10 raisons pour lesquelles votre organisation a besoin d’un outil de gestion de portefeuilles de projets

La technologie est quelque chose de formidable. En l’espace de quelques années, les technologies de l’information ont transformé la manière dont nous vivons et travaillons. Elles ont simplifié et enrichi nos vies, tout en fluidifiant le fonctionnement des entreprises tous secteurs confondus et en les aidant à améliorer leurs méthodes de gestion. La gestion de portefeuilles de projets n’est pas en reste. Des outils et des plateformes dédiés permettent désormais aux chefs de projets, aux gestionnaires de portefeuilles et aux PMO de travailler plus efficacement, plus vite, et ce tout en rationalisant les coûts.

Vous trouverez ci-dessous 10 des principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin du soutien d’un outil de gestion de portefeuilles de projets pour optimiser son fonctionnement et créer de la valeur.

Un outil professionnel de gestion de portefeuilles de projets est structuré autour d’une base de données conçue pour héberger l’ensemble des informations relatives à vos projets et ressources. Vous pouvez ainsi centraliser vos données dans un référentiel unique garantissant la fameuse “single version of the truth”. Cela signifie que vous pouvez dire adieu aux problèmes de partage d’information, aux doublons, aux données manquantes ou discordantes dont souffrent la grande majorité des PMO qui tentent de gérer leurs portefeuilles de projets à l’aide d’Excel ou d’outils similaires. Là où d’innombrables versions des mêmes documents faisaient auparavant la navette entre les équipes, tout est désormais automatiquement consolidé et mis à jour en temps réel.

Grâce à la possibilité d’entreposer dans une même plateforme une grande variété de documents liés aux projets, vous pouvez commencer à constituer une bibliothèque centrale à laquelle chaque collaborateur de l’entreprise peut accéder facilement et instantanément.

Les outils professionnels de PPM peuvent également être interfacés avec d’autres logiciels, par exemple un ERP ou un système de gestion des données techniques, afin d’automatiser la collecte et le recoupement des données entre les systèmes. En outre, les plateformes de PPM offrent une piste de vérification qui fournit un historique détaillé et documenté de toutes les opérations passées. En vous permettant de porter un regard rétrospectif sur les expériences du passé, ces outils vous aideront à en tirer des enseignements afin d’éviter de répéter les mêmes erreurs.

Plus important encore, cette visibilité sans faille sur les données est partagée au travers de l’entreprise. Non seulement le PMO peut savoir avec certitude qui fait quoi, mais chaque chef ou responsable de projets, chaque chef de service et chaque responsable de ressources bénéficie également d’une meilleure compréhension des données.

Les outils de PPM vous aident à définir et à mettre en œuvre des méthodologies standard pour la gestion des projets et le suivi des tâches afin d’optimiser la chaîne des opérations. De plus, ils permettent l’automatisation des tâches administratives ou répétitives qui font perdre un temps précieux à vos équipes. Saviez-vous que jusqu’à 90 % des tâches effectuées sur le lieu de travail n’ont aucune valeur ajoutée ? Votre outil de PPM vous permettra de libérer vos équipes de ces activités routinières pour leur donner l’occasion de concentrer leurs compétences et leur talent sur les 10 % restants, qui offrent, eux, une valeur ajoutée.

En plus de stimuler les performances des équipes projets et la productivité du travail – et donc, en fin de compte, vos résultats financiers – l’automatisation limite le risque d’erreur humaine et améliore la précision de la gestion de projets. Même pour les opérations à valeur ajoutée qui requièrent l’intelligence et la créativité des collaborateurs, le soutien d’un puissant outil de PPM peut considérablement améliorer les résultats des projets. Les raisons pour lesquelles les projets sont susceptibles d’échouer sont innombrables : retards, dépassements de budget, glissement de périmètre… Fiabiliser les opérations vous aidera à vous assurer que vos projets tapent dans le mille et atteignent leurs objectifs.

Les différentes tâches qui composent un projet impliquent généralement plusieurs collaborateurs, qui doivent travailler de concert. Dans les organisations équipées d’un outil de gestion de portefeuilles de projets, les chefs de projets peuvent simplement utiliser la plateforme pour assigner toutes les tâches, puis suivre l’avancement et coordonner le travail. Une chaîne plus fluide permet à l’ensemble de l’équipe de travailler de manière harmonieuse, ce qui améliore l’efficacité globale et encourage par ailleurs l’interfertilisation des compétences.

Certaines des fonctionnalités des outils de PPM sont spécifiquement conçues pour favoriser le développement de pratiques de travail plus collaboratives : par exemple, des espaces de travail collaboratif, des interfaces de discussion, la possibilité de poster des commentaires et des notes sur les projets et les tâches, des notifications automatiques, etc. Pour les organisations qui mènent des projets de type Agile ou hybrides, des interfaces dédiées comme des tableaux Kanban virtuels permettent à chacun et à tous de rester au fait de l’avancement.

Avec d’autres fonctionnalités telles que des calendriers partagés, ces capacités collaboratives facilitent la coordination, la communication et l’organisation des réunions. Cela favorise la cohésion au sein des équipes et simplifie les communications pour les équipes distantes – un véritable impératif dans le contexte actuel. De manière générale, on estime que les lacunes en matière de communication interne coûtent en moyenne 420 000 dollars par an aux entreprises comptant 100 employés. Pour les entreprises de taille supérieure, la perte moyenne s’élève à pas moins de 62,4 millions de dollars par an.

Dans la pratique, les employés – et en particulier ceux qui possèdent des compétences critiques particulièrement recherchées – sont souvent affectés à plusieurs projets ou tâches. Pour les PMO, les gestionnaires de portefeuilles et les gestionnaires de ressources, le défi est alors d’éviter de surcharger leurs équipes projets. En effet, une sur-sollicitation des ressources peut peser sur la satisfaction des équipes et se traduire par une implication et une productivité en berne.

Pour éviter un tel scénario, les logiciels de gestion de portefeuilles de projets aident à optimiser l’allocation des ressources. Les plateformes de PPM tiennent à jour une liste complète et détaillée des ressources disponibles, avec la possibilité de les filtrer par attributs, et montrent la capacité réelle des ressources avec différents niveaux de détail : à l’échelle de l’entreprise, d’un service, voire d’une équipe.

Elles consolident également les besoins en ressources des différents projets et font automatiquement le lien entre les deux, ce qui rend les décisions d’allocation et d’affectation plus faciles et plus rapides.

Un outil de PPM permettant également de noter et de classer les projets, il aide tant le PMO que les équipes projets à prendre des décisions plus intelligentes en matière d’allocation des ressources en fonction des priorités des projets.

Les capacités de gestion prévisionnelle des ressources donnent aux gestionnaires de portefeuilles un aperçu de l’état futur de l’utilisation des ressources, ce qui les aide à prendre des mesures proactives pour s’assurer que la capacité est utilisée de manière optimale dans la durée.

La phase de planification est peut-être l’étape la plus complexe et la plus critique d’un projet. Elle exige de prendre en compte tout un éventail de facteurs : les jalons, les délais, les priorités, les risques, etc. Vous devez programmer les différentes phases et étapes en tenant compte des contraintes et des interdépendances, et établir des calendriers réalistes pour vous assurer de respecter la date de livraison de votre projet. Et vous devez tout faire parfaitement. Si vos hypothèses de départ sont erronées, vos projets ont peu de chances de produire les résultats escomptés.

C’est pourquoi une planification précise et réaliste est non seulement complexe, mais prend aussi beaucoup de temps. Les outils de gestion de portefeuilles de projets aident à définir des calendriers et des feuilles de route fiables pour les projets afin de maximiser l’efficacité de l’exécution.

Au nombre des fonctionnalités les plus utiles de tels outils figurent des modules consacrés à la planification multi-projet, offrant la capacité de visualiser les liens entre les projets, ou encore des simulations de scénarios hypothétiques pour se projeter dans l’avenir.

Des bibliothèques de modèles de projets pré-remplis, établis sur la base des enseignements de projets antérieurs, peuvent accroître la précision et la fiabilité des décisions de planification, tout en facilitant et en accélérant considérablement le processus. Ces modèles peuvent être alimentés par les données issues des modules de suivi et de gestion des temps passés, qui documentent le temps consacré à chaque tâche, ce qui facilitera grandement la planification de projets futurs.

Parlons argent. Après tout, c’est le nerf de la guerre. Vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre de gaspiller les ressources financières limitées de votre organisation : vous devez veiller à ce que vos fonds soient utilisés de manière optimale et à ce qu’ils dégagent la meilleure rentabilité possible.

Tout d’abord, un outil de PPM vous aidera à sélectionner les projets les plus intéressants du point de vue financier : vous pouvez évaluer le rendement prévisionnel de divers projets candidats par rapport à un certain nombre d’indicateurs de performance financiers et quantitatifs, et choisir les plus rentables.

En outre, les fonctions de gestion budgétaire vous aideront à optimiser les allocations budgétaires à l’échelle des projets et des portefeuilles. Elles assurent également un suivi automatique des coûts et des dépenses, avec des alertes en cas de dépassement potentiel, ce qui aide les PMO à s’assurer que tout est sous contrôle et à procéder à des ajustements si nécessaire. Selon une étude du PMI, 66 % des entreprises utilisant un outil de PPM parviennent à respecter les budgets de leurs projets, contre 47 % des entreprises ne disposant pas d’un tel outil.

Le facteur risque doit toujours être intégré dans les calculs de valorisation qui guident la sélection des projets à mener par l’entreprise. Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets permet de déterminer la faisabilité des projets compte tenu des ressources et du budget disponibles, en prenant en considération les risques technologiques, financiers, systémiques, etc.

Votre système peut détecter des problèmes ou des conflits potentiels et les rendre nettement visibles grâce à des rapports et des tableaux de bord clairs ou à des alertes automatiques. Cela vous permettra de prendre des mesures rapides et de faire preuve de réactivité afin de renforcer les projets qui battent de l’aile avant qu’ils ne soient irrémédiablement compromis.

Lorsque des problèmes surviennent – ce qui finit inévitablement par se produire tôt ou tard, n’est-ce pas ? – la visibilité et les éclairages que vous apporte un outil vous aident à les résoudre plus rapidement, ce qui réduit également le risque d’échec des projets.

Dans la gestion de portefeuilles de projets comme dans la vie, on ne peut pas tout avoir. La nature limitée des ressources d’une organisation oblige à sélectionner soigneusement les projets qu’elle va mener. Les PMO doivent s’assurer que les projets dans lesquels ils investissent leur temps, leurs fonds et leurs ressources sont ceux qui créent le plus de valeur. Cette notion de valeur englobe certes le retour financier, mais pas uniquement. Elle doit également prendre en considération la vision et les objectifs à long terme de l’organisation. Parfois, un projet dont le retour sur investissement direct est comparativement plus faible devra tout de même être priorisé – s’il ouvre de nouvelles opportunités de croissance par exemple.

Les fonctions de gestion des idées et de la demande d’un logiciel de PPM vous permettent de trier, filtrer, noter, classer et hiérarchiser ce que vous devez faire – maintenant, demain ou l’année prochaine – sur la base de critères personnalisés.

De manière générale, une plateforme de PPM améliore la qualité et la fiabilité des décisions d’arbitrage. Parce que vos décisions sont prises sur la base d’informations exhaustives, exactes et à jour, elles tendent à être plus judicieuses.

Grâce à un solide outil de gestion de portefeuilles de projets, vous pouvez facilement créer, évaluer et gérer des groupes de projets en tant que programmes ou que portefeuilles. L’objectif étant de maximiser la valeur à l’échelle de l’entreprise.

Il vous aidera à élaborer des portefeuilles équilibrés et cohérents en vous montrant les interdépendances entre projets individuels et en synchronisant les calendriers, avec des vues croisées. La simulation de plusieurs scénarios fictifs incluant plusieurs portefeuilles, avec la possibilité de comparer les simulations entre elles comme avec des projets en cours, vous aidera à définir le meilleur cap.

Les plateformes de PPM fournissent un cadre qui doit vous permettre de réaliser tout un éventail d’activités liées à vos portefeuilles de projets : les actions, les demandes de changement, les problèmes, les risques peuvent être gérés et suivis à l’échelle du portefeuille. Grâce à une évaluation continue, en temps réel, de la santé et des résultats du portefeuille, vous pouvez vous assurer que vos investissements servent les priorités stratégiques de votre entreprise. Lorsqu’il s’avère nécessaire d’apporter des changements au portefeuille, des fonctionnalités d’optimisation en temps réel vous permettent de redéfinir les priorités des projets, voire d’en dé-sélectionner certains pour adapter le portefeuille aux évolutions contextuelles ou internes.

Enfin, des rapports et des tableaux de bord analytiques à l’échelle des programmes et des portefeuilles augmentent la transparence et la visibilité et facilitent ainsi les décisions.

Les portefeuilles de projets sont par excellence les vecteurs qui permettront de matérialiser la stratégie qui a été formulée par votre organisation, et les plateformes de PPM sont peut-être les meilleurs outils pour atteindre cet objectif.

Parce que les logiciels de PPM facilitent la circulation des informations dans l’entreprise et aident à sélectionner les projets les plus prometteurs eu égard à vos buts et objectifs, ils permettent de maximiser la cohérence entre les investissements dans les projets et les buts de l’entreprise.

Ainsi, les outils de PPM fournissent les données de qualité qui aident à formuler des stratégies judicieuses ; ils aident par ailleurs à traduire ces stratégies en résultats tangibles. Voilà qui boucle la boucle et qui clôt cette liste des principaux bénéfices que peut vous apporter un outil de gestion de portefeuilles de projets.

Les arguments en faveur de l’acquisition d’un outil de PPM ne manquent pas. Les logiciels de gestion de portefeuilles de projets répondent à la plupart des besoins et attentes des organisations, de la planification à l’optimisation des ressources en passant par le respect des budgets.

Mais prendre la décision d’acquérir une solution de gestion de portefeuilles de projets n’est que le commencement : vous devrez ensuite convaincre les décideurs de votre organisation de l’importance de le faire en leur présentant un solide argumentaire étayé par des calculs de rentabilité. Ce n’est qu’alors que vous pourrez vous mettre en recherche de l’outil qui convient le mieux à votre organisation.

 

En synthèse :

• Un outil de gestion de portefeuilles de projets remplit un large éventail de fonctions conçues pour aider les organisations à gagner en efficacité.
• Au nombre des bénéfices figurent une visibilité et une productivité accrues, une meilleure collaboration au sein des équipes, une planification des projets et une allocation des ressources plus intelligentes, une optimisation financière et une réduction des risques et, enfin et surtout, la possibilité de sélectionner et de prioriser les projets afin de constituer les portefeuilles qui serviront le mieux la stratégie de l’entreprise.

 

Pour plus d’informations sur l’évaluation des outils de gestion de portefeuilles de projets, nous vous invitons à consulter :

• Comment tirer le meilleur parti de votre outil de gestion de portefeuilles de projet ?
• Pourquoi la Gestion de Portefeuilles Projets est l’avenir du Business ?
• Quels sont les critères d’évaluation d’un outil de PPM ?