Chez Sciforma, le télétravail existe depuis 25 ans. Il fait partie de notre ADN depuis le début, bien avant la propagation du Covid-19 et le confinement. Cependant, pour certaines entreprises, la gestion de projets en période de pandémie relève du défi, d’autant plus si elles n’ont pas eu le temps suffisant pour mettre en place le télétravail dans de bonnes conditions. Le défi est d’autant plus grand pour les entreprises qui gèrent des grands projets, portefeuilles ou programmes, impliquant des centaines de ressources.
Cependant, avec les bons outils, méthodologie et organisation, l’obstacle n’est pas insurmontable. Selon l’analyse de Global Workplace Analytics des données de l’American Community Service (ACS) 2018, aux États-Unis, 5 millions d’employés (3,6% de la main-d’œuvre) travaillent actuellement à domicile et le télétravail régulier a augmenté de 173% depuis 2005; preuve que la mise en place du télétravail est bienvenue et même attendue par les salariés.
En fait, cette crise nous invite à effectuer une vérification de nos processus quotidiens, puisqu’elle amplifie tous les petits problèmes et inefficacités que nous tolérons habituellement. C’est peut-être le moment d’identifier et de comprendre ces difficultés et de mettre en place les actions correctives qui ouvriront la voie à une stratégie de gestion de projet plus efficace.
Les problèmes de gestion de projet à distance… ne sont finalement pas très différents des problèmes de gestion de projet habituels.
Dans ce contexte incroyablement incertain, il y a au moins quelques visages familiers : vos problèmes PPM. Même si votre équipe est maintenant géographiquement dispersée, la plupart des problèmes auxquels vous serez confrontés, seront les mêmes anciennes difficultés clés que vous avez rencontrées auparavant. Parce que, devinez quoi, même au bureau, les chefs de projet, les PMO ou les chefs de programme ne peuvent pas toujours tout maîtriser tout le temps (sauf s’ils ont des super pouvoirs, dans ce cas, ne les laissez jamais partir). Bien sûr, vous avez maintenant une barrière physique, mais les problèmes resteront les mêmes, il vous suffit d’apprendre à les gérer à distance.
De notre point de vue, il existe 3 clés pour une gestion de projets à distance réussie :
- Une communication et collaboration claires
- La centralisation des données
- Un monitoring efficace
La bonne nouvelle est que vous pouvez résoudre tous vos problèmes avec seulement un ou deux outils.
Une solution qui vous paraissait pratique hier, pourrait vous sauver la vie en 2020. Attention, les outils de gestion de projets collaboratifs à distance ne sont efficaces que si votre équipe dispose du bon équipement technique (ordinateur, connexion Internet, accès à distance aux logiciels de l’entreprise), si le travail peut effectivement être fait à distance et si le périmètre de travail et les responsabilités sont clairement définies (pour les membres de l’équipe ainsi que pour les managers).
Sans points de suivi réguliers et en l’absence de collègues de travail au quotidien, l’opportunité d’échanger ou de poser des questions se présente beaucoup moins. Pensez à mettre en place de nouveaux moyens de communication. Attention cependant, à ne pas compenser en envoyant 10 000 e-mails par jour. Cela irait à l’encontre de l’objectif et pourrait frustrer vos équipes. L’idée est de créer des équipes virtuelles qui se sentent connectées et restent en contact régulièrement.
Chez Sciforma, nous avons considérablement réduit le nombre d’emails internes. Pour les questions simples, qui ne nécessitent pas de réponses détaillées, nous utilisons notre chat. Pourquoi envoyer un e-mail, si vous pouvez obtenir une réponse immédiate ? Nous limitons également les appels téléphoniques, car le chat permet à nos collègues de gérer leur temps et de répondre à leur rythme.
Pour les réunions au quotidien, utilisez un outil de visioconférence simple comme Zoom, Skype ou même Google Hangouts (qui est gratuit). Il recrée l’atmosphère de la salle de réunion, facilite la communication et maintient le lien entre les membres de l’équipe, qui peuvent facilement se sentir isolés.
Avec une communication constante, en tant que chef de projet, vous serez facilement en mesure d’identifier et de résoudre les problèmes, ce qui vous permettra de respecter vos délais et de livrer à temps.
CONSEIL : N’oubliez pas les réunions informelles. Planifiez des «pauses café» virtuelles afin de maintenir le lien, sans limiter vos échanges à des discussions de travail. Cela aidera vos équipes à rester motivées sur le long terme.
L’un des plus gros problèmes auxquels nos clients sont confrontés est l’accès aux données ou leur manque de fiabilité. Chaque équipe travaille sur une feuille Excel différente. Par conséquent, le besoin principal est de pouvoir collecter et synchroniser toutes ces données. Avec le contexte de confinement actuel, les entreprises n’ont d’autre choix que de centraliser les informations (communication, feuilles de temps, rapports, documents). Sans système d’information centralisée, il ne peut plus y avoir de bonne gestion de projet.
La solution ici est assez simple : un outil de gestion de projets et de portefeuilles. Le chef de projet doit être en mesure de pouvoir se connecter, d’avoir un aperçu en temps réel, et de suivre l’avancement de chaque projet pour s’assurer que tout se passe comme prévu. Vous pouvez bien sûr utiliser des outils de collaboration comme Google Drive, mais si vous n’adoptez pas de processus organisationnels au niveau de l’entreprise, vous perdrez quand même du temps à chercher des documents dans le dédale des dossiers de projets individuels.
Centraliser vos données dans un système collaboratif garantit que les missions et responsabilités de chacun des membres de l’équipe soient claires et comprises par tous et qu’il n’y ait plus de doute sur les affectations de tâches et les deadlines.
CONSEIL : Les chefs de projets sont également responsables de la mise à jour de votre outil. Veillez à ce qu’ils prennent le temps toutes les semaines de s’assurer que les tâches sont terminées, que les délais sont respectés et que les ressources ne sont pas surchargées (ou prennent des mesures correctives le cas échéant). La maintenance du projet est importante pour tous les membres de l’équipe, y compris les chefs de projets.
Tout comme pour la centralisation des données, le contexte nous oblige à surveiller de près l’état d’avancement des projets. La plupart des entreprises ne peut pas se permettre des coûts supplémentaires, des retards ou des ressources manquantes, qui se traduiraient par une perte massive de retour sur investissement tout au long de l’année. Même dans un contexte économique favorable, un retard d’une journée pourrait entraîner la perte de milliers d’euros. Plus que jamais, le suivi est la clé d’une gestion de projets efficace.
Avec un bon outil de centralisation des données, vous devriez être en mesure d’obtenir des rapports pertinents. Vos systèmes de suivi et de centralisation des données doivent être synchronisés afin d’obtenir des informations en temps réel, vous permettant de prendre des mesures immédiates si nécessaire.
Définissez vos KPI, créez des tableaux de bord et assurez-vous de pouvoir les visualiser en temps réel. Par exemple, dans Sciforma 7.1, chaque projet peut être suivi à l’aide d’un indice de santé qui donne à chaque chef de projet, gestionnaire de PMO ou partie prenante, une idée de l’état d’avancement d’un projet à un moment précis. Assurez-vous de définir des notifications et des alertes pour les problèmes ou risques potentiels.
Vous verrez que ces 3 facteurs sont interconnectés. Sans communication efficace, vous pouvez monitorer vos projets à votre guise, mais vous ne pourrez jamais agir efficacement sur les problèmes. Sans information centralisée, il est inutile de suivre des données partielles ou erronées. Enfin, vous ne pouvez rien faire si votre équipe ne se sent pas soutenue et habilitée à faire avancer les projets.
En maîtrisant ces 3 facteurs, vous pourrez non seulement mieux surmonter la tempête en cours, mais également améliorer au long terme la gestion de portefeuille projets dans votre entreprise.
Si vous envisagiez des solutions de gestion de projet et de portefeuille, le moment serait peut-être venu de faire le point. Agir maintenant vous permettrait de commencer à en récolter les fruits dans les mois à venir.
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Camélia Docquin
Camélia is Sciforma’s Global Marketing Director and enjoys learning different perspectives of the current business environment and project management challenges that enterprises and individuals face daily. Main interests include : innovation, digital transformation, and strategy execution.