Sitz
Frankreich
Branche
Lebensmittel & Getränke
Über die Even Gruppe
Even ist ein genossenschaftlich organisierter Lebensmittelkonzern. Gegründet in der Bretagne zunächst für die Milchwirtschaft, zählt das Unternehmen heute zu den wichtigsten Akteuren der französischen Lebensmittelindustrie. Die Gruppe gliedert sich in vier einander ergänzende Geschäftsbereiche: den vorgelagerten Agrarsektor, Milch und Molkereiprodukte, den Vertrieb von Lebensmitteln (Hauslieferungen und Foodservice) und einen Bereich zur Diversifizierung der Wertschöpfung (Fertiggerichte und Pökelwaren). Die Produkte der Gruppe werden unter landesweit bekannten Marken wie Paysan Breton, Régilait und Mamie Nova vertrieben und finden sich täglich auf einer Million Tellern in Frankreich und anderen Ländern.
- Branche: Agrarwirtschaft
- Gegründet: 1930
- Sitz des Unternehmens: Ploudaniel, Frankreich
- Umsatz (2022): 2,5 Milliarden €
- Mitarbeitende: 1.400 Bauern sind Mitglieder der Genossenschaft, sie beschäftigt mehr als 6.000 Angestellte
- Website: www.even.fr/en
Standardisierungsbedarf in Prozessen
Mangelnde Dynamik kann der Even Gruppe nicht unterstellt werden. Mit ihren vier Geschäftsbereichen, jeder mit einem eigenen Projektportfolio, sowie mehreren IT-Abteilungen, die Innovations- und Digitalisierungsprojekte verwalten, entwickelt sich das Unternehmen erfolgreich in allen Bereichen.
Allerdings, wie lassen sich von der Unternehmensleitung gesteuerte, funktionsübergreifende Projekte mit von einzelnen Abteilungen im Unternehmen beauftragten Projekten in Einklang bringen? Wie lässt sich die Arbeit unterschiedlicher Teams koordinieren, wenn sie unterschiedliche Ziele verfolgen und unterschiedliche Methoden und Instrumente anwenden? Wie lassen sich die gesamten, im Unternehmen verfügbaren Kapazitäten erfassen?
Das waren die wesentlichen Herausforderungen, vor denen Bleiz Kerjean, IT PMO auf Konzernebene, stand. Um sie zu bewältigen, wurde ein Programm zur Förderung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit auf IT-Ebene gestartet. Es sollte die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern, Interaktionen rationalisieren, Doppelarbeit mit Hilfe eines Gesamtüberblicks über Projekte vermeiden und vorhandene Infrastrukturen zusammenfassen.
Menschen und Daten zusammenführen – mit Sciforma
Um dieses Programm zur Vereinheitlichung umzusetzen, benötigte Even eine Projektportfoliomanagement-Plattform. Gesucht wurde ein intuitiv bedienbares Tool, das über Schnittstellen mit anderen Systemen verknüpft werden kann. Nach sorgfältiger Auswahl entschied sich Even für die Lösung von Sciforma. Sie wurde Anfang 2022 zunächst in der für die funktionsübergreifende Koordination zuständigen Abteilung Systeme und Netze implementiert.
Aber selbst die beste PPM-Plattform ersetzt kein Personal- und Finanzmanagementsystem. Damit alle Teams ihre Daten in einem gemeinsamen, gruppenweiten Repository verwalten können, mussten Schnittstellen zwischen Sciforma, Jira (einem Standard-Tool für Entwicklungsteams) und verschiedenen funktionalen Informationssystemen erstellt werden.
“Wir benötigten ein intuitiv bedienbares, leistungsfähiges Tool, mit dem wir Projekte verwalten sowie große Portfolios koordinieren und priorisieren konnten und das uns gleichzeitig einen Überblick über die Kapazitäten aller Funktionen bietet.”
Bleiz Kerjean, IT PMO
Einführung eines kohärenten Prozesses
Parallel zur Einführung von Sciforma und der Einrichtung von Schnittstellen implementierten Bleiz Kerjean und sein Team auch einen Projektlebenszyklusprozess mit dem Ziel, Projektmanagementmethoden zu systematisieren, die zeitliche Abfolge von Prozessschritten und die jeweiligen Zuständigkeiten zu klären und die Ausrichtung der Projekte am Masterplan des Unternehmens sicherzustellen. In Sciforma erstellte Vorlagen erleichterten die Übernahme und Durchsetzung von Best Practices.
Auf diesem Fundament muss Even nun aufbauen. Dazu wird das neue System in der gesamten Gruppe und für alle ihre Projektportfolios eingeführt. Bleiz Kerjean arbeitet bereits intensiv daran, die IT-Abteilungen mit ins Boot zu holen und sie bei der Einführung des Tools zu unterstützen. Zu den angebotenen Initiativen für das Change-Management zählen Sensibilisierungs- und Kommunikationsprogramme, aber auch gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen ASI entwickelte Workshops (mit Anleitungen zur Nutzung des Tools für spezifische Anforderungen, Anwendungsberichten etc.).
Überzeugende erste Ergebnisse
Mit der Implementierung von Sciforma und des Projektlebenszyklus wurde bereits ein Gesamtüberblick über die im Unternehmen verfügbaren Kapazitäten möglich. Damit lassen sich die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt einsetzen, die Ressourcenauslastung wurde um 10 % verbessert.
Die Übersicht und die Struktur, die der Prozess und das Tool schaffen, ermöglichen es Even, den Bedarf im Unternehmen besser zu antizipieren und damit die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus konnte Even durch die Verringerung des Administrationsaufwands für die Teams die für die Erstellung von Berichten benötigte Arbeitszeit um 20 % reduzieren!
Auch die Qualität dieser Berichte hat sich verbessert. Die Kommunikation mit Teams und Führungskräften wurde dadurch einfacher und objektiver. Entscheidungsträger können jetzt Entscheidungen zur Freigabe, Priorisierung und zu nächsten Schritten auf der Grundlage zuverlässiger Kennzahlen und in Echtzeit verfügbarer Informationen treffen.
Und schließlich verbessert die Fähigkeit, riskante Projekte (beispielsweise solche, die “nie enden”) zu identifizieren, die gesamte Performance und Qualität des Portfolios.
10 % besser ausgelastete Ressourcen und 20 % weniger Zeitaufwand für administrative Aufgaben in wenigen Monaten!
Nächste Schritte
Nach der Neuanlage aller Projekte in Sciforma und dem Abschluss des Change-Management-Prozesses plant Even, Budget- und Kostenmanagementfunktionen einzusetzen, um das Projektportfoliomanagement weiter zu konsolidieren und fundierter über Neueinstellungen entscheiden zu können.
