Besins Healthcare: Projektplanung, Kommunikation und Kosten mit einem PPM-Tool optimieren

Über Besins Healthcare

Seit über einem Jahrhundert und über fünf Generationen hinweg hat sich Besins Healthcare als weltweit geschätzter Hersteller von Therapien in den Bereichen Gynäkologie, Fruchtbarkeit, Geburtshilfe und Androgenmangel etabliert. Die international anerkannten Hormonersatztherapien von Besins garantieren optimale Lösungen für die Patienten. Zusätzlich zu diesen Behandlungen bietet das Unternehmen ergänzende Behandlungsansätze zur Behebung hormoneller Disbalancen an. Damit unterstreicht es seine bedeutende Rolle bei der Verbesserung des Lebens von Frauen und Männern auf der ganzen Welt.

• Mitarbeitende: 1.300
• Gegründet: 1885
• Sitz des Unternehmens: Monaco
• Websites: www.besins-healthcare.com

Kontext

Besins ist ein familiengeführtes Unternehmen mit 22 Tochtergesellschaften weltweit. Zur Stärkung seiner internationalen Organisation entschied Besins vor einigen Jahren, die vom Konzern wahrzunehmenden Aufgaben für die Bereiche Lieferkette, Finanzen, Personalwesen und Recht in Monaco zusammenzuführen. Dazu wurde das Projektmanagement eingeführt, um die Entwicklungsprojekte des Unternehmens zu unterstützen.

Das Projektmanagementbüro (Project Management Office – PMO) erkannte schnell den Bedarf für ein Planungsinstrument zur besseren Überwachung der Projekttermine und kosten.

Besins Healthcare: Ein neues PMO mit einer kompletten Roadmap

Seit seiner Einrichtung vor fünf Jahren ist das PMO von Besins eine unabhängige, direkt dem Vorstand unterstellte Unternehmensfunktion.

Ausgehend von einer Bedarfserhebung und einer Bestandsaufnahme der Projekte des Unternehmens hat das PMO Optimierungsmaßnahmen definiert und eingeleitet: Überprüfung und Bereinigung des globalen und lokaler Projektportfolios, manchmal auch unter Einbeziehung alter oder unterbrochener Projekte, und Bestätigung von Projekten, die weiterverfolgt werden sollen. All dies, um doppelte Kosten und Zeitverschwendung zu vermeiden und dem Unternehmen einen besseren Überblick über sein Portfolio zu verschaffen.

Nachdem einige der pharmazeutischen Produktentwicklungsprojekte des Unternehmens identifiziert und durchgeführt worden waren, bestand der nächste Schritt darin, die Projektmanagementaktivitäten und die damit verbundenen Prozesse zu strukturieren.

“Ohne ein gutes Planungstool können Sie kein gutes Projektmanagement erreichen.”

Benoit Rondot, Leiter Projektmanagementbüro

Ein neues Kapitel mit Sciforma

Die Plattform von Sciforma wurde im Jahr 2020 mit Hilfe des Beratungsunternehmens Prodecys ausgewählt und implementiert. Sie hat das PMO in die Lage versetzt, die individuellen Werte und den Gesamtwert aller Projekte des Unternehmens zu ermitteln und zu bewerten und so das Portfolio zu optimieren.

Das Tool wird vom PMO-Team zur Planung und Überwachung von Projekten (einschließlich der damit verbundenen Kosten und Ausgaben) verwendet und liefert dem gesamten Unternehmen aktuelle, zuverlässige Daten zum Projektfortschritt und zum Zustand des Portfolios.

Und es erzielt deutliche Wirkung.

Vorteile der optimierten Planung

Mit der Implementierung von Sciforma wurde das Projektmanagement einfacher, reibungsloser, besser und schneller.

Der Überblick über die Situation des Portfolios einschließlich der Aktivitäten anderer Abteilungen, der jetzt allen Abteilungsleitern vermittelt werden kann, hilft allen, ihre Rolle im Gesamtbild besser zu verstehen.

Da sie sich nun der Auswirkungen bewusst sind, die jede Verzögerung auf das Projekt und auf andere Teams haben könnte, versuchen die Abteilungen, ihre Kosten und Fristen genauer abzuschätzen.

Eine veränderte Herangehensweise an das Budgetmanagement hat ebenfalls zu einer besseren Kostenkontrolle beigetragen. Zuvor verfügte jede Abteilung über ihr eigenes Budget und wies es verschiedenen Projekten zu, die manchmal unterschiedliche Prioritäten verfolgten. Dank der von Besins durchgeführten Konsolidierung werden die Projektbudgets nun auf der Ebene des PMO zusammengefasst und verwaltet.

Die nächsten Schritte für Besins Healthcare

Derzeit plant Besins Healthcare die Integration eines Projektlebenszyklusprozesses in die Funktionen des Tools. Damit wird das Unternehmen in der Lage sein, die Entwicklung eines pharmazeutischen Produktes vom Beginn bis zum Abschluss zu verfolgen.

Ein weiterer Plan ist die Aktivierung des Ideenmanagementmoduls von Sciforma, um damit funktionsübergreifende Steuerungskomittees bei der Auswahl von Projekten zu unterstützen.