Quel que soit le domaine, vos équipes peuvent désormais compter sur un logiciel pour faciliter la répartition et l’exécution des tâches ainsi que le suivi des progrès.
Malgré tout, les outils de gestion de projet ne seront jamais aussi efficaces que le seront vos ressources avec l’outil. Vous connaissiez le GIGO (Garbage In Garbage Out), je vous présente le QIQO : Quality In, Quality Out … (Je viens de l’inventer, mais cela me semble vrai). Une fois que vos équipes ont intégré que les outils de gestion de portefeuilles et projets ont la capacité d’accélérer leurs processus et de leur fournir une vue d’ensemble de toutes leurs activités (= gain de temps et réduction du stress), vous pouvez aller un peu plus loin sur le suivi des dossiers et la saisie occasionnelle de données et de temps.
1. Suivi du temps
En matière de gestion, la fonctionnalité de suivi des temps d’un logiciel PPM peut vous donner une bien meilleure visibilité quant au temps nécessaire pour l’exécution d’une certaine tâche. Vous pourrez, ainsi, organiser votre journée de travail de manière à ne pas surcharger vos coéquipiers. (Cela peut être fait via des mises à jour du projet ou par des feuilles de temps).
Comment convaincre vos ressources de suivre leur temps ?
En expliquant que quantifier le temps nécessaire pour accomplir une tâche / un projet donne une meilleure estimation de sa valeur globale, et simplifie sa planification. Lorsque vos équipes ont la possibilité de suivre leurs progrès et avancements, ils peuvent eux-mêmes optimiser leur productivité, surtout si cela est présenté de manière visuelle.
2. Rapports d’étape ou jalons
De toute évidence, les rapports d’avancement sont essentiels lorsque vous devez exécuter des projets; qu’ils soient petits, moyens ou grands.
Vous pouvez motiver les membres de l’équipe en créant des jalons pour ces projets : les utilisateurs ressentiront un sentiment d’accomplissement après chaque tâche terminée. En décomposant les tâches en petits morceaux, les tâches plus importantes seront moins intimidantes et les membres de l’équipe seront beaucoup plus engagés lorsqu’il s’agira de les terminer.
3. Gestion des ressources
Les membres des équipes projet sont généralement motivés par l’efficacité. La fonction de gestion des ressources du logiciel incite les utilisateurs à trouver des solutions optimales. Un sentiment d’accomplissement sera obtenu en dépassant les attentes et en trouvant de nouvelles façons d’être efficaces.
4. Gestion des tâches
Ici, vos équipes peuvent cocher les activités accomplies et s’attribuer les tâches. De cette façon, les goulots d’étranglement sont visibles, aucune ambiguïté sur les responsabilités ou le transfert de responsabilité de qui fait quoi.
Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de portefeuilles et projets, assurez-vous que vos ressources apprennent à l’utiliser correctement. Les fonctionnalités visuelles et l’interface conviviale de Sciforma font de la gestion de portefeuilles projets, un processus agréable pour toutes les parties prenantes de votre équipe. (Placement de produits sans vergogne!)
