Yogi Tea: Optimierung der Projekteffizienz mit 50% besser ausgelasteten Ressourcen

Über Yogi Tea

In den zurückliegenden fünf Jahrzehnten hat YOGI TEA® leckere Tees für den täglichen Genuss hergestellt, inspiriert von der alten ganzheitlichen Heilphilosophie des Ayurveda. Um spezielle Wünsche der Konsumenten mit besonders wohlschmeckenden und gleichzeitig die Gesundheit fördernden Kräuterrezepturen zu erfüllen, hat das Unternehmen zusätzlich expandiert. Heute bietet Yogi über 50 Teemischungen an, die aus 100 exotischen Gewürzen und Pflanzen aus kontrolliert biologischem Anbau hergestellt werden. 
Als kommerzieller Zweig einer gemeinnützigen Organisation versteht sich YOGI TEA® als wertebasiertes Unternehmen und folgt dem Motto: Feel good. Be good. Do Good.

• Branche: Getränkeindustrie  
• Gegründet: 1972 
• Mitarbeitende: 300 Angestellte weltweit, 25 im Unternehmen gesprochene Sprachen 
• Sitz des Unternehmens: Hamburg, Deutschland – Eugene, Oregon, USA 
• Website: https://www.yogitea.com/de/ 

Schnell erfolgreich wachsen – Wandel steuern

Yogi ist nicht mehr das kleine Unternehmen, das es früher einmal war. Parallel zu einer Verdreifachung des Umsatzes zwischen 2011 und 2021 verzeichnete das Unternehmen einen starken Anstieg der Projektaktivität. Die Zahl der Beschäftigten wuchs jedoch nicht im selben Maße. In der Folge musste ein begrenzter Ressourcenpool immer mehr leisten. 

Zusätzlicher Druck entstand durch Transformationsprojekte, die notwendig waren, um das ökologische, ethische und verantwortungsbewusste Geschäftsmodell von Yogi aufrechtzuerhalten. Das Unternehmen startete Initiativen zur Verkleinerung seines CO₂-Fußabdruckes, für eine bessere Zusammenarbeit mit Landwirten, für eine bessere Regeneration der Böden, für zukunftssichere Lieferketten und vieles mehr. Dabei spielt der von Yogi Tea eingeleitete Globalisierungsprozess eine entscheidende Rolle. Er verfolgt das Ziel, die Zusammenarbeit zwischen den Standorten des Unternehmens in Europa und in Nordamerika zu verbessern. 

Als Martin Raza im Jahr 2021 als Global Senior Project Manager in das Unternehmen eintrat, fand er unter Zeitdruck arbeitende Projektteams vor, die oft Doppelschichten einlegen mussten, um Zeitpläne einzuhalten. Martin Razas Aufgabe war es, dieses Problem zu lösen.

Auf der Suche nach einem System, das Transparenz schafft und hilft, Ressourcenprobleme zu lösen

Es spricht einiges dafür, dass die früher für die Planung und Verwaltung von Projekten genutzten Tabellenkalkulationen das Problem der Ressourcenknappheit sogar verschärft haben. 

Ohne einen konsolidierten Überblick über die Projekt-Pipeline war es unmöglich, Projekte effektiv zu priorisieren. Es gab keine zentrale Planung, dadurch ließen sich Abhängigkeiten zwischen Projekten nicht rechtzeitig erkennen und verwalten. Fehlende Übersichten über Kapazitäten und die Auslastung von Ressourcen führten zu immer wiederkehrenden Überbuchungen und Engpässen.  
Und schließlich mussten die Tabellen manuell gepflegt werden, ein hoher Arbeitsaufwand für die Teammitglieder, der noch mehr von ihrer knappen Zeit in Anspruch nahm.

Es war an der Zeit, den Prozess und das Instrumentarium zu ändern, beginnend mit der Einführung eines professionellen PPM-Tools. 

Für den Auswahlprozess stellten Martin Raza und sein Team eine umfangreiche Liste von Anforderungen an die gesuchte Lösung zusammen:

• ein einziger Datenpool, in dem alle Informationen zusammengeführt werden und aus dem heraus Berichte erstellt werden können, 
• Einblick in die Nutzung von Ressourcen, um Probleme frühzeitig erkennen zu können, 
• die Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, um begrenzte Ressourcen auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, 
• moderne Portfoliomanagementfunktionen zur Unterstützung des Unternehmenswachstums, 
• Kompatibilität der Out-of-the-Box-Version mit den Prozessen und dem Einsatz im Unternehmen, um den Konfigurationsaufwand zu minimieren, 
• Skalierbarkeit, um die Globalisierung und das Unternehmenswachstum zu unterstützen.

Spoiler: Sciforma PPM erfüllt alle diese Anforderungen.

Der Sciforma Effekt

Ein Jahr nach der Einführung ist Sciforma zu Yogis Basis für das Wissensmanagement für Projekte geworden. Die Plattform konsolidiert Projektinformationen, Templates, Prozesse, Lessons Learned und eigentlich alles rund um Projekte. 

Transparent dargestellte und für alle zugängliche Daten liefern einen Überblick über die Abhängigkeiten zwischen den Projekten und erleichtern die Erstellung, Planung und Verfolgung von Projekten erheblich. Spezifische Werkzeuge wie Projekttemplates, die in der Lösung gespeichert und bei Bedarf schnell abgerufen werden können, beschleunigen die Arbeit der Projektmanager und tragen gleichzeitig dazu bei, dass das Unternehmen Wissen aufbauen und Prozesse kontinuierlich verbessern kann. 
Klarere Verantwortlichkeiten haben die Zusammenarbeit und die Kommunikation optimiert. Entscheidungen werden nun auf der Grundlage harter Daten und nicht mehr nach Gefühl getroffen. 

Wir können jetzt Projekte viel, viel schneller erstellen, verwalten und abschließen. Die Quick Wins, die wir zeigen konnten, haben uns geholfen, unternehmensweit Akzeptanz zu schaffen, auch bei den Führungskräften.

Martin Raza, Global Senior Project Manager

Wichtig ist, dass diese neu gewonnenen Erkenntnisse viel zur Lösung des größten Problems von Yogi beigetragen haben: der Überbuchung von Ressourcen. Die zentralisierte Planung und Priorisierung helfen bei der Erstellung realistischer Kapazitätspläne. Damit erlaubt es die Plattform, Überbuchungen anhand von Fakten zu erkennen. Sie erleichtert entsprechende Maßnahmen und die Verantwortlichen im Projektmanagementprozess können schneller reagieren. 

Dieser Sciforma Effekt bei Yogi ist nicht nur bemerkenswert, er lässt sich vor allem auch nachweisen. Dies zeigen die folgenden Zahlen:

• 14 % mehr Projekte werden fertiggestellt
• 12 % mehr Projekte werden erfolgreich abgeschlossen
• 50 % bessere Auslastung der Ressourcen
• 50 % Zeitersparnis in der Projektadministration und der Verarbeitung von Daten

Das Rezept von Yogi für eine erfolgreiche Einführung

Dass Sciforma PPM so anwenderfreundlich ist, mag viel zu einer leichteren Einführung beigetragen haben. Ein Großteil des Verdienstes gebührt jedoch Martin Razas Strategie, das neue System bekannt zu machen, Anwender zu überzeugen und sie zu befähigen. 

Um das Engagement der Beschäftigten während des gesamten Prozesses hoch zu halten, bestimmte er ein Team von Key Usern, deren Aufgabe es war, andere Mitarbeiter zu schulen und anzuleiten. Rollenspezifische Schulungen, regelmäßige Kommunikation und Fragen und Antworten (sowohl während als auch nach der Implementierung) sowie Live-Support-Sitzungen sollten alle Mitarbeiter mit der Verwendung des Tools vertraut machen. Das Feiern kleiner Erfolge trug ebenfalls dazu bei, dass das Team während des gesamten Prozesses motiviert blieb.

Andreas von Könemann von Sciforma stellte mir ein Change-Management-Konzept vor, das uns half, die Erwartungen intern zu steuern: Kriechen, Gehen, Laufen. Dabei geht es um eine schrittweise Umsetzung mit langsamem Beginn und angemessener Beschleunigung zu gegebener Zeit.

Martin Raza, Global Senior Project Manager

Die nächsten Schritte

Trotz der beeindruckenden ersten Ergebnisse steht Yogi noch vor weiteren Herausforderungen. Dazu zählen weitere Fortschritte in der Nutzerakzeptanz, besonders auch bei weniger digitalaffinen Anwendern, eine noch konsequentere Umsetzung des für das Ressourcenmanagement definierten Prozesses und eine weitere Verstärkung des Engagements und der Unterstützung durch Führungskräfte. 

Für die Zukunft plant Martin Raza, die Anwendung von Sciforma innerhalb des Unternehmens auszuweiten. Bisher wird die Plattform hauptsächlich für Produktentwicklungsprojekte genutzt, künftig wird sie auch das Management von Nachhaltigkeits- und Infrastrukturinitiativen unterstützen. 

Ebenfalls auf der Agenda steht die Einführung zusätzlicher Funktionen des Tools, darunter Arbeitsaufgaben für nicht-technische Rollen, das ROI- und Finanzmodul sowie das Ideen- und Strategiemanagementmodul, das sicherstellt, dass alle Vorschläge berücksichtigt werden. 

Und mittelfristig wird eine noch engere Zusammenarbeit zwischen den Standorten in Europa und Nordamerika nur mit Hilfe eines gemeinsam genutzten Systems gelingen – und das könnte durchaus Sciforma sein.