Der Bereich “Multichannel Communication” der Crédit Agricole Charente Périgord führte eine Enterprise Projektmanagement-Plattform ein, mit der funktionsübergreifende Teams ihre täglichen Aufgaben managen.
Welche Möglichkeiten gab es, die Akzeptanz für die neue Plattform zu sichern?
Die Abteilung “Multichannel Communication” der CACP verwaltet alle ihre Aktivitäten mit Sciforma Deliver (ex-One2Team). Dazu zählen die interne und externe Kommunikation, Aktivitäten im Zusammenhang mit Corporate Social Responsibility sowie auf dem Gegenseitigkeitsprinzip basierende Maßnahmen. Die Abteilung vereint die drei Servicebereiche Marketing, Internet und Kommunikation und generiert Synergien aus deren Zusammenarbeit.
Was sind Ihre Aufgaben als Organisator im Team “Transformation und Innovation” und wie nutzen Sie Sciforma Deliver (ex-One2Team)?
Emilie CHABREYROU, CACP, Organizer | PMO: “Das Aufgabengebiet eines Organisators gleicht dem eines PMOs. Ich muss Projekte gemeinsam mit den verschiedenen, beteiligten Abteilungen vorbereiten und durchführen. Das können CACP-interne oder nationale Projekte im Rahmen unseres Innovations- und Transformationsprogramms sein.
Ich nutze Sciforma Deliver (ex-One2Team) als Verzeichnis für alle Projektanträge. Ich nutze die Plattform täglich, um im Diskussionsthread mit den Projektbeteiligten bei regionalen Banken zu diskutieren. Damit können die verschiedenen Mitglieder von Projektgruppen und Teams, mit denen ich arbeite:
- eine gemeinsame Sicht auf den aktuellen Stand und laufende Maßnahmen sowie auf anstehende Arbeiten gewinnen
- Dokumente und verschiedene, geteilte Lieferobjekte sehen
- den aktuellen Zustand eines Projektes auf einen Blick erkennen
Und all das zentral an einer Stelle.
Ich kann auf diese Weise den verschiedenen Steuerungskomitees Informationen zu erzielten Fortschritten liefern. Und da alles in Sciforma Deliver geteilt wird, sind wir alle auf dem gleichen Informationsstand.
Wie hilft Ihnen Sciforma Deliver (ex-One2Team) bei der Entwicklung einer Projektkultur innerhalb der CACP?
Emilie CHABREYROU, CACP, Organizer | PMO: “Als CACP Administrator für Sciforma Deliver kann ich dedizierte Sciforma Deliver-Umgebungen aufsetzen. Unser erster interner Kunde ist die Abteilung “Multichannel Communication”.
Früher wurden Anträge per Email eingereicht und in Excel Tabellen erfasst. In diese Files trug dann jede Abteilung ihre Kapazitäten ein. Heute ist das sehr viel einfacher. Alle drei Abteilungen und alle Antragsteller nutzen Sciforma Deliver.
Anträge werden jetzt direkt in Sciforma Deliver gestellt. Die Zuteilung der jeweiligen Ressourcen der drei Abteilungen erfolgt dann in den wöchentlichen Steuerungskomitee-Sitzungen. Auf diese Weise entsteht eine gemeinsame, auch für die Antragsteller zugängliche Sicht auf die Kapazitäten und Projektpläne aller Abteilungen. Außerdem können die Abteilungen so auch Anträge priorisieren.”
Wie nutzen Sie Sciforma Deliver (ex-One2Team) innerhalb der Abteilung “Sales Communication ”?
Fabien DUBAELE, CACP, Abteilungsleiter “Sales Communication”
“Ich nutze Sciforma Deliver sowohl für die Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsplänen zusammen mit den Servicebereichen Marketing und Internet als auch, um die Aktivitäten der Abteilung “Sales Communication” zu managen und zu überwachen.
Der Prozess ist ganz einfach: Ich erstelle meine Projektkarte mit den wichtigsten Informationen aus der Datei (Datum, Beteiligte, Inhalt …) und teile dann die Aktionen den jeweils Zuständigen zu. Über das integrierte Chat-System kann ich dann mit den Beteiligten direkt auf der Projektkarte kommunizieren und neue Dokumente, die im Projektverlauf entstehen, hinzufügen.
Anne OTTOGALI, CACP, WebMaster, Serviceabteilung Internet: “Ich bin für die Aktualisierung der CACP Website und für die Kundenkommunikation zuständig. Ich nutze Sciforma Deliver für Vertriebsanimationen, deren Produktion der Bereich “Multichannel Communication” koordiniert.
In den Multichannel Komitee-Sitzungen, zu denen wir uns zweimal pro Woche treffen, prüfen wir die Machbarkeit und die benötigte Zeit. Und wir gleichen die Möglichkeiten der drei Servicebereiche mit den Anträgen ab, die wir erhalten.
Bevor wir mit Sciforma Deliver gearbeitet haben, kostete mich die Überprüfung der Vertriebsmaßnahmen und der Planung für die nächste Woche jede Woche nahezu einen ganzen Nachmittag. Heute muss ich nur noch an den Steuerungskomitee-Sitzungen teilnehmen.”
Was bietet Ihnen Sciforma Deliver (ex-One2Team)?
Fabien DUBAELE, CACP, Abteilungsleiter “Sales Communication”
Mir hilft Sciforma Deliver enorm bei:
- der Koordination unserer Unternehmensprojekte, insbesondere, wenn außenstehende Abteilungen involviert sind,
- dem Management der Arbeit aller Teammitglieder und der Festlegung von Kapazitäten,
- der einfachen Auf- oder Übernahme eines Projektes, wenn der oder die Zuständige nicht zur Verfügung steht (das steigert unsere Produktivität).
Unterm Strich ist Sciforma Deliver ein Tool, von dem jeder profitieren kann. Man kann es anpassen, indem man seine eigenen Ansichten oder beispielsweise auch eigene Hinweissymbole für vordringliche Probleme kreiert.”
Anne OTTOGALI, CACP, WebMaster, Serviceabteilung Internet: “Für mich sind in Sciforma Deliver vor allem die vereinfachten Interaktionen zwischen verschiedenen Abteilungen, das Teilen von Dokumenten und die transparente Darstellung von Projektfortschritten interessant. Mit Sciforma Deliver kann ich:
- meine in der Woche zu leistende Arbeit einschätzen,
- sehr viel reibungsloser kommunizieren,
- Kommunikation für die Wiederverwendung im nächsten Jahr archivieren,
- von schnelleren Antworten aller Beteiligten und deutlich weniger Fehlern profitieren.
Würden Sie die Einführung von Sciforma Deliver (ex-One2Team) als Erfolg bezeichnen? Wenn ja, warum?
Emilie CHABREYROU, CACP, Organizer | PMO: “Für das Management der Aktivitäten von „Multichannel Communication“ ist die Arbeit mit Sciforma Deliver ein Erfolg, weil 100 % aller Anfragen über die Plattform laufen.
Dies ist der erste, für interne Kunden entwickelte Use Case. Wir hatten Sorge, dass die Anwender weiterhin Emails verschicken würden. Stattdessen verwenden sie jetzt Sciforma Deliver, das ist ein Erfolg.
Warum? Weil alle Abteilungen ihre Bedarfe vorab formuliert und die Einführung dann gemeinsam bewerkstelligt haben, zunächst als Modell, dann mit individuellen Konfigurationen von Sciforma Deliver, die ihren spezifischen Anforderungen gerecht wurden. Die drei Abteilungen können jederzeit auf ihre Fachterminologie zugreifen. Und die Antragsformulare, die sie erhalten, lassen sich einfacher verarbeiten, weil sie alle wesentlichen Informationen enthalten. Letztlich ist alles zentralisiert und kann in Echtzeit geteilt werden. Im Vergleich zur Situation vor einem Jahr erleichtert das ihre Arbeit sehr.
Mit Sciforma Deliver erhalten diese Teams einen besseren Überblick über die an sie gestellten Anforderungen und können entsprechende Anfragen besser bearbeiten. Von Anwendern erhalten sie positive Rückmeldungen zum Projekterfolg. Damit erleben sie Veränderungen nicht mehr als Herausforderung sondern als Verbesserungen. Das ist wirklich erfreulich.”
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