Pourquoi le PMO est un pilier essentiel d’une gestion de projets efficace ?

Avec la croissance et le développement d’une organisation, l’augmentation de ses effectifs, et la multiplication du nombre de projets qu’elle gère, arrive inévitablement le moment où ses responsables de la gestion de portefeuilles de projets ou des systèmes d’information doivent envisager la possibilité de créer un bureau de gestion de projets (PMO).

Après tout, un nombre croissant d’entreprises et d’organisations à travers le monde ont créé, ou sont en train de créer, des bureaux de gestion de projets. Pourquoi le font-elles ? Le PMO est-il juste un de ces concepts à la mode permettant à une entreprise de montrer qu’elle est dans l’air du temps — un peu comme le baby-foot au bureau ? Ou peut-il véritablement stimuler l’efficacité de la gestion de projets et aider l’organisation à passer à l’échelle supérieure ?

Voici un survol des avantages des bureaux de gestion de projets pour les entreprises et les organisations.

Un bureau de gestion de projets pour des méthodes plus efficaces

Une cohérence accrue

La cinquième édition du Guide du Corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK®) définit le bureau de gestion de projets comme une structure de gestion qui normalise les méthodes de gouvernance liées aux projets et facilite le partage des ressources, des méthodologies, des outils et des techniques.

L’une des principales responsabilités du PMO est la formulation d’une méthodologie ou d’un assemblage de méthodologies cohérent pour le travail lié aux projets. Le bureau de gestion de projets s’assure que la planification, l’exécution et le suivi de l’avancement des différents projets respectent des méthodes et procédés bien cadrés, que l’ensemble des collaborateurs, équipes et services utilisent les mêmes normes et critères de référence, et travaillent sur la base de procédés et d’une terminologie communs. En d’autres termes, que tout le monde est sur la même longueur d’onde et parle la même langue.

Les PMO encouragent le partage des bonnes pratiques et veillent à ce que les collaborateurs disposent des bons outils et des bonnes compétences. Ils sont généralement chargés de sélectionner les outils de gestion qui devront être utilisés au sein de l’organisation. De même, ils vont structurer et normaliser les procédés de reporting.

Comparabilité et traçabilité

Des procédés et des méthodes de travail communs améliorent l’efficacité de l’exécution et la qualité des projets. Ils rendent par ailleurs les projets comparables d’un service à l’autre, et traçables dans le temps. Si les méthodes d’exécution changent toutes les deux semaines ou varient fortement d’une équipe à l’autre, il est impossible de déterminer pourquoi tel projet a mieux réussi que tel autre, si l’échec d’un projet est dû à des impondérables ou s’il peut être imputé à des problèmes d’exécution et aurait donc pu être évité. Il n’y a aucun moyen de savoir ce qui s’est bien, ou mal passé ; aucun moyen de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il n’y a donc aucun moyen de tirer des enseignements des erreurs passées et de se perfectionner.

En plus de l’harmonisation et de l’unification des méthodes, les bureaux de gestion de projets sont également chargés de les entretenir dans le temps, de les revoir régulièrement, de les mettre à jour et de les améliorer lorsque nécessaire.

Un bureau de gestion de projets pour une coordination plus efficace

Les bureaux de gestion de projets sont généralement mis en place pour orchestrer l’activité projets sur un périmètre relativement large et diversifié. Le PMO joue souvent un rôle de charnière entre plusieurs branches d’activité, fonctions ou services, regroupant des collaborateurs aux profils divers, ayant des postes ou des métiers variés, et menant des projets de natures différentes.

Il est peu commun que l’ensemble des équipes soient pleinement conscientes de ce que font leurs homologues dans d’autres parties de l’entreprise, même dans les petites et moyennes structures. Pourtant, des équipes très différentes peuvent parfaitement être amenées à partager les mêmes ressources clés, et deux services ou plus peuvent être en train de planifier des projets qui nécessiteront les mêmes ressources au même moment. Ou encore, la capacité d’une équipe à lancer un projet peut dépendre de la réussite d’un autre projet mené par une autre équipe. Ou encore, une initiative de grande envergure peut requérir la collaboration de plusieurs branches d’activité, qui n’ont pas nécessairement l’habitude de travailler ensemble.

Dans tous ces cas de figure, le besoin d’une structure de supervision et de coordination s’impose comme évident. Parce que votre PMO a connaissance de l’ensemble des activités projets menées par différents équipes et services (ou même à l’échelle de l’entreprise dans le cas d’un bureau de gestion de projets d’entreprise (EPMO)), il peut anticiper les interdépendances entre projets et ressources, faciliter les interactions et s’assurer que les différentes pièces du puzzle s’imbriquent et que l’ensemble est orchestré de manière optimale.

Un bureau de gestion de projets pour des décisions plus efficaces

Une gouvernance claire

Sa vision transversale et son rôle de supervision des activités projets permettent également aux PMO de s’assurer que les décisions relatives à la gestion des portefeuilles de projets sont claires, et qu’elles sont prises et appliquées en temps opportun.

Dans un contexte et un monde de plus en plus changeants, l’évolution rapide des conditions de marché et des technologies exige des réactions et des décisions toujours plus rapides.

Outre un cadre méthodologique pour la réalisation des projets, un bureau de gestion de projets va établir un système de gouvernance de la gestion de portefeuilles de projets afin de définir clairement les rôles, responsabilités, et pouvoirs décisionnaires respectifs des diverses parties prenantes.

Le cadre défini et établi par le PMO doit également inclure un ensemble de critères pour évaluer et gérer les demandes de projets et prendre les décisions d’investissement, ainsi que l’allocation des ressources.

Ces mécanismes de gouvernance et de prise de décisions sont conçus pour faciliter l’ensemble des décisions importantes concernant les portefeuilles de projets et pour aider les gestionnaires de portefeuilles à optimiser la valeur ajoutée tout en maîtrisant les coûts ainsi que les risques.

Des arbitrages plus rapides

Disposer d’une chaîne de responsabilités claire et d’une structure centrale à même de fournir des réponses, des conseils ou des orientations en matière de gestion de projets présente bien des avantages, même lorsque tout va bien.

Mais c’est en cas de problèmes que le rôle du PMO en tant que coordinateur et facilitateur de décisions devient indispensable. Car les problèmes finissent toujours par survenir ! Des conflits entre projets concurrents, ou des événements imprévus peuvent exiger de faire des choix. Dans la pratique, ces décisions — surtout si elles sont difficiles — sont souvent retardées en raison d’imprécisions dans la définition des responsabilités. Certaines parties prenantes s’attendent à ce que quelqu’un d’autre intervienne pour régler la situation. D’autres vont penser qu’elles ne sont pas assez haut placées pour être habilitées à proposer une solution. Personne ne bouge. Et, pendant ce temps-là, le problème persiste et s’aggrave.

Là encore, le PMO est là pour résoudre la situation, en s’assurant que les décisions sont prises avant que les problèmes n’empirent. Soit la direction du PMO est habilitée à prendre les décisions elle-même, soit elle les porte à l’attention des décideurs concernés et veille à ce que des mesures soient prises en temps opportun. Dans tous les cas, un bureau de gestion de projets facilite et accélère les décisions et les arbitrages.

Un bureau de gestion de projets pour des informations de meilleure qualité

Parce qu’il centralise les données relatives aux projets, le bureau de gestion de projets détient les informations qui peuvent et doivent guider les décisions. Il a la responsabilité d’assurer la cohérence, la visibilité et l’intégrité de ces données, et de veiller à ce que les décisions de prioritisation soient prises sur la base d’informations exactes et claires. L’analyse des données lui permet d’anticiper les problèmes à venir, de recommander des solutions et des réponses. Et ces décisions éclairées permettront d’optimiser l’allocation des ressources, de renforcer la valeur créée par les activités projets de l’entreprise, et de favoriser la réussite des projets.

Cependant, pour exploiter pleinement le potentiel de leurs données, les bureaux de gestion de projets doivent se ménager une visibilité sans faille. Pour ce faire, ils doivent s’appuyer sur des outils logiciels professionnels permettant de consolider, de traiter et de computer automatiquement d’énormes quantités de données, en les maintenant à jour en temps réel. Plus précisément, les PMO ont besoin d’un référentiel unique administré de manière centrale pour la gestion de leurs portefeuilles de projets. Ce système doit centraliser toutes les informations (structurées et non structurées) concernant tous les domaines de la gestion de portefeuilles de projets, pour remplacer avantageusement l’accumulation de feuilles de calcul, documents de travail, ou applications distincts qui caractérise les entreprises dépourvues d’outils. Un outil de PPM doit également présenter de bonnes fonctionnalités d’analyse de données, et notamment d’analyses prédictives sophistiquées.

Un bureau de gestion de projets pour une exécution plus efficace des projets

Le cadre méthodologique défini et mis en œuvre par le bureau de gestion de projets est également conçu pour accroître les performances des équipes chargées de l’exécution des projets et accélérer leur réalisation.

Sur la base d’un audit des procédés et des méthodes de travail mis en place, le PMO peut identifier et saisir des opportunités d’amélioration. Cela peut conduire à l’automatisation de tâches répétitives à faible valeur ajoutée afin de réduire le temps passé par les équipes projets à effectuer des tâches administratives et de leur permettre de se consacrer à d’autres missions. Cela peut contribuer à optimiser la distribution et l’allocation des ressources afin de maximiser l’utilisation globale de leur capacité, renforçant ainsi l’efficience et réduisant les coûts.

De manière générale, un bureau de gestion de projets intervient sur l’ensemble des activités de gestion de portefeuilles de projets avec l’objectif d’accroître la valeur créée par les projets en améliorant l’efficacité et la rapidité de l’exécution. Il contribue à réduire le cycle de vie des projets et à accélérer leur mise sur le marché tout en préservant, voire en améliorant, la qualité des livrables.

Un bureau de gestion de projets pour une culture de la gestion de projets

La création d’un PMO est souvent le moteur d’un changement culturel dans l’organisation, car la mise en place d’un ensemble de règles communes contribue à développer et à diffuser une compréhension plus fine de la logique du travail projets.

Au moyen de divers supports de formation, d’un accompagnement dans la durée, de la création et du partage de corpus de documents et de bonnes pratiques, un PMO peut contribuer à sensibiliser l’organisation aux notions et concepts de la gestion de portefeuilles de projets. Ce qui, par ricochet, favorisera une approche plus pragmatique et productive aux projets, et encouragera le développement de nouvelles pratiques, plus efficaces.

À mesure que la gestion de portefeuille de projets de l’organisation gagne en maturité, le PMO peut affiner le cadre méthodologique, l’enrichir et le sophistiquer.

Un bureau de gestion de projets pour faciliter la transformation de l’organisation

Il est aujourd’hui vital pour les organisations de garder le rythme face aux incessants changements qui caractérisent l’ère numérique. Un bureau de gestion de projets peut renforcer la capacité de l’entreprise à s’adapter rapidement dans un contexte en mutation rapide, et l’aider à se repositionner à réagir plus vite à la conjoncture et aux événements.

Les projets sont, par essence, agents du changement organisationnel. Parce qu’ils représentent le centre névralgique de la gestion de portefeuilles de projets, les PMO sont les mieux placés pour conduire et gérer les constants changements inhérents à la transformation numérique, et ainsi aider l’organisation à préparer son développement et son avenir.

Selon Gartner, les PMO doivent savoir créer de nouvelles perceptions et infléchir les pratiques.

Une partie de leur rôle consiste à évaluer l’efficacité des pratiques actuelles et à identifier des pistes d’amélioration, à gérer les attentes des diverses parties prenantes internes et externes, à surmonter leur résistance naturelle au changement, à déterminer et à encourager les traits et les comportements souhaités au sein des équipes comme de la direction.

Un bureau de gestion de projets pour une meilleure cohérence avec la stratégie

Les bureaux de gestion de projets sont en position idéale pour veiller à ce que l’activité projets soit conforme à la stratégie. En raison de leur capacité à mobiliser les données pour en extraire des informations précieuses, les dirigeants de PMO ont souvent l’oreille des décideurs de l’organisation. Dans le même temps, leurs liens étroits avec les équipes opérationnelles leur permettent de rester proches des problématiques liées à l’exécution. Cette double vision leur permet de combler le fossé qui sépare trop souvent les orientations stratégiques et l’exécution des projets, en re-connectant les activités projets à la vision stratégique de l’entreprise.

Le PMO dispose de toutes les données nécessaires pour examiner et évaluer la cohérence des projets avec les priorités stratégiques, en veillant à ce que l’ensemble des projets, actifs comme potentiels, contribuent aux objectifs stratégiques et aux indicateurs clés de performance. Mieux lier la sélection et la gestion de projets à la stratégie va augmenter la capacité des portefeuilles à atteindre les objectifs, buts et bénéfices tels que définis par l’organisation. Sur la base d’une feuille de route claire pour les portefeuilles de projets, le PMO transformera l’activité projets en un véritable générateur de valeur stratégique à long terme.

Précision, efficacité, rapidité, collaboration et performance accrues : qu’est-ce, si ce n’est de l’efficacité ? Parce que le bureau de gestion de projets intervient dans divers domaines de la gestion de portefeuilles de projets, en fournissant une structure, des méthodes, une vision et des conseils, il a le pouvoir d’améliorer considérablement les capacités de l’organisation en matière de gestion de projets.

Si la mission, les fonctions et le rôle des bureaux de gestion de projets peuvent varier grandement d’une organisation à l’autre, un PMO a toujours pour but de créer de la valeur, de renforcer et d’accroître l’efficacité de la gestion de portefeuilles de projets à l‘échelle de l’entreprise.

En synthèse :

• Un bureau de gestion de projets peut améliorer de manière significative l’efficacité globale de la gestion de portefeuilles de projets d’une organisation.
• Au nombre des apports d’un PMO figurent des méthodes et critères de décision clairs, une meilleure coordination entre les équipes ou les entités, une meilleure exploitation des données et une efficience accrue.
• Enfin, un PMO impulse le changement organisationnel et renforce la cohérence entre le travail sur les projets et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Pour plus d’informations sur le rôle du PMO, nous vous invitons à consulter :

• PMO : 5 Façons d’Impulser un Avantage Concurrentiel Durable
• Le Rôle du PMO dans la Gestion de Portefeuilles de Projets
• Révélez la valeur de votre PMO à votre organisation

Benoît Boitard

Benoît has multiple professional experiences, working in particular as a digital strategy consultant, both in emerging start-ups and in large companies. These diverse experiences have imbued him with a global vision of project management in traditional and agile working environments.