Die IMA-Gruppe: Veränderung sollte nicht delegiert sondern gemanagt werden

Über die IMA-Gruppe

Die IMA-Gruppe (Inter Mutuelles Assistance) entwickelt, realisiert und implementiert auf ihre Aktionäre und Kunden zugeschnittene Assistenzlösungen und -services.

Von der Notfallhilfe bis zur Unterstützung im Alltag bietet die IMA-Gruppe eine umfassende Palette von Dienstleistungen in den Bereichen Mobilität (Auto, Reisen und Freizeit), Zuhause (Arbeiten, Fernüberwachung, vernetztes Zuhause), Gesundheit und Wellness sowie Recht. Im Jahr 2021 erhielt die IMA-Gruppe 12,6 Millionen Anrufe und bearbeitete 3,3 Millionen Fälle.

• Branche: Soziale Dienstleistungen
• Gründungsjahr: 1981
• Sitz des Unternehmens: Niort, Frankreich
• Umsatz (2021): 872 Millionen €
• Website: https://ima.eu/en

Die IMA-Gruppe und Sciforma – die Vorgeschichte

Alles begann im Jahr 2004, als die IT-Abteilung der IMA-Gruppe noch eher einem Startup glich. Die Abteilung mit damals 30 Mitarbeitenden entschied, eine Projektmanagementlösung zu implementieren, mit der eine Reihe laufender Projekte konsolidiert und ein besserer Überblick über die Aktivitäten des Unternehmens geschaffen werden sollte. Die Wahl fiel auf PSN 8 – den Vorläufer von Sciforma. Damit nahm eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit ihren Anfang.

10 Jahre später war die IMA-Gruppe gewachsen. Die IT-Abteilung beschäftigte mittlerweile 100 Angestellte. PSN 8 hatte sich zu Sciforma 6 weiterentwickelt und verbessert. Und die Abteilung arbeitete an der organisatorischen Optimierung ihres Projektmanagements.

Zu dieser Zeit entstand das geflügelte Wort “Es ist Freitag – Timesheet Day”. Es zeigte, wie konsequent und sorgfältig die Mitarbeitenden inzwischen ihre Arbeitszeiten erfassten.

Noch tiefgreifendere Veränderungen nahm die IMA-Gruppe allerdings im Jahr 2015 vor. Auf Initiative der Unternehmensleitung entwickelte die Leitung der IT-Abteilung einen Governance-Plan für die IT. Darin wurde festgelegt, dass Projekte in Portfolios klassifiziert, eine Business-Relations-Abteilung als Brücke zwischen IT-Abteilung und den operativen Einheiten eingerichtet sowie verschiedene Entscheidungsgremien zur Priorisierung und als Aufsicht für die Projektaktivitäten des Unternehmens etabliert werden sollten. Außerdem entstand zu dieser Zeit das Projektmanagementbüro unter der Leitung von Rémy Hubert.

Springen wir ins Jahr 2018: Als die IT-Abteilung feststellte, dass eine Reihe von Projekten ins Stocken geraten war, konsultierte sie alle an den Projekten beteiligten Akteure und entwickelte die Methode “Smart Project Management”. Projekte werden in Phasen und Gates unterteilt. Damit lässt sich der aktuelle Stand eines Projektes sofort erkennen. Noch wichtiger ist allerdings, dass die IMA-Gruppe diese Methode mit Hilfe der dynamischen Ansichten und der Funktionen von Sciforma mit Leben füllen konnte: aus einer Phase in die nächste voranschreiten, Gates passieren etc.

Auch in Zukunft führen die IMA-Gruppe und Sciforma ihre Zusammenarbeit weiter, zunächst mit der zu Beginn des Jahres 2023 geplanten Migration auf Sciforma 7.1.  Fortsetzung folgt!

“Wir haben gemeinsam Gas gegeben … Gang für Gang hochgeschaltet!”

Benjamin Bobo, Abteilungsleiter Management und Performance
Die IMA-Gruppe (Inter Mutuelles Assistance)

Die Vorteile für die IMA-Gruppe

Die im letzten Jahrzehnt geleistete Arbeit hat sich gelohnt: Die IT-Abteilung der IMA-Gruppe kann jetzt ihre Kapazitäten für die kommenden drei Monate planen und managen. Insbesondere ermöglichen die Reports und Daten von Sciforma:

• die Darstellung der Kapazitäten aller Teams in einem umfassenden Bild mit der Möglichkeit von Drill-downs in die Details
• eine Unterscheidung zwischen “Run”- (sich wiederholenden) und “Build”-(Projekt)Aktivitäten
• Erleichterungen in der Planung für Projektmanager dank der Features, die die Aktitivitäts- mit der Ressourcenplanung und mit den daraus resultierenden Kapazitätsbedarfen verbinden
• die wöchentliche Überwachung der Project Health, der Einhaltung von Budgets und der Ressourcenplanung (um Überlastungen zu vermeiden)
• erleichterte Urlaubsanträge von Beschäftigten dank vorausgefüllter Templates

Damit kann die IT-Abteilung der Unternehmensgruppe ihre Projektaktivitäten auf einfache und verlässliche Weise verwalten und muss nicht mehr ständig Anforderungen, die sie momentan nicht erfüllen kann, in die Zukunft verlagern.

Empfehlungen von der IMA-Gruppe für eine erfolgreiche Umsetzung:

Die Bedeutung von Champions und der Einfluss des Managements

“Champions, die enger mit den Teams zusammenarbeiten und die wichtigen Botschaften vermitteln, sind unverzichtbar. Seit wir unsere Organisation umgestellt und unsere PMOs in die Teams aufgenommen haben, können wir Best Practices viel einfacher umsetzen. Ebenso erwies sich auch die aktive Mitarbeit des Managements als extrem effektiv.”

Rémy Hubert, EPMO
Die IMA-Gruppe (Inter Mutuelles Assistance)

Die Dinge zu Ende bringen, nicht auf halbem Weg stehenbleiben

“Zur Implementierung der “Smart Project Management”-Methode hatten wir Botschafter ernannt, die den Beschäftigten den Zugang zu der neuen Methode erleichtern sollten. Rückblickend mussten wir allerdings feststellen, dass wir diese Botschafter mit mehr Anleitung und Rahmenrichtlinien hätten unterstützen sollen.”

Benjamin Bobo, Abteilungsleiter Management und Performance
Die IMA-Gruppe (Inter Mutuelles Assistance)

Veränderung hat ihre Grenzen

“Menschen können Veränderungen nicht unbegrenzt übernehmen. Ab einem bestimmten Punkt wird ihre Aufnahmefähigkeit überfordert. Aus diesem Grund ist es entscheidend, Schritt für Schritt vorzugehen, ohne die natürlichen Grenzen der Teams zu überschreiten. Ansonsten riskiert man, sie zu verlieren. Außerdem müssen Sie die Anwender in den Mittelpunkt Ihrer Maßnahmen stellen. So sehen wir den Schritt zu Sciforma 7 nicht als technische Migration, sondern als Gelegenheit, unsere Art der Nutzung neu zu durchdenken.”

Rémy Hubert, EPMO
Die IMA-Gruppe (Inter Mutuelles Assistance)

“Veränderung sollte nicht delegiert sondern gemanagt werden.”

Benjamin Bobo und Rémy Hubert
Die IMA-Gruppe (Inter Mutuelles Assistance)