kommIT: Mehr Projekterfolg mit einem professionellen PPM-Tool

Über kommIT

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung zählt kommIT zu den wichtigsten Dienstleistungsunternehmen im Bereich der Digitalisierung von kommunalen Einrichtungen wie Landratsämtern, Kreisverwaltungen, Gemeindeverwaltungen, Stadtverwaltungen etc. in Deutschland. Das Beratungsunternehmen unterstützt seine Kunden mit einem breiten Portfolio technischer Lösungen und Dienstleistungen bei der Beschleunigung ihrer Digitalisierung.

• Branche: IT-Dienstleistungen
• Sitz des Unternehmens: Köln, Deutschland
• Website: https://www.komm-it.de/

Ausweitung der Geschäftstätigkeit führt zu wachsender Komplexität

Die Digitalisierung papierbasierter Prozesse kann wesentlich zu einer spürbaren Steigerung der Arbeitseffizienz und Qualität im öffentlichen Dienst beitragen und die kommunale Verwaltung in Deutschland hat dies sehr wohl erkannt. In den letzten Jahren entstand daraus eine erheblich gestiegene Nachfrage nach den von kommIT angebotenen Beratungsleistungen. Im Auftrag von Kunden aus dem öffentlichen Dienst hat kommIT eine wachsende Zahl wichtiger Initiativen von der Implementierung von Software bis zu komplexen Mega-Projekten im Bereich Infrastruktur durchgeführt.

Neben einer Ausweitung der Geschäftstätigkeit führte dies jedoch auch zu wachsender Komplexität. Grundlegende Anforderungen wie die Bearbeitung von Projekten innerhalb geplanter Budgets und Fristen rückten damit wieder mehr in den Fokus. kommIT beschloss, aktiv zu werden, um die Erfolgsquote seiner Projekte zu steigern.

Auf dem Weg in die Zukunft – mit Sciforma

Seit der Implementierung von Sciforma 6 vor einigen Jahren hatte kommIT mit diesem System gearbeitet. Allerdings beschränkte sich die Nutzung auf einige grundlegende Features und Workspaces – wie Gantt Charts und die Zeiterfassung. Das PPM-Tool diente lediglich als Alternative zu Excel, sein volles Potenzial wurde nicht ausgeschöpft und kommIT konnte nicht wirklich davon profitieren.

Das änderte sich grundlegend, als sich im Jahr 2018 Stefan Georg Müller, Leiter Projektmanagement bei kommIT, der Thematik annahm. Das Unternehmen nahm ein Upgrade auf die Version 7.1 vor und nutzte von da an sehr viel mehr Funktionen des Tools. Sciforma wurde zur zentralen Plattform, der “single source of truth”, und unterstützt seither den gesamten PPM-Prozess.

Als kommIT erkannte, dass die Erfolgsquote seiner Projekte den Erwartungen des Unternehmens nicht gerecht wurde, beschloss es, seine Prozesse zu überprüfen. Dabei zeigte sich Verbesserungspotenzial. Im nächsten Schritt wurde bewertet, wie effizient die Prozesse im Projektmanagement waren, was gut und was weniger gut lief. kommIT wollte so Defizite erkennen und beheben. Daraus entstand eine neue Methodik, die dann in Sciforma implementiert wurde. Sie unterstützt seither die Projektmanager bei der Einhaltung standardisierter Arbeitsabläufe.

Hinweis: Abhängig vom Umfang, der Komplexität und den Inhalten des jeweiligen Projektes nutzt kommIT eine Kombination agiler, klassischer und hybrider Methodiken im Projektmanagement.

Vorteile eines professionellen PPM-Tools

Die Stärke und der Nutzen eines PPM-Tools liegen zweifellos in seinen multidimensionalen Fähigkeiten. Mit Sciforma lassen sich wechselseitige Abhängigkeiten zwischen Ressourcen, Budgets, Beteiligten, Risiken, Arbeitsabläufen und weiteren Faktoren erkennen und verwalten. Damit kann das System die Komplexität der Arbeit der Projektmanager reduzieren und ihnen helfen, Projekte mit den vorgesehenen Inhalten und innerhalb der geplanten Budgets und Fristen zu bearbeiten.

Auch die E-Mail-Kommunikation, die Experten für Effizienzverluste von rund 30 % verantwortlich machen, konnte mit den in der Plattform integrierten Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen deutlich reduziert werden.

Mit dem Einsatz von Sciforma als Standard-Tool für das Projekt-Lifecycle-Management – vom Briefing bis zur Abrechnung – können die Projektmanager von kommIT jetzt fünf Mal so viele Projekte wie zuvor parallel verwalten.

Insgesamt hat kommIT herausragende Ergebnisse erzielt:

• Projekterfolgsquote: + 94 %
• Innerhalb des geplanten Budgets bearbeitete Projekte: + 97%
• Zeitaufwand für Berichte, Suche nach Projektinformationen etc.: – 52 % reduzierten Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten, der Suche nach Projektinformationen etc.
• Projektvolumen: +324 %

Zur Unterstützung unserer Projektmanagementexperten benötigten wir das beste PPM-Tool für Profis.

Stefan Georg Müller, Leiter Projektmanagement

Prozesse noch intelligenter gestalten

Als Teil der Pläne von kommIT zur weiteren Optimierung seiner PPM-Prozesse und des Projekterfolgs sollen auch KI-Funktionen in Sciforma integriert werden. Damit will das Unternehmen erreichen, dass mögliche Auswirkungen von Veränderungen und Abweichungen in verschiedenen Bereichen der Projektbearbeitung (Budget, Ressourcen, Risiken, Beteiligte etc.) erkannt und angemessene Maßnahmen ergriffen werden können. Einige KI-Funktionen wurden bereits in die Plattform integriert. Als nächsten Schritt plant das PMO, die KI-Prozesse mit Hilfe von Schnittstellen noch nahtloser einzubinden.