EDEKA Südwest: Mehrwert generieren durch effizientes Projektportfolio-Management

ÜBER EDEKA Südwest

EDEKA Südwest ist die zweitgrößte von sieben Regionalgesellschaften im EDEKA-Verbund, einem der führenden Lebensmittelhändler in Deutschland. Zu den rund 1200 Betrieben der Gesellschaft zählen kleine Nachbarschaftsmärkte, gut sortierte Verbrauchermärkte und große SB-Warenhäuser. Ihr Sortiment umfasst eine große Auswahl qualitativ hochwertiger Produkte von preiswerten Eigenmarken bis zu internationalen Spezialitäten.

Mit mehr als 44.000 Mitarbeitenden erwirtschaftet EDEKA Südwest einen Umsatz von mehr als 9 Milliarden Euro pro Jahr.

Mit unserer neuen PPM-Lösung verbessern wir nicht nur die zentrale Steuerung unserer Projekte. Wir erfassen zudem deutlich mehr Projekte und Projektkategorien, reduzieren Projektlaufzeiten und -kosten und schaffen Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

MARTIN GABEL

IT-Projekt-/Prozessmanagement, EDEKA Südwest

AUSGANGSSITUATION

EDEKA Südwest betreibt rund 200 eigene Lebensmittelmärkte und beliefert weitere knapp 1000 von selbständigen Kaufleuten geführte Märkte. Außerdem verfügt die Regionalgesellschaft über fünf Logistikzentren und sechs Produktionsbetriebe in fünf Bundesländern. Damit erzielt EDEKA Südwest Spitzenleistungen im Lebensmittelhandel und schafft gleichzeitig Regionalität und Kundennähe. Andererseits stellt diese Unternehmensstruktur jedoch hohe Anforderungen an die strategische Planung und deren operative Umsetzung.

Um ihre führende Position am Markt zu sichern und auszubauen, realisiert EDEKA Südwest pro Jahr mehr als 500 Projekte, darunter unter anderem Kundenprojekte, IT-Projekte und Bauvorhaben.  Anzahl und Komplexität dieser Projekte erfordern ein leistungsfähiges und effizientes, zentrales Projektportfoliomanagement. Dafür benötigte das Unternehmen eine moderne Lösung, die Projektmanager optimal unterstützt und hilft, Synergien zwischen Projekten zu erkennen und zu nutzen.

HANDLUNGSBEDARF & HERAUSFORDERUNGEN

KOMPLEXE AUFGABEN EFFIZIENT LÖSEN

Bis zur Einführung von Sciforma nutzte EDEKA Südwest selbst entwickelte Software und individuell erstellte Excel-Auswertungen zur Projektüberwachung. Diese Tools konnten allerdings die steigenden Anforderungen nicht mehr erfüllen. Was fehlte, war eine Möglichkeit, Projekte bei sich ändernden Rahmenbedingungen umzuplanen. Das erschwerte Soll-Ist-Vergleiche während der Projektlaufzeit. Auswertungen von mehreren Projekten bzw. von Projektportfolios  waren nicht automatisch generierbar sondern konnten nur mit manuellen Aufwand erstellt werden. Parallel laufende Projekte mit ähnlichen oder sogar sich widersprechenden Zielen konnten nur schwer koordiniert werden. Das verursachte erheblichen Mehraufwand und führte zum Teil zu Überschreitungen von Zeit- und Budgetvorgaben. Vor diesem Hintergrund entschied sich EDEKA Südwest, ein modernes und leistungsfähiges Projektportfoliomanagement-System zu implementieren. Folgende Vorgaben wurden formuliert:

• Sämtliche Projekte in allen Unternehmensbereichen sollten erfasst und gesteuert werden. 
• Auswertungen und Statusberichte sollten sowohl für einzelne Projekte wie auch für Projektkategorien erstellt werden können.
• Planabweichungen sollten automatisch angezeigt werden, um frühzeitige Reaktionen zu ermöglichen.
• Das System sollte schrittweise mit verfügbaren Ressourcen implementiert werden, um die von Beginn an hohe Akzeptanz im Unternehmen nicht zu gefährden.

NUTZEN LANGFRISTIG SICHERN

Hohe Anforderungen wurden jedoch nicht nur an den Leistungsumfang des Systems gestellt. Auch maximale Stabilität, ein umfassender Schutz gegen Datenverluste sowie gegen Missbrauch oder unberechtigte Zugriffe auf persönliche Informationen und nicht zuletzt die Nachhaltigkeit der geplanten Investition waren weitere, wichtige Auswahlkriterien. EDEKA Südwest suchte daher nach einer skalierbaren Technologie, die im eigenen Rechenzentrum gehostet werden sollte und bei Bedarf mit neuen Funktionalitäten und Modulen ergänzt werden kann.

PROJEKTE ERFOLGREICH STEUERN

Mit diesem umfangreichen Pflichtenheft erwies sich eine Weiterentwicklung der vorhandenen, teils selbst entwickelten Projektmanagement-Tools als zu aufwändig oder gar unmöglich. Daher sollten sie durch ein zentrales, professionell entwickeltes System mit dem gesamten benötigten Funktionsumfang ersetzt werden. Um die ideale Lösung zu finden, bewertete EDEKA Südwest eine Reihe von Lösungen verschiedener Anbieter.

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen prüfte EDEKA Südwest alle in Frage kommenden Systeme sehr sorgfältig. Der detaillierte Vergleich ergab, dass Sciforma die bestehenden fachlichen Anforderungen am besten abdecken konnte, hinsichtlich Usability am besten bewertet wurde und zu angemessenen Konditionen erhältlich war.

SCIFORMA LÖSUNG

Wichtige Funktionen

• Projektplanung und -management
• Projekt- und Portfolio-Reporting und Dashboards
• Perspektivisch: Anforderungsmanagement

Technische Entscheidungen

EDEKA Südwest entschied sich für die Implementierung von Sciforma im eigenen Rechenzentrum, zunächst in der Version 7.0 auf Windows Servern. Im Jahr 2020 erfolgte ein Upgrade auf Version 7.1, betrieben ebenfalls on-premise, auf einer virtuellen, durch Sciforma bereitgestellten Maschine (Sciforma Virtual Appliance – SVA).

In einem ersten Schritt wurden zunächst die Kernmodule des Systems eingeführt und die Umstellung für die Anwender so einfach wie möglich gestaltet. Mittelfristig sind Erweiterungen beispielsweise mit Funktionen für das Anforderungs- und Ressourcenmanagement möglich.

Leistungen

• Training
• Support für Implementierung und Integration

Sciforma bietet die optimale Kombination aus Leistung, Flexibilität und Usability. Für agile Unternehmen mit komplexen Anforderungen bedeutet diese Technologie einen großen Schritt in die Zukunft.

MARTIN GABEL, IT-Projekt-/Prozessmanagement, EDEKA Südwest

ERWARTETE/REALISIERTE LEISTUNGEN UND NÄCHSTE SCHRITTE

HOCHLEISTUNG BRINGT MEHR UNTERNEHMENSERFOLG 

Bereits kurz nach der Einführung hat sich Sciforma bei EDEKA Südwest als unverzichtbares Werkzeug für das Projektmanagement und für die strategische Steuerung des Unternehmens etabliert. Während die zuvor verfügbaren Tools nur von Projektleitern genutzt wurden, profitieren heute  viele weitere Führungskräfte und ein Multiprojektmanagement-Board von detaillierten Projektdaten.

Anwender können jederzeit und überall auf aktuelle Soll- und Ist-Reports zugreifen. Über Schnittstellen liefert Sciforma Informationen auch an Controlling, Rechnungswesen und die Anlagenbuchhaltung und automatisiert damit zuvor manuell bearbeitete Prozesse.

Parallel laufende Projekte werden koordiniert, Ressourcen effektiver eingesetzt und Synergien erkannt und genutzt. So konnte beispielsweise eine von einem Geschäftsbereich benötigte App von vornherein für den Bedarf eines weiteren Bereichs mit entwickelt werden. Damit entfiel ein zweites Projekt mit entsprechendem Aufwand und Kosten. 

Mit Sciforma realisiert EDEKA Südwest jetzt nahezu alle Projekte innerhalb ihrer Zeit- und Budgetpläne. Drohen Planabweichungen, informiert das System automatisch die Projektleitung und ermöglicht so frühzeitige Gegenmaßnahmen, die das Projekt wieder auf Kurs bringen.

FLEXIBLE KONFIGURATION FÜR SPEZIELLE ANFORDERUNGEN

Projekte, die mehrere Geschäftsbereiche der EDEKA Südwest einbeziehen, umfassen oft zahlreiche Varianten und Ausprägungen. Dass Sciforma auch solche diversen Szenarien vollständig abbilden kann, bietet zusätzliche Vorteile besonders für komplex strukturierte Unternehmen. Auch an künftig mögliche Änderungen, beispielsweise in der Unternehmensorganisation oder in Arbeitsprozessen, lässt sich das System flexibel anpassen.

WEIT MEHR ALS GUTES PROJEKTMANAGEMENT

Insgesamt erreichte EDEKA Südwest Verbesserungen, von denen das gesamte Unternehmen profitiert.

Projekte werden jetzt im Regelfall schneller und innerhalb ihrer Zeit- und Budgetplanung abgeschlossen.

Neben den Projektleitern greifen auch weitere Führungskräfte und ein Multiprojektmanagement-Board sowie weitere Stakeholder auf Projektdaten zu. Die Verantwortlichen erhalten so eine aktuelle und solide Grundlage für abgesicherte Entscheidungen. Auswertungen sind jetzt nicht mehr nur für einzelne Projekte, sondern auch für Projektgruppen oder -kategorien möglich. Zudem liefern die kumulierten Berichte wichtige Hinweise für die Planung neuer Projekte.

Echtzeit-Projektdaten warnen vor drohenden Planabweichungen, zeigen, wo mehr Ressourcen benötigt werden und ob diese möglicherweise aus anderen Projekten abgezogen werden können. Standardisierte Prozesse produzieren vergleichbare Daten zur Bewertung von Projekten und sichern eine hohe Qualität im Projektmanagement und in der Dokumentation. Automatisierte Reports und Prozesse erleichtern die Arbeit und schaffen zusätzliche, freie Kapazitäten für operative Arbeiten der Projektleiter.

Sciforma bietet maximale Stabilität, schützt effektiv die gespeicherten Daten und ist kompatibel mit der Datenschutzgrundverordnung. Die Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienung des Systems erhöhen die Akzeptanz der Anwender und unterstützen eine schnelle und reibungslose Einführung.

Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich mit Zusatzfunktionen wie dem Anforderungs- und Ressourcenmanagement oder der Projektzeiterfassung erweitern und ist damit eine zukunftssichere und nachhaltige Investition.Insgesamt konnte EDEKA Südwest mit den von Sciforma gelieferten, detaillierten und umfassenden Informationen die Produktivität steigern und Einsparungen erzielen.