Standort
Frankreich
Aktivitätsbereich
Automobilindustrie
Über Seqens
Seqens ist ein integrierter, international führender Anbieter von pharmazeutischen Lösungen und Spezialchemikalien. Das Unternehmen liefert verschiedenste Produkte, Services und Technologien und bietet sowohl Auftragsfertigung für die Pharma- und Spezialchemie-Industrie als auch ein breites Portfolio von Wirkstoffen, pharmazeutisch aktiven Zwischenprodukten und chemischen Substanzen.
- Branche: Chemische Industrie
- Gründungsjahr: 2003
- Sitz: Ecully, Frankreich
- Umsatz: 1 Milliarde € pro Jahr
- Mitarbeiter: 3.200
- Website: https://www.seqens.com/en
Überlick Über Das Projekt
Im Jahr 2017 evaluierte die Seqens Gruppe ihre Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten (R&D) in Frankreich und konzentrierte sie an ihrem Forschungsstandort Porcheville in der Nähe von Paris.
Amélie Nialy Gagnan wurde als Projektplanungsmanagerin für dieses neue Forschungszentrum eingestellt und mit dem Ressourcenmanagement und der Planung betraut. Als Umsatz und Personalbestand schnell wuchsen, begann sie, den Prozess zur Arbeitsplanung und -überwachung in R&D Projekten und zur Weiterberechnung an externe Kunden zu optimieren. Zur Unterstützung der neuen Arbeitsweisen unter den veränderten Rahmenbedingungen wählte Seqens die Software von Sciforma. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren die umfassende Funktionalität, die leichte Bedienbarkeit, die Skalierbarkeit und die Flexibilität. Das System wurde 2019 für den gesamten Standort installiert.
Wesentliche Erfolgsfaktoren & Anforderungen
Mehr Transparenz durch standardisierte Arbeitsweisen
Früher hatte Seqens verschiedene Tools von Task-Management-Software bis zu selbst programmierten Excel-Files für das Management von Ressourcen, Arbeitsplänen und Budgets für R&D Projekte eingesetzt. Diese Unterteilung führte dazu, dass in Teams unterschiedliche Prozesse zur Erstellung von Ressourcenplänen und zur Nachverfolgung von Finanzkennzahlen genutzt wurden. Entsprechend unterschieden sich auch die Arbeitsgewohnheiten und -abläufe der verschiedenen Teammitglieder gravierend voneinander.
Die fehlende Standardisierung zwischen Systemen und Arbeitspraktiken behinderte und verkomplizierte die Suche nach sowie die Kompilierung und die Konsolidierung von Informationen – ganz besonders dann, wenn aus verschiedenen Abteilungen Datensätze, die teilweise noch wechselseitig voneinander abhingen, abgestimmt werden mussten.
Die eingeschränkten Möglichkeiten zur Sichtung und Nutzung von Daten wurden mit den wachsenden Aktivitäten in Porchevill immer deutlicher. Daher schlug die neue Projektplanungsmanagerin schlug daher vor, die Managementpraktiken mit Hilfe eines einheitlichen Tools für die Planung und Verfolgung aller Beschaffungsaufträge und zugehörigen Rechnungen für den gesamten Standort zu harmonisieren.
Vereinfachte Ressourcenzuordnung
Die gravierendste Schwachstelle war die zuvor für die Zuordnung und Steuerung von Ressourcen vorgesehene Software. Sie war von den Projektmanagern nur stellenweise eingesetzt worden. Und jene, die sie nutzten, stießen schnell an die funktionellen Grenzen des Tools. Es bot beispielsweise keine Möglichkeit, Arbeitspläne anzupassen oder zu simulieren. Unter diesen Voraussetzungen musste Amélie Nialy Gagnan Daten von Hand sammeln und in einem immer größer werdenden und kaum mehr zu pflegenden Excel-File konsolidieren. Zur Lösung dieses Problems benötigte sie eine robuste Plattform, mit der sie Kapazitäten überprüfen und über Trade-offs und den Ausgleich von Ressourcen sowie über Neueinstellungen entscheiden konnte.
Bessere Forecasts für Bessere Planung
Der fehlende Überblick über die Pipeline erschwerte zusätzlich Prognosen zu eingehenden Anfragen. Auch deshalb konnten R&D Teams das notwendige Personal weder abschätzen (und entsprechend verschieben oder rechtzeitig einstellen) noch zu erwartende Zu- und Abflüsse von Finanzmitteln kalkulieren.
Vor diesem Hintergrund benötigte die R&D Abteilung von Seqens ein intelligentes Datenmanagementsystem für Voraussagen zum Umsatz der kommenden sechs Monate, für ein besseres Verständnis der Anforderungen des Unternehmens und der Projektlebenszyklen und für eine zuverlässigere Abrechnung.
Implementierung Der Lösung Von Sciforma
- Wesentliche Funktionen
- Ressourcenmanagement
- Portfolio-/Programmmanagement
- Services
- Support bei der Implementierung/Integration
- Technische Anforderungen
- Sicherung der gespeicherten Daten
Erwartete/Realisierte Leistungen
Aussagekräftige Aufschlüsselung von Arbeitsplänen
Sciforma bietet einen konsolidierten, dynamischen Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen und über Workloads und ermöglicht gleichzeitig eine Aufschlüsselung nach Typen von Arbeitsanforderungen, Projekten und Business Cases …, oder kurz: Insights aus den Daten.
Mit der Möglichkeit, unterschiedliche What-if-Szenarien zu simulieren oder automatische Anpassungen an Änderungen eines Parameters vorzunehmen, lassen sich Arbeitsanforderungen und Lieferobjekte besser im Detail verstehen und mögliche Engpässe in Abteilungen vorab erkennen.
Verbesserungen in der Rechnungsstellung
Amélie Nialy Gagnan steht jetzt ein Interface für die Rechnungsstellung auf Portfolioebene zur Verfügung, das einen sofortigen Überblick über den aktuellen Stand von Umsätzen und Projekten bietet. Damit ist sie in der Lage, Umsätze zu überwachen und die zugehörigen Daten zu teilen, um den Auftragsbacklog aktuell zu halten.
Fundiertere Entscheidungen zur Projektpriorisierung Dank Besserer Insights
Der konsolidierte Ressourcenplan steht allen Abteilungsleitern zur Verfügung und bietet ihnen vollständige Transparenz bei allen Aktivitäten. Sie können so Arbeitsanforderungen überwachen und managen und die Zuordnung wichtiger Ressourcen zu verschiedenen Projekten priorisieren. Ein genauerer Überblick über die Auswirkungen verschiedener, möglicher Trade-offs auf Ressourcen, Planungen und Umsätze hilft Entscheidungsträgern, Aktivitäten in monatlichen Portfoliomanagement-Meetings intelligenter und effizienter zu priorisieren.
Ein Tool für Alles
Insgesamt hat die mit Sciforma erzielte Konsistenz und die Transparenz dazu beigetragen, Daten und Workflows zwischen Teams besser zu standardisieren und zu strukturieren. Dazu zählt auch die Sensibilisierung der Vertriebsteams dafür, dass für neue Projekte benötigte Kapazitäten verfügbar sein müssen.
Die Bedienungsfreundlichkeit des Tools hat ebenfalls zur schnellen Akzeptanz durch die Anwender am Standort Porcheville beigetragen. Außerdem hat die Initiative von Amélie Nialy Gagnan andere Standortleiter der Seqens Gruppe inspiriert: Sie haben mittlerweile Sciforma auch an ihren Standorten eingeführt, nutzen dort jedoch andere Funktionalitäten.