Aufgaben:
- Sicherstellen, dass Ziele und Anforderungen von Projekten klar und erreichbar sind
- Realistischen Zeitpläne für Projekte einschließlich der Detailplanung von Aufgaben und wesentlichen Meilensteinen erstellen
- Budgetanforderungen ausarbeiten
- Projektfortschritte überwachen, die Einhaltung von Budget- und Zeitplänen sicherstellen und Projektrisiken beobachten
- Projektteams managen, um ihren Zusammenhalt und die notwendige Zusammenarbeit sicherzustellen
- Wichtige Projektinformationen an die jeweils Betroffenen kommunizieren
Aus immer wieder neuen Anforderungen und Erwartungen von Kunden oder Projekteignern, deren Wünsche sich möglicherweise nur schwer umsetzen lassen, können sich operative Probleme im Arbeitsprozess, in der Zusammenarbeit und bei der Verwaltung von Aufgaben ergeben. Sie zu lösen, ist eine der wichtigsten Herausforderungen für Projektmanager.
Zudem müssen Projektmanager die Gesamtsituation eines Projektes regelmäßig neu bewerten. Selbst wenn Kunden keine neuen Wünsche oder Spezifikationen formulieren, können Projekte während der Umsetzung aufgrund von Veränderungen im Unternehmen oder im Marktumfeld nur allzu leicht aus der Bahn geraten. Ein souveräner Projektmanager bleibt wachsam, um jegliche unerwarteten Probleme, die auftreten und Projekte verzögern oder gar scheitern lassen können, frühzeitig zu erkennen.
Zu den Fähigkeiten und Kompetenzen, über die kompetente Projektmanager verfügen müssen, zählen:
- Disziplin und Liebe zum Detail für die Projektplanung und Aufgabenverwaltung
- eine gute Arbeitskultur und solide Kenntnisse im Finanz- und Technologiebereich für das Management von Lieferobjekten, Qualität, Kosten und Risiken
- Herausragende Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten, um Interaktionen zwischen Projektteams und den wichtigsten Stakeholdern managen zu können
Wesentliche Verantwortungsbereiche und Kompetenzen von Portfoliomanagern
Während sich Projektmanager auf die Umsetzung individueller Vorhaben konzentrieren, müssen Portfoliomanager mehrere, verschiedene Projekte gemeinsam betrachten und die Zusammenhänge zwischen ihnen, den langfristigen Zielen des Unternehmens und seiner Vision aufzeigen.
Ein Projektportfolio ist eine Gruppe von Vorhaben, die zusammengefasst wurden, um spezifische Ziele zu erreichen. In der Regel sind dies strategische Ziele. Daher erfordert erfolgreiches Portfoliomanagement die Fähigkeit, eine übergeordnete Perspektive einzunehmen und das Gesamtbild im Blick zu behalten.
Hier einige der Bereiche, auf die sich Portfoliomanager vorrangig konzentrieren müssen:
- Projektauswahl: Die Spreu vom Weizen trennen, zahlreiche Projekte begutachten und die besten auswählen, um Projektportfolios zusammenzustellen (oder neu zu strukturieren), die optimale Ergebnisse erbringen
- Umsetzung der Strategie: Muster und Trends über alle Projekte hinweg erkennen und Zusammenhänge mit den Strategien und Zielen des Unternehmens herstellen, um den strategischen Nutzen des Portfolios sicherzustellen
- Maximierung des ROI: Personal und finanzielle Ressourcen effizient optimieren und Projekte auf der Grundlage objektiver Analysen priorisieren, um die höchstmögliche Rendite für das das Unternehmen zu erzielen
- Datenanalysen: Analytics in Echtzeit verfolgen, um ein detailliertes und jederzeit aktuelles Verständnis des Zustands eines Portfolios zu entwickeln und What-if-Szenarien simulieren zu können, um über die optimale Vorgehensweise entscheiden zu können
Während Portfoliomanager den Projektmanagementprozess überwachen und häufig einzelne Projekte betrachten müssen, um deren Übereinstimmung mit den Vorgaben und ihre Effizienz sicherzustellen, übernehmen Portfoliomanager grundsätzlich mehr strategische Aufgaben.
Aus diesem Grund können sie nur mit eher strategische Kompetenzen erfolgreich arbeiten: herausragende analytische Fähigkeiten, um aus großen Mengen komplizierter Daten sinnvolle Schlussfolgerungen ziehen zu können, ebenso exzellente Kommunikationsfähigkeiten, um ihre Analysen und Empfehlungen operativen und Führungsteams vermitteln zu können, die Fähigkeit, Märkte und Situationen zu interpretieren und Probleme und Chancen frühzeitig zu erkennen sowie Entschlossenheit und die Fähigkeit, Menschen hinter einer gemeinsamen Vision zu versammeln.
