Stago: Innovationsprozesse besser und genauer planen mit Sciforma

ÜBER Stago

Stago entwickelt Produkte und Systeme für biologische Tests (Reagenzien, Testsysteme, Einwegartikel etc.) für biomedizinische Labore. Mit mehr als 350 Produkten und Vertretungen in mehr als 110 Ländern ist die Gruppe Marktführer im Bereich der In-Vitro-Diagnostik für Hämostase und Thrombosen.

Branche: Medizinische Biologie

Gründungsjahr: 1945

Sitz des Unternehmens: Asnières-sur-Seine, Frankreich

Mitarbeitende: fast 2.600

Website: https://www.stago.com

ÜBERBLICK ÜBER DAS PROJEKT

Stago nutzte in der Vergangenheit verschiedene verteilte Systeme, um seine Projektportfolios zu managen. Das führte dazu, dass Stago jeweils nur einzelne Teile seiner Projektaktivitäten überblicken konnte. Die verfügbaren Informationen konnten nicht konsolidiert werden, ein Gesamtbild fehlte. Das innovationsorientierte Unternehmen konnte so umfangreiche Projekte mit langen Entwicklungszyklen und strikten regulatorischen Bestimmungen nur schwer nachverfolgen – ein Problem insbesondere dann, wenn unerwartete Verzögerungen gravierende Auswirkungen auf sämtliche nachfolgenden Aktivitäten haben können.

Stago wollte deshalb sein Projektmanagement weiter standardisieren und strukturieren und einen Gesamtüberblick über die Produktentwicklung in den nächsten drei bis fünf Jahren schaffen. Zu diesem Zweck suchte die Gruppe eine spezialisierte PPM-Plattform. Im Jahr 2012 entschied sich Stago aufgrund der Gesamtperformance für PSNext 5.0 (den damaligen Vorläufer von Sciforma). Das Tool wurde sowohl in der IT als auch in der Produktentwicklung eingesetzt.

“Mit dem Upgrade auf Sciforma 7.1 erhielt unser Unternehmen neue Kompetenzen und  eine Wissensdatenbank, mit denen wir unsere Time-to-Market besser planen und unsere Innovationsfähigkeit stärken können.” 

Frédéric Authouart – Cross-functional IT Activities Coordinator 

WESENTLICHE ERFOLGSFAKTOREN & ANFORDERUNGEN

GENAUERE PLANUNG

Das Unternehmen nutzte eine ganze Reihe verschiedener Tools für das Projektmanagement: eines für Projekt-Zeitpläne und Gantt-Diagramme, eines für Produktpläne, eines für die Erfassung von in Projekten geleisteten Arbeitszeiten, usw. Der manuelle Abgleich aller Daten mit verschiedenen Office-Tools war extrem arbeitsaufwändig. Zudem müssen die Produktentwicklung und die Marketingpläne der Gruppe exakt terminiert und dokumentiert werden. Deshalb musste Stago seine Planung verbessern und eine konsolidierte Sicht auf seine Projekte und sein Portfolio schaffen.

ÜBERWACHUNG DES ROI VON FORSCHUNG & ENTWICKLUNG

Die zuvor für die Arbeitszeiterfassung genutzte Lösung zeigte nur tatsächlich geleistete Arbeitszeiten, konnte jedoch keine Prognosen erstellen. Außerdem gab es keine Verbindung zu dem verschlüsselten System, dass vom Finanzbereich für die Zuteilung von Budgets eingesetzt wurde. Damit war das Tool weitgehend nutzlos und wurde nur punktuell genutzt. Nur rund 30 % der vom Team geleisteten Arbeitszeiten wurden erfasst. Eine konsistente und systematische Zeiterfassung war jedoch besonders wichtig, um geplante Aktivitäten und tatsächlich geleistete Arbeit miteinander abgleichen zu können.

IMPLEMENTIERUNG DER LÖSUNG VON SCIFORMA

• Ressourcenmanagement
• Projektplanung/Zeitplanung
• Reporting/Dashboards für Projektportfoliomanagement

MIGRATION ZU SCIFORMA 7.1

Die Migration zu Sciforma 7.1 begann Ende 2019 und wurde von Frédéric Authouart, Cross-functional IT Activities Coordinator bei Stago, mit Unterstützung durch einen Berater von Sciforma in nur 20 Tagen abgeschlossen.

Vor allem, weil Stago der Empfehlung von Sciforma folgte und sich für die Standardkonfiguration des Tools entschied, ließ sich das Upgrade einfach, schnell und ohne Störungen des Betriebs durchführen. Bei der vorangegangenen Einrichtung von PSNext hatte Stago noch versucht, jeden nicht vorhersehbaren Bedarf zu berücksichtigen. Dafür wurden eine Reihe spezifischer Konfigurationen hinzugefügt. Dadurch war die Installation zwar sehr umfassend, allerdings auch hoch komplex. Die Zahl der für das Management von Routinearbeiten notwendigen Schritte und Operationen erhöhte sich deutlich. Der Umstieg auf die neue Version bot jetzt eine Gelegenheit zum Umsteuern. Statt alle bereits vorhandenen Funktionalitäten upzugraden, entschied sich Stago, den Fokus wieder auf den Bedarf der Anwender zu richten. Entsprechend wurden zunächst nur die Kernfunktionalitäten ausgerollt, die die Projektmanagementexperten und Entwickler von Sciforma festgelegt hatten. Im Anschluss daran konnten Anwender zusätzliche Features oder Screens beantragen. Die vereinfachte Version ließ sich mit einer einfachen Datenkonfiguration implementieren und verursachte nur ein Drittel des ansonsten notwendigen Aufwands. Somit konnte Sciforma 7.1 bereits im Februar 2020 in Betrieb gehen. Nach einigen Monaten der Nutzung hat sich mittlerweile gezeigt, dass die Standardversion des Tools den Bedarf der Projektmanager perfekt erfüllt: Tatsächlich wurden allenfalls minimale Anpassungen gefordert.

“Schnellere und einfachere Operationen haben automatisch zu einer Produktivitätssteigerung für das Unternehmen geführt. Wir konnten 20 % Zeiteinsparung bei administrativen Aufgaben verzeichnen.” 

Frédéric Authouart – Cross-functional IT Activities Coordinator

WICHTIGSTE VORTEILE

GENAUER PLANEN MIT PLANUNGSTEMPLATES

Stago nutzte die Planungsfunktionalität von Sciforma, um eine Reihe von Standard-Projekttemplates entsprechend der im internen Projektmanagement festgelegten Projektklassifikation anzulegen. Diese Templates sind vorausgefüllt mit Standard-Arbeitselementen und Meilensteinen und sind extrem hilfreich besonders bei der Planung von Produktentwicklungsprojekten mit wiederkehrenden Aktivitäten wie beispielsweise regelmäßig durchzuführenden Stabilitätstests. Projektmanager müssen lediglich das passende Template auf ein neues Projekt anwenden, um mögliche Fertigstellungsdaten abschätzen zu können. Potenzielle Engpässe aufgrund von ähnlichen, parallel zu bearbeitenden Projekten werden dabei berücksichtigt. Eine bessere Planbarkeit von Forschung und Entwicklung hilft Unternehmen auch, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Zusagen an Marktteilnehmer und Kunden einzuhalten. So konnte auch Stago bevorstehende Markteinführungen von Tools oder Reagenzien besser planen.

Das Arbeitsgebiet der Humanbiologie ist naturgemäß mit Unsicherheiten behaftet. Für ein in diesem Bereich tätiges Unternehmen ist mehr Transparenz ein unschätzbarer Gewinn. Wenn sich Verzögerungen aufgrund wechselseitiger Abhängigkeiten voraussehen lassen, können Workflows entsprechend angepasst und optimiert werden.

ZUVERLÄSSIGERES FINANZMANAGEMENT

Dank des von Sciforma vereinfachten Budgetmanagements konnte Stago auch die Zahl der im geplanten Budgetrahmen fertiggestellten Projekte deutlich erhöhen.

Zuvor hatten die Verfolgung und der Abgleich von Finanzdaten über verteilte Systeme hinweg Kapazitäten der Buchhaltungs- und Finanzkontrollteams gebunden und Zeit in Anspruch genommen, die besser in die Überwachung der Kosten investiert worden wäre. Jetzt, da alles in einem konsolidierten System automatisiert wurde, steht diese Zeit für eine detailliertere Kostenkontrolle zur Verfügung.

Außerdem konnte Stago eine Projektbibliothek aufbauen. Damit kann das Unternehmen aus abgeschlossenen Projekten lernen und die Kosten sowie unerwartete Ereignisse in neuen Projekten besser vorhersagen. Budgets lassen sich damit präziser und verlässlicher planen.

NÄCHSTE SCHRITTE

Nachdem Sciforma 7.1 installiert und einige Zeit genutzt wurde, plant Stago jetzt eine Erweiterung des Anwendungsbereichs des Tools. So sollen beispielsweise die Bedarfserfassung, -bewertung und -verfolgung aktiviert werden. Voreingestellte Deskriptionsattribute, die alle Anwender verwenden, objektivieren die Bewertung von Projektideen und ihren Abgleich mit der Strategie. Entscheidungen über Trade-offs lassen sich damit besser und leichter treffen.

Auch die mittelfristigen Pläne von Stago zur Integration des gesamten Ressourcenmanagements in Sciforma werden sich positiv auswirken. Sie werden eine wertvolle Hilfe für all jene Teamleiter sein, die sowohl als Projektmanager als auch als Ressourcenmanager fungieren.

RATSCHLÄGE VON STAGO FÜR EINE ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG

DENKEN SIE MARKETING: Frédéric Authouart hat zusätzlich zu Lehrinhalten und Foren (Videotutorials, “Ecken” zum Teilen von Best Practices und für formlose Interaktion) die Anwender auch proaktiv einbezogen, um sie für die neue Version von Sciforma zu gewinnen. Nach seiner Einschätzung liegt der Schlüssel darin, die konkreten Vorteile der neuen Lösung klar sichtbar zu machen und die Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeiten hervorzuheben, Zeit einzusparen. Dass Version 7.1 besonders benutzerfreundlich ist, hat den Prozess eindeutig erleichtert.

DENKEN SIE COMMUNITY: Um den Teams die Annahme des Tools zu erleichtern, hat der Cross-functional IT Activities Coordinator von Stago auch ein internes Netzwerk von Sciforma Botschaftern aufgebaut. Diese “bevollmächtigen Administratoren” beherrschen das Tool perfekt, verstehen die Belange des Unternehmens genau und können exzellent kommunizieren. Sie sind damit prädestiniert für ihre Aufgabe als offizielle Ansprechpartner innerhalb der verschiedenen Abteilungen. Ihre Diskussionen mit den Teams werden aufgezeichnet und als Videotutorials in die Bibliothek des Unternehmens aufgenommen. Der Kreis dieser Botschafter trifft sich in wöchentlichen “Sciforma Foren”, einer zwanglosen Plattform zum Teilen von Ideen und Plänen zur weiteren Entwicklung der Sciforma Community.

DENKEN SIE REMOTE: Als im Frühjahr 2020 umfangreiche Maßnahmen zur Selbstisolation der Beschäftigten von Stago in Kraft traten, zeigte sich die gesamte Bandbreite der Vorteile eines vollständig webbasierten Systems mit einheitlicher Authentifizierung, das zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung steht und Reports auf Knopfdruck ausgibt.

Sciforma ist einer der größten Anbieter von Portfolio- und Projektmanagement-Software und liefert seit 1982 Lösungen für mehr als eine Viertelmillion Anwender weltweit. Das Unternehmen bietet flexible und benutzerfreundliche, plattformübergreifende Softwarelösungen für Projektmanagement und Projektportfoliomanagement. Unternehmen mit mehreren Projekten von mehreren Kunden (einschließlich interner Kunden) müssen Prioritäten setzen können, um die besten Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. Die konfigurierbare Sciforma PPM-Lösung bietet Projektmanagern und Führungskräften die Möglichkeit, Investitionen zu analysieren, Kapazitäten zu planen, Risiken zu managen und Ausgaben besser zu kontrollieren. 2021 übernahm Sciforma One2Team und stärkte damit seine Kompetenzen im strategischen Portfoliomanagement (SPM). Weiterführende Informationen finden Sie auf: www.sciforma.com. Folgen Sie uns bei LinkedIn und bei Twitter @Sciforma.