Les outils PPM représentent un facteur déterminant pour la réussite d’un Bureau de gestion de projets (ou PMO, pour Project Management Office), mais chaque organisation doit s’assurer d’avoir ceux qui lui conviennent. Découvrez rapidement si votre PMO dispose des bons outils pour gérer efficacement son portefeuille de projets.
Pourquoi se doter d’un outil PPM pour votre Bureau de Gestion de Projets ?
Ne pas disposer des outils appropriés – parce que vous n’en avez tout simplement pas, parce que ceux que vous avez ne vous suffisent plus, ou encore parce qu’ils ne vous sont pas adaptés – peut fait vivre un véritable cauchemar à votre PMO. Perte de temps, gaspillage de ressources, démotivation, fiabilité de l’information, échec ou abandon de projets, nombreux sont les effets pervers d’une gestion de portefeuilles et de projets “a la mano” (via la multiplication de fichiers excel, absence d’automatisation de process ou encore manque de communication).
Tout l’intérêt d’un outil de gestion de projets est d’aider les dirigeants, le PMO, ses chefs de projets, ses analystes, et l’ensemble de ses membres à accomplir leur mission avec efficacité et précision. Par exemple, il peut aider à automatiser les tâches répétitives, ou à assimiler facilement de grandes quantités de données en permettant de les visualiser. Un logiciel de gestion de portefeuille projets permettra à votre PMO d’accomplir correctement sa mission et d’impacter positivement votre retour sur investissement.
Quelles sont les conséquences d’un outil PMO mal adapté ?
Adopter un outil PPM, oui, mais lequel ? Parmi les nombreux outils disponibles sur le marché, certains se concentrent sur un domaine précis de la gestion de projets, tandis que des outils plus complets de gestion de portefeuilles de projets se proposent de prendre en charge tous ces aspects en combinant un éventail de fonctionnalités variées.
Adopter le mauvais outil aura les mêmes conséquences que ne pas en adopter du tout. Un logiciel inadapté aux besoins de l’entreprise et de l’équipe restera tout simplement au placard : absence de fonctionnalités, logiciel trop sophistiqué… De même, un outil instauré au niveau institutionnel peut s’avérer utile pour un département, mais pas pour l’autre. De nombreux facteurs peuvent donc amener à l’abandon de l’outil, sans corriger vos problèmes initiaux.
Comment choisir le bon outil PMO ?
Il existe une stratégie bien rodée permettant de déterminer l’outil à choisir. Il y a quantité de solutions sur le marché, mais toutes ne conviendront certainement pas à votre organisation. Vous devez donc veiller à choisir, déployer et faire adopter l’outil de gestion de projets qui répondra le mieux à vos besoins.
En téléchargeant notre ebook “Avez-vous les bons outils pour votre PMO”, vous découvrirez un plan d’action concret pour vous aider à faire le bon choix. Quelles que soient la conformation, la taille et la structure de votre organisation, et quelle que soit la maturité de votre PMO, la méthode décrite dans ce guide vous permettra de vous assurer que votre PMO dispose des outils les mieux adaptés à ses besoins actuels.
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Camélia Docquin
Camélia is Sciforma’s Global Marketing Director and enjoys learning different perspectives of the current business environment and project management challenges that enterprises and individuals face daily. Main interests include : innovation, digital transformation, and strategy execution.