Imagine Optic: Datenbasierte Entscheidungen für mehr Vernunft im Projektmanagement

Über Imagine Optic

Imagine Optic ist der führende Anbieter von Lösungen für die Wellenfrontmetrologie und adaptive Optik. Das Unternehmen stellt Wellenfrontsensoren her, die eine granulare Analyse der optischen Eigenschaften von Materialien und, basierend darauf, die Entwicklung von Korrekturmöglichkeiten ermöglichen. Sein Knowhow hat das Unternehmen gemeinsam mit renommierten Kunden aus dem akademischen und industriellen Bereich wie Harvard University, Apple, Google, NASA und anderen entwickelt. 

• Branche: Optische und photonische Systeme und Lösungen 
• Gegründet: 1996 
• Sitz des Unternehmens: Orsay, Frankreich 
• Umsatz: 7 Millionen € in 2023
• Mitarbeitende: 60 
• Website: www.imagine-optic.com

Ein High-Tech-Unternehmen mit vielfältigen Initiativen

Die technische Abteilung von Imagine Optic verwaltet gleichzeitig mehr als 50 Projekte, die sich in den Projektinhalten, in der Menge der zu bewältigenden Arbeit, in den Zeitplänen und in den Anforderungen deutlich voneinander unterscheiden. 

Beispielsweise muss das Unternehmen bei “Engineer-to-Order”-Projekten wie eine externe Konstruktionsabteilung für Kunden arbeiten, die schnell spezifische technische Lösungen benötigen. Für Produkt-F&E-Projekte spielen Fragen zu Steuervergünstigungen eine wesentliche Rolle. Und von Forschungsagenturen unterstützte F&E-Programme, die sich über mehrere Jahre erstrecken, gleichen eher einem Marathon. 

Ungeachtet dieser Unterschiede bergen aber alle Projekte von Imagine Optic hohe technische Risiken und nutzen dieselben Ressourcen. Das Unternehmen muss daher sehr sorgfältig planen und sämtliche verfügbaren Informationen nutzen.

Formalisierung des Projektmanagementprozesses in mehreren Schritten

Obwohl Imagine Optic bereits seit 2001 ein System zur Überwachung von Projekten nutzte, blieb der Projektmanagementprozess bis weit in die 2000er Jahre hinein informell. Erst im Jahr 2012 führte Imagine Optic MS Project zur Verwaltung seiner Kapazitätspläne ein. 

Mit der weiteren Ausweitung der Geschäfts- und Projektaktivitäten stieß dieses System jedoch bald an seine Grenzen. In den Jahren 2014 bis 2016 stellte das Unternehmen zahlreiche neue Mitarbeiter ein, meist junge Ingenieure ohne echte Projektmanagementkultur. In dieser Zeit entwickelte jeder Projektmanager seine eigenen Tracking-Tools, MS Project wurde aufgegeben. 

Manuelle Dateneingaben, die Duplizierung von Daten in verschiedenen Tools und ständiges Arbeiten im “Feuerwehr-Modus” machten dann jedoch deutlich, dass der Projektmanagementprozess konsolidiert werden musste. Eine PMO-Funktion wurde geschaffen. 

Von Frustrationen zu Spezifikationen

Pauline Treimany, die neue PMO-Managerin, war sich darüber im Klaren, wie dringend ein professionelles Projektmanagement-Tool benötigt wurde, und analysierte die Schwachstellen der bestehenden Lösungen. 

Das offensichtlichste Problem war die fehlende, zentralisierte Planung und Verwaltung. Mit den unterschiedlichen Instrumenten und Methoden für das Tracking von Projekten ließen sich nur mit großen Mühen Daten konsolidieren und Berichte erstellen. Ineffiziente Informationsflüsse verstärkten die negativen Effekte der wechselseitigen Abhängigkeiten von Ressourcen zusätzlich. Ebenso fehlten Feedback von unten nach oben und Berichte an die Geschäftsleitung. Entsprechend bereitete die vorausschauende Planung den Entscheidungsträgern große Schwierigkeiten. 

Aus der Perspektive des Unternehmens führte dieser fehlende Überblick über die Gesamtsituation immer wieder zu Verzögerungen in Projekten und zu Überschreitungen von Zeit- und Budgetplänen. 

Daher suchte Imagine Optic im Jahr 2016 nach einer Plattform, die einen umfassenden Überblick über Ressourcen und Projekte bietet, eine bessere Koordination ermöglicht und die Effizienz steigert. 

Sciforma: Die vernünftige Lösung

Die Wahl fiel aus unterschiedlichen Gründen auf Sciforma. 

Aus funktionaler Sicht deckt das Tool sowohl Projektmanagementprozesse (Zeiterfassung, Fortschrittsverfolgung, Planung usw.) als auch Portfoliomanagementprozesse (Führungskräfteplanung, Ressourcenauslastung, Filtern von Visualisierungen, Kapazitätsabgleich, Simulationen usw.) ab. 

Zudem zeichnete sich die Lösung von Sciforma durch ihre außergewöhnliche Anwenderfreundlichkeit aus. Imagine Optic schätzte vor allem die Balance zwischen Flexibilität (Reaktionsmöglichkeiten, Skalierbarkeit, Anpassbarkeit) und Struktur (mit Sicherheitsvorkehrungen und einem klaren Rahmen, an dem sich auch Benutzer orientieren können, die keine Experten im Projektmanagement sind). 

Und nicht zuletzt zählten die wettbewerbsfähigen Konditionen, zu denen Sciforma angeboten wird, als gewichtiger Pluspunkt. 

Die meisten der Funktionen, die Sciforma enthält, folgen dem gesunden Menschenverstand. Wenn man nur einen Moment darüber nachdenkt, erkennt man schnell, dass diese Lösungen absolut sinnvoll sind!

Pauline Treimany, PMO und COO

Imagine Optic war von der Lösung so überzeugt, dass das Unternehmen Ende 2022 beschloss, seine Partnerschaft mit Sciforma mit der Migration auf die Version 7.1 auszubauen, um von den erweiterten Funktionen wie der Möglichkeit, Projekte zu gruppieren, sowie von REST-APIs und Hybrid-Projektmanagement profitieren zu können. 

Ich konnte kaum fassen, wie schnell das Software-Upgrade erledigt war.

Pauline Treimany, PMO und COO

Vernunft – praktisch angewendet

Seitdem Imagine Optic Sciforma eingeführt hat, kann das Unternehmen drohende Verzögerungen in Projekten vorab erkennen und die Beteiligten entsprechend informieren. Das vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Projektteams erheblich. 

Klare, automatisch generierte Reports, für die keine Daten mehr manuell konsolidiert werden müssen, ermöglichen Teammitgliedern und Entscheidungsträgern faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. 

Mit Blick auf die Finanzen kann das Unternehmen jetzt Rentabilitätsanalysen durchführen. Sie helfen, das Geschäft besser zu verstehen und für Optimierungen relevante Faktoren zu erkennen. Auch Berichte zu Steuervergünstigungen und Subventionen für die Forschung werden jetzt viel einfacher und zuverlässiger erstellt. 

Und schließlich lassen sich die Kapazitätsbedarfe verschiedener Projekttypen besser bewerten, da Engpässe frühzeitig erkennbar werden. 

Nächste Schritte

Als Nächstes stehen jetzt Optic Mentoring-Programme eingerichtet und demonstriert den Anwendern immer wieder den Nutzen des Tools in der Praxis. Daran erkennen sie, wie sie von der Lösung profitieren können. 

Pauline Treimany plädiert für einen pragmatischen Ansatz der Trainings- und Einführungsprogramme, damit sie den spezifischen Erwartungen jedes Einzelnen gerecht werden.

Um Teammitglieder davon zu überzeugen, dass sie ihre Gewohnheiten ändern müssen, müssen Sie deren Zögern zunächst akzeptieren. Sie dürfen ihnen nicht vormachen, dass alles ganz einfach wäre. Und Sie müssen Zweifel zulassen, manchmal Murren hinnehmen und versuchen, die Dinge wenn möglich richtigzustellen!

Pauline Treimany, PMO und COO

Zum Abschluss der Einführung plant Imagine Optic dann noch die Einrichtung von Schnittstellen zwischen Sciforma und anderen, wichtigen, intern genutzten Tools.