Standort
Frankreich
Aktivitätsbereich
Banken & Versicherungen
ÜBER S2E
S2E (“Services Epargne Entreprise”) ist die führende Plattform für Managementservices für Arbeitnehmersparpläne in Frankreich. Das Unternehmen verarbeitet und verwaltet eine breite Palette von Sparprodukten für Arbeitnehmer im Auftrag großer Kunden (Banken und Versicherungsunternehmen). Insgesamt bedient S2E 70.000 Unternehmen jeder Form und Größe und insgesamt nahezu 3 Millionen Arbeitnehmer.
- Branche: Finanzdienstleistungen
- Gründungsjahr: 2006
- Sitz: Nantes, Frankreich
- Umsatz: 53,7 Millionen €
- Mitarbeiter: 350
- Website: www.s2e-services-epargne-entreprise.com
ÜBERBLICK ÜBER DAS PROJEKT
Endes des Jahres 2018 erkannte S2E die Notwendigkeit, ihr Projektportfoliomanagement zu verbessern, und begann mit der Suche nach einer passenden Tool. Das Projektportfoliomanagement-Team (also das Projektmanagementbüro) von S2E restrukturierte dann seinen Prozess passend zu der Projektportfoliomanagementsoftware von Sciforma. Im ersten Schritt wurde das neue System zunächst in der IT-Abteilung als dem wichtigsten Treiber für Projektaktivitäten ausgerollt.
WESENTLICHE GESCHÄFTSTREIBER & ANFORDERUNGEN
Harmonisierung des Projektmanagements für unterschiedliche Projekte
Die IT-Abteilung von S2E bearbeitet mit 130 Mitarbeitenden (plus externen Auftragnehmern) und einem Jahresbudget von 8 Millionen € eine breite Palette verschiedener Initiativen. Einige werden direkt von den Teams der IT-Abteilung gemanagt, mehr funktionsübergreifende Projekte werden von mehreren Stellen geführt. Einige Projekte konzentrieren sich auf die Verbesserung und Transformation interner Prozesse. Andere zielen auf die Entwicklung oder Verbesserung der Dienstleistungen und Schnittstellen für Unternehmen und Arbeitnehmer, die die Leistungen von S2E nutzen.
S2E suchte nach einem Nachverfolgungssystem, das die notwendige Konsistenz für ein effektives Management von so vielen unterschiedlichen Projekten bietet. Bis dahin hatte S2E drei verschiedene Systeme genutzt: eines zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten, eines für das Budgetmanagement und eines für andere Operationen. Die verteilten Daten mussten manuell konsolidiert werden und es war unmöglich, das Monitoring der Projektarbeit in einem einzigen, umfassenden Managementprozess zusammenzufassen. S2E benötigte also ein gemeinsames Datenverzeichnis, um das Projektmanagement sowie Formatierungs- und Reportingprozesse zu vereinheitlichen und damit die Kontrolle zu verbessern.
Verlässliche Daten teilen und konsolidieren
Um noch offene Arbeiten in Projekten zu verfolgen, mussten Projektmanager die Daten mit Hilfe von Excel manuell dekrementieren – eine besonders komplexe und zeitaufwändige Aufgabe. Entsprechend benötigte die Zusammenstellung eines zusammenfassenden Reports zum Fortschritt aller Projekte rund 20 Tage, und wenn die Daten dann vorlagen, waren sie bereits veraltet.
Darüber hinaus sollte ein konsolidiertes System eine bessere Koordination und Zusammenarbeit zwischen Projektmanagern und Ressourcenmanagern und einen umfassenden Überblick über die Kapazitäten der Teams ermöglichen.
Und schließlich wollte das Unternehmen die Verbindungen zwischen Projektmanagement und Budgetüberwachung stärken, um bestehende Lücken zwischen der Sicht von Operations auf den Ressourcenverbrauch und der der Budgetmanager auf die Abrechnung zu füllen.
Neue Möglichkeiten für das PMO schaffen
Früher war das PMO in der IT-Abteilung von S2E angesiedelt. Jetzt wurde es in die Customer Relations- und Transformationsabteilung verlagert, die die Kontoinhaber direkt unterstützt. Auf diese Weise sollte das PMO eine umfassendere Sicht auf die Geschäftsaktivitäten gewinnen und die Transformation beschleunigen können. Voraussetzung dafür und für die Erfüllung einer eher strategischen Steuerungsfunktion waren allerdings optimierte Fähigkeiten im Projektportfoliomanagement (Anlage neuer Projekte im System, Freigabe, Monitoring und Reporting, Veränderungen, Trade-Offs etc.). Benötigt wurde ein dynamisches Datenverzeichnis mit automatischen Updates in Echtzeit, das aktuelle und verlässliche Daten bereitstellt und schnelles Eingreifen ermöglicht. S2E wollte Veränderungen und Probleme in Projekten voraussehen, statt nur auf sie reagieren zu können. Und nicht zuletzt benötigte das PMO eine Kollaborationsplattform zur Unterstützung, um seine Schlüsselfunktion, verschiedene Teams und Beteiligte zu verbinden, besser wahrnehmen zu können.
IMPLEMENTIERUNG DER LÖSUNG VON SCIFORMA
Nach einer sorgfältigen Marktanalyse und der Zustimmung aller Beteiligten entschied sich S2E für Sciforma. Ausschlaggebend dafür war die einfache Anwendung und die gesamte Usability des Systems. Nach einer sechswöchigen Pilotphase mit rund 20 Anwendern nahm S2E das Tool am 1. Januar 2021 zunächst für die IT-Abteilung in Betrieb.
WESENTLICHE FUNKTIONEN:
- Projektablauf- und Zeitplanung
- Management und Nachverfolgung von Projekten
- Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
- Budgetmanagement
- Portfolio-/Programmmanagement
SERVICES:
Ein Experte von Sciforma unterstützte S2E bei der schrittweisen Implementierung des Tools und in allen Phasen der Implementierung und Konsolidierung:
- Training für das Projektmanagement mit Sciforma
- Situations- und Anforderungsanalyse anhand von Use Cases
- Empfehlung von Lösungen zur optimalen Nutzung der Standardeinstellung und individuellen Anpassungen
- Hilfen für Anwender als Unterstützung für das PMO
“Die Implementierung verlief insgesamt reibungslos. Wir waren erstaunt, wie schnell und problemlos der Experte von Sciforma das System an unsere Anforderungen anpassen konnte. Das zeigt, wie flexibel die Lösung ist.”
Pascal Lenois, Projektportfoliomanager – S2E
TECHNISCHE UMSETZUNG:
S2E führte die Sciforma 7.1 Saas-Lösung ein. Entsprechend den Empfehlungen und der Philosophie des Anbieters wählte S2E eine Konfiguration möglichst nahe an der Standardversion des Produkts.
“Wir wissen aus Erfahrung, dass die übermässige Individualisierung eines Systems die Wartung erschwert. Die Standardversion von Sciforma enthält bereits alle wesentlichen Projektmanagementfunktionalitäten, mit denen wir arbeiten. Nach einigen kleinen Änderungen und Anpassungen passte die Software perfekt zu unserem Bedarf und unserem Prozess.”
Pascal Lenois, Projektportfoliomanager – S2E
WICHTIGSTE VORTEILE
Mehr Konsistenz im Projektmanagement und Monitoring
Die ersten Schritte von S2E mit Sciforma erzielten bereits sichtbare Verbesserungen. Nachdem die ganzen Excel Dateien, Anwendungen und Dashboards zur Projektverfolgung, mit denen das Unternehmen bislang jongliert hatte durch ein zentrales Tool ersetzt wurden, kann S2E Projekte viel effizienter planen und überwachen. Besonders die Projekt-Vorlagen in Sciforma, die automatisch vordefinierte Lieferobjekte vorschlagen, helfen Projektmanagern beim Management, der Formalisierung und beim Reporting zu ihren Projekten.
Das einheitliche Datenverzeichnis garantiert zuverlässige, nachverfolgbare und konsistente Informationen zum aktuellen Stand und stellt sicher, dass Phase-Gate-Anforderungen erfüllt werden. Damit lässt sich leichter eine sinnvolle Reihenfolge für die Projekte festlegen.
Zugewinne und Verbesserungen auf allen Ebenen
Mit dem Tool von Sciforma können jetzt zahlreiche Teammitglieder bei Sciforma zur selben Zeit am selben Projekt arbeiten. Das erleichtert und intensiviert die Zusammenarbeit zwischen Ressourcenmanagern und Projektmanagern und optimiert außerdem die Ressourcenzuteilung. Projektmanager können jetzt generische Ressourcen anfordern, die der jeweilige Teamleiter später in benannte Ressourcen umwandeln kann: Auf diese Weise nutzen die beiden, einander ergänzenden Rollen dieselben, verlässlichen Informationen zu Kapazitäten und können effektiv zusammenarbeiten.
Transaktionen einschließlich der Honorare für externe Dienstleister werden jetzt zentral und standardisiert in Sciforma überwacht. Das System liefert ein konsolidiertes Bild der prognostizierten, vertraglich festgelegten und tatsächlichen Zahlungsströme. Die damit mögliche, detailliertere Nachverfolgung der Budgetverteilung und der Kosten von Projekten erleichtert die Kontrolle der Finanzen und schafft mehr Transparenz bei der Verwendung der Mittel.
Das PMO kann jetzt seine Rolle als Hub ausfüllen
Für das PMO war die Einführung des Tools die Gelegenheit, den gesamten PPM-Prozess zu restrukturieren. Es analysierte die Anforderungen der Nutzer, definierte darauf aufbauend eine Reihe von Best Practices und Standardformaten, die das Management und das Monitoring erleichtern, und implementierte sie in Sciforma. Zusätzlich erstellte das PMO verschiedene Anleitungen für Anwender in unterschiedlichen Kontexten zur Erläuterung und Verinnerlichung der Praktiken und sorgt jetzt dafür, dass sie ordnungsgemäß angewendet werden. So war der Start von Sciforma unter anderem der perfekte Anlass, Anwender daran zu erinnern, wie wichtig es ist, Angaben zu noch offenen Arbeiten regelmäßig anzupassen und zu aktualisieren. Das neue Tool vereinfacht diese Arbeiten erheblich.
Alles in allem unterstützt das PMO von S2E die Anwender jetzt wirkungsvoll darin, sich an das neue Tool und den neuen Prozess zu gewöhnen und die entscheidende Rolle im Blick zu behalten, die die Nachverfolgung und Überwachung ihrer Arbeit für die Qualität der Daten und den Zustand des Projektportfolios spielt. Ziel ist es, eine echte Community rund um das Tool aufzubauen und mehr Interaktionen und Synergien zwischen den verschiedenen, an Projektaktivitäten Beteiligten zu erzeugen.
Letztlich ist das PMO dank höherer Transparenz und konsistenten, verlässlichen Daten in der Lage, das Portfolio besser zu überwachen und sicherzustellen, dass es gut funktioniert. Projekte können innerhalb ihres geplanten Zeitrahmens und des Budgets mit den vorgesehenen Inhalten abgeschlossen werden. Projekte mit unbefriedigenden Kennzahlen, Problemen oder Risiken kann das PMO jetzt identifizieren. Es kann tiefergehende Analysen durchführen, an Steuerungsgremien berichten und Empfehlungen aussprechen, die dem Erfolg des Unternehmens dienen.
NÄCHSTE SCHRITTE
Kennzahlen erarbeiten:
Das PMO von S2E plant, die für das Monitoring der Projektqualität relevantesten Kennzahlen zu identifizieren und damit seinen Prozess für das Monitoring der Projektqualität weiterzuentwickeln.
Simulationen nutzen:
Das Unternehmen möchte die Zusammensetzung seines Portfolios einfach und dynamisch anpassen, neue Projekte eingliedern und bei Bedarf Lösungen für Trade-Offs erarbeiten können. Dazu wird S2E die Funktionen von Sciforma zur Simulation unterschiedlicher Szenarien, für das Reporting und für die Implementierung nutzen.
Agil integrieren:
Da die Zahl der agil gemanagten Projekte wächst, möchte S2E diese in das Portfolio und in Sciforma aufnehmen.
Impulse für kontinuierliche Verbesserungen geben:
Teil der Aufgabe des PMOs ist es, in der Zeit, in der die neuen Best Practices gelebte Gewohnheit werden, Empfehlungen zur schrittweisen Verbesserung des Prozesses auszusprechen.
