Parfois, avoir de l’expérience n’est pas suffisant pour mener à bien un projet. Parce que la maîtrise, si elle peut mener à une exécution sans faille, peut parfois conduire à des suppositions fausses, qui vous prendront au dépourvu.
Les excellents gestionnaires de projets peuvent avoir tendance à être un peu trop confiants. Ainsi, même en cas d’imprévus, ils conservent, parfois à tort, le même état d’esprit. Découvrez 3 présomptions que font les meilleurs chefs de projets et qui peuvent faire échouer les projets.
1. Vous supposez que toutes les parties prenantes de votre projet veulent réussir autant que vous
Cette vision idéaliste l’est peut-être un peu trop. Bien sûr, vous pouvez avoir une vision étroite et travailler 24 heures sur 24 (parce que votre poste est en jeu), mais les autres ne sont pas nécessairement disposés à sacrifier leur vie familiale et sociale.
Les membres de votre équipe projet peuvent avoir d’autres priorités et un investissement émotionnel moins important dans le projet. Leurs motivations sont autres et ils présentent moins d’intérêt pour les enjeux globaux du projets.
La solution? Créez un réunion et demandez à chaque membre personnellement ce qu’il peut apprendre et gagner grâce à sa pleine participation. En outre, offrez des incitations pour terminer en avance sur le calendrier ou le budget. Enfin, montrez comment chaque apport contribue à donner une image plus globale de la culture et du succès de l’entreprise et que chaque personne et son rôle sont importants.
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2. Vous supposez que toutes les parties prenantes comprennent le projet aussi bien que vous
Ce n’est pas parce que vous avez tout mis en oeuvre pour expliquer le projet à vos parties prenantes que tout le monde a retenu cette information de la même manière. Chaque personne peut avoir un style de communication totalement différent. Certains sont des apprenants visuels, ou auditifs et d’autres des kinesthésiques (perception des déplacements des différentes parties du corps).
Pour surmonter ces différents filtres cognitifs, utilisez une combinaison de graphiques, de chiffres, de démonstrations et de réunions en face à face pour améliorer la rétention et clarifier vos attentes. Répétez les points clés plusieurs fois (ou demandez-leur de vous les répéter) et confirmez votre accord avant de passer à l’étape suivante.
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3. Vous supposez que votre projet se déroulera sans heurts
Même le projet le mieux planifié peut présenter des problèmes et des imprévus, parfois au quotidien. Même si vous avez effectué une évaluation finale des risques et couvert toutes les possibilités, les problèmes font naturellement partie du processus d’exécution.
Ne présumez pas que les problèmes disparaissent si vous les laissez tranquilles. Alors, en cas d’imprévus, résolvez-le, améliorez vos processus et avancez.
Toujours se remettre en question pour ne pas se reposer sur des suppositions
En résumé … Les présomptions peuvent créer des incohérences et de la confusion quant aux objectifs attendus du projet. Une solution supplémentaire pourrait consister à utiliser un logiciel PPM (comme Sciforma), qui vous permet d’éliminer en grande partie les incertitudes.
Sans données, il peut y avoir un manque d’orientation ou une mauvaise prise de décision, car vous ne pouvez pas quantifier les étapes clés.
Si vous pouvez facilement déduire si le projet a atteint ses objectifs commerciaux, s’il a été livré dans les délais, avec une qualité et dans les limites du budget, avec des chiffres clairs, alors vous pouvez supposer, ironiquement, que vous avez très bien réussi.
