La planification du déploiement est une étape cruciale du processus d’acquisition d’une solution de gestion de portefeuilles de projets. Quelles que soient la qualité et la rigueur du travail mené en amont pour analyser les besoins de l’organisation, pour convaincre la direction de la pertinence de la démarche, voire pour sélectionner une technologie, l’orchestration de la mise en œuvre de l’outil et de ses fonctionnalités peut faire ou défaire la réussite de votre initiative.
En effet, lors de la phase de déploiement, les promesses de l’outil seront directement confrontées aux attentes et au vécu des utilisateurs. Amener votre organisation à changer ses pratiques de gestion de projets pour adopter une nouvelle solution et de nouvelles méthodes requiert d’apporter quelque chose en contrepartie. Or la perspective de bénéfices à moyen-long terme, aussi importants qu’ils soient, ne sera jamais aussi incitative que la réalité de petites améliorations concrètes venant faciliter le travail quotidien et faire progresser les résultats à court terme.
C’est pourquoi le plan de mise en œuvre de votre solution de gestion de projets doit être conçu de sorte à pouvoir afficher un retour sur investissement rapide.
Montrer des résultats concrets pour favoriser l’adoption de votre solution de gestion de projets
Les études d’opportunités et autres projections de gains sur la base desquelles vous avez communiqué votre projet d’investissement dans une solution logicielle ont beau être implacables, elles restent du domaine de la théorie. Lorsque vous commencerez à mettre en pratique votre outil, vos parties prenantes en attendront des bénéfices visibles et tangibles.
C’est vrai pour les équipes – qu’il s’agisse des chefs de projets ou d’autres collaborateurs intervenant dans le cadre de projets et amenés à utiliser l’outil – qui auront hâte de voir leur quotidien simplifié et accéléré par votre nouveau logiciel de gestion de projets. Cela vaut également pour les dirigeants de l’organisation, qui voudront en voir les retombées en matière de productivité et de rentabilité.
Le meilleur moyen de lever les freins à l’adoption est donc de veiller à ce que votre plan de déploiement offre une valeur ajoutée perceptible pour vos parties prenantes.
L’importance de fonctionnalités de gestion de projets clé-en-main
Cette valeur ajoutée doit pouvoir s’observer immédiatement, dès le lancement de l’outil. « Un tiens vaut mieux que deux tu l’auras » : la sagesse populaire a très bien formalisé ce biais cognitif par lequel nous, humains, tendons à surévaluer la valeur immédiate par rapport à la valeur différée.
Il est donc important de privilégier le déploiement de dispositifs qui porteront fruit en l’espace de quelques semaines ou mois, et vous permettront d’afficher des résultats rapides – par exemple, l’élimination du gaspillage lié aux tâches dépourvues de valeur ajoutée. Vous devez vite être de mesure de montrer la différence entre l’« avant » et l’« après » l’outil. Pour ce faire, un outil proposant des fonctionnalités clé-en-main, ne nécessitant qu’un simple paramétrage, et non une configuration complexe, peut vous donner un temps d’avance.
Une approche graduelle pour faciliter l’adoption de votre solution de gestion de projets
Ces fonctionnalités ROIstes doivent également être simples et intuitives dès le départ afin de faciliter la transition pour les utilisateurs. De manière générale, une feuille de route suivant une approche progressive facilitera la conduite du changement : commencez par activer des fonctionnalités faciles à prendre en main, qui permettront aux usagers de se familiariser avec l’outil et de s’habituer à l’utiliser au quotidien, avant d’y ajouter des briques plus sophistiquées au fur et à mesure.
Le partenaire auprès duquel vous acquerrez une technologie pourra mettre son expérience à votre service et vous proposer des recettes éprouvées pour élaborer un plan de mise en œuvre efficace, à même d’accélérer le ROI de votre investissement dans une solution de gestion de portefeuilles de projets.
Chez Sciforma, nous avons ainsi développé une feuille de route détaillée, proposant une mise en œuvre incrémentale en trois étapes. Téléchargez notre guide « Comment obtenir un retour sur investissement rapide de votre logiciel de gestion de portefeuilles de projets ? »
