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En synthèse :

• Mettre en place un bureau de gestion de projets et le faire correctement, exige une planification soignée.
• Vous devrez vous constituer un réseau de soutiens influents au travers de l’entreprise pour vous aider à convaincre tout un chacun de la pertinence de votre démarche de conduite du changement.
• Il est de la plus haute importance d’acquérir une compréhension fine des défis à relever et des attentes des différentes parties prenantes afin de pouvoir les relever de manière appropriée, prouvant ainsi l’intérêt et l’utilité de votre PMO
• Vous concentrer sur des mesures immédiatement efficaces dans les premiers temps aidera à donner une image positive à votre nouveau bureau de gestion de projets, mais sa réussite à plus long terme exige une évolution progressive de vos plans sur la base des retours d’expérience des diverses parties prenantes.

Élaborer un plan de mise en œuvre pour votre bureau de gestion de projets

Ça y est, vous avez pris la décision : vous allez donc créer un bureau de gestion de projets au sein de votre organisation. Vous savez déjà que disposer d’un PMO vous permettra de doper l’efficacité de votre gestion de portefeuilles de projets, la pertinence de l’allocation des ressources, et la portée stratégique de vos projets. Vous savez que les investissements que vous allez effectuer pour procurer à votre PMO le personnel, les outils et les infrastructures requis seront largement compensés par les gains qu’il apportera à votre entreprise pour les années à venir. Ce que vous ne savez peut-être pas encore clairement est comment procéder. Quelle est la meilleure façon de réussir la mise en place de votre bureau de gestion de projets ? Quelles sont les étapes à suivre ? Quelles sont les choses à faire, et à ne pas faire ?

Chaque bureau de gestion de projets étant unique, il n’existe pas de modèle unique de feuille de route, mais voici quelques conseils et bonnes pratiques.

 

Planifier, oui. Sur-planifier, non

En préambule, nous aimerions souligner un point clé : il est essentiel de ne pas s’engager dans la création d’un bureau de gestion de projets sans pouvoir s’appuyer sur une feuille de route claire et mûrement réfléchie.

L’on peut, par analogie, considérer la démarche de mise en place d’un PMO comme un long voyage vers un pays lointain et exotique dont vous ne savez presque rien. Même si vous êtes du genre aventureux, il faut prévoir un tant soit peu. Atterrir sur place avec un aller simple en poche, sans avoir la moindre idée de ce qui vous attend ou de ce que vous allez faire, n’est peut-être pas la meilleure des décisions. Non seulement vous risquez de passer à côté d’expériences fantastiques, mais vous vous exposez aussi et surtout au risque de vous retrouver dans des situations délicates, voire dangereuses.

Bien que la création d’un bureau de gestion de projets ne soit guère comparable à un périple dans la forêt amazonienne, c’est là aussi un pas en territoire inconnu. C’est pourquoi vous devez planifier à l’avance et formuler un plan d’action définissant clairement les orientations de votre futur PMO. Prendre le temps d’effectuer les préparatifs et la planification adéquats peut considérablement améliorer vos chances de réussite.

Toutefois, il est tout aussi important de ne pas tomber dans l’autre extrême. Il peut être tentant pour des professionnels de la gestion de projets attachés aux détails de définir d’emblée un plan quinquennal hyper détaillé et de le considérer gravé dans le marbre. N’oubliez pas que la création ex nihilo d’une nouvelle entité organisationnelle implique d’importants efforts de conduite du changement, ce qui requiert avant tout agilité et consensus. Aussi, s’il est essentiel d’établir un plan, veillez à le garder simple et léger dans les premiers temps.

 

Ménagez-vous le soutien d’un réseau d’influenceurs

Il est virtuellement impossible de réussir la mise en place d’un bureau de gestion de projets en faisant cavalier seul. L’objectif même de votre démarche est d’améliorer les activités de gestion de portefeuilles de projets. Or qui dit améliorer dit changer. Cela signifie que vous avez l’intention de donner un coup de pied dans la fourmilière. Et, s’il y a bien une chose que les gens craignent, c’est le changement. Aussi, pour dissiper les doutes, surmonter les résistances et faire accepter les changements que vous vous proposez d’apporter, vous allez avoir besoin du soutien et de l’implication d’un réseau de partisans et de prosélytes au travers de l’entreprise pour servir de caisse de résonance.

Il peut être judicieux de commencer par le haut de la pyramide, car vous devez de toute façon obtenir des financements, des ressources et des moyens pour votre PMO. Identifiez les hauts dirigeants influents qui sont conscients de la nécessité de créer un bureau de gestion de projets, ou qui ont quelque chose à y gagner, et essayez d’établir avec eux des relations solides. Il est essentiel de vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde qu’eux, que vous partagez les mêmes objectifs, et que la vision que vous avez de votre futur PMO est à même de répondre réellement à leurs attentes. Partagez avec eux vos premières idées, affinez ou ajustez-les si nécessaire, et demandez-leur de valider vos hypothèses. Ces « parrains » vous seront d’une aide précieuse dans votre démarche de mise en place d’un PMO. Ils pourront vous conseiller, vous guider, et mobiliseront leur autorité, leur influence et leurs relations pour vous aider à surmonter les obstacles.

Outre ces soutiens à la direction, vous devriez également constituer un réseau de cadres ou de managers disposés à vous soutenir dans les différents services, fonctions et branches d’activité. Ils peuvent eux aussi contribuer à faire percevoir à votre organisation l’intérêt et l’utilité de votre nouveau PMO. Pour créer ce réseau, commencez par identifier un groupe de parties prenantes influentes dans différents domaines de l’entreprise. Essayez de les impliquer, en leur expliquant la logique de la création d’un bureau de gestion de projets et les résultats que vous espérez atteindre. En sollicitant leurs conseils et leur acceptation, vous leur donnerez le sentiment d’être impliqués dans le succès de votre démarche. N’oubliez pas de leur faire savoir comment vous comptez les associer au projet et quand vous reviendrez vers eux pour leur donner des nouvelles.

Cette capacité à établir de solides relations avec un réseau de partenaires, de parties prenantes et de parrains est indispensable à la réussite de votre bureau de gestion de projets. C’est pourquoi, lorsque vous recruterez le personnel de votre PMO, vous devrez mettre l’accent sur les compétences relationnelles. Les personnes que vous recrutez (à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation) doivent être capables de collaborer efficacement avec les équipes projets, avec les responsables d’autres services, voire, à l’occasion, avec les dirigeants ou les clients. D’ailleurs, selon Gartner, “les chefs de projet rattachés au PMO doivent faire montre de toute une gamme de compétences relationnelles. Ils doivent savoir communiquer, résoudre les conflits, et persuader“.

 

Évaluer et écouter les attentes

Votre bureau de gestion de projets sera jugé sur sa capacité à améliorer les conditions d’activité de l’entreprise. Vous devez donc vous assurer que vous le construisez de manière à répondre aux enjeux et aux attentes de l’organisation. Même si vous avez vos propres idées et théories en la matière, en particulier si vous avez pris le temps d’observer et d’analyser des projets passés et en cours, il est toujours utile d’écouter les idées de toutes les parties prenantes.

Prenez contact avec des responsables commerciaux ou informatiques, des responsables de ressources et des membres des équipes projets, organisez des rencontres et préparez des séries de questions exploratoires afin de comprendre où ils en sont, ce dont ils ont besoin et quels sont les défis et les problèmes que votre PMO pourrait aider à résoudre. Demandez-leur dans quelle mesure ils sont satisfaits des méthodes et des outils actuellement en place, ce qu’ils changeraient s’ils en avaient l’occasion, quelles sont leurs priorités, leurs problèmes les plus urgents et les plus bloquants, et plus généralement ce qu’ils attendent. Identifiez ceux qui besoin de l’aide la plus immédiate.

Il est essentiel de ne pas être sur-prometteur. Ne vous engagez à répondre aux attentes des parties prenantes que si vous êtes sûr à 100 % de pouvoir le faire sur la base des ressources et capacités dont vous disposez. Comme avec les hauts dirigeants, l’objectif est de vous accorder sur une vision commune de ce que votre futur PMO peut réellement faire et fera réellement.

Sur la base de la consolidation de ces retours d’expérience et de vos propres observations, vous serez en mesure de vous faire une idée précise et réaliste de la situation. Cela vous permettra de cartographier les rôles et responsabilités qui structurent les activités de gestion de projets, d’évaluer la maturité globale de l’organisation en matière de gestion de projets et la pertinence des méthodes actuelles, d’estimer la quantité et la qualité des ressources pouvant être mobilisées pour votre bureau de gestion de projets, et notamment les forces et faiblesses des outils et du personnel. Cela vous aidera à comprendre ce qui doit changer, et ce qui peut être changé.

Identifiez les principaux défis et opportunités en matière de gestion de portefeuilles de projets, en les hiérarchisant afin de donner priorité aux points qui requièrent une intervention immédiate et aux problèmes qui pourraient être résolus à court terme.

C’est cette évaluation qui vous permettra de déterminer pour le bureau de gestion de projets que vous êtes sur le point de créer une feuille de route consensuelle et adaptée à votre organisation.

 

Créer une feuille de route de bureau de gestion de projets répondant aux attentes et besoins

Les lacunes, les attentes et les difficultés identifiées grâce à votre travail d’évaluation préliminaire peuvent désormais être consolidées en une « liste de courses » qui permettra de structurer votre feuille de route.

Associez à chaque élément de votre liste de chantiers prioritaires une possible réponse du PMO afin d’élaborer un plan d’action à court terme, en vous assurant que les mesures proposées sont effectivement réalisables dans les conditions actuelles. Cette première ébauche de plan doit comprendre des jalons et des objectifs pour les grands domaines clés de la gestion de portefeuilles de projets, comme la méthodologie, les ressources, les outils, la gestion financière, la collaboration, etc.

Après avoir affiné et validé votre feuille de route de manière itérative, en prenant en compte les commentaires de vos principales parties prenantes et notamment de vos soutiens à la direction, élaborez des messages et supports de communication pour communiquer votre plan et le diffuser dans l’ensemble de l’organisation.

 

Démontrez l’efficacité de votre bureau de gestion de projets aussitôt que possible

La raison pour laquelle il est si important d’identifier les problèmes pouvant être résolus rapidement est simple : les gens accordent généralement davantage de poids aux gains à court terme qu’à la valeur à long terme. « Un tiens vaut mieux que deux tu l’auras », comme on dit.

Pour être accepté au sein de l’organisation, votre nouveau bureau de gestion de projets devra conquérir sa crédibilité en étant perçu comme porteur de valeur ajoutée. Et le plus tôt sera le mieux.

Vous devez donc afficher des gains rapides, en concentrant les premiers efforts de votre PMO sur une poignée de problèmes qui peuvent être résolus dès maintenant et avoir des effets positifs immédiats. Ces améliorations rapides contribueront à démontrer l’efficacité de votre PMO et sa capacité à apporter une réelle valeur ajoutée – à condition de ne pas oublier de communiquer sur ces premières réussites pour faire savoir à toute l’entreprise que votre bureau de gestion de projets tient effectivement ses promesses.

 

Soyez prêt à affiner vos plans de manière collaborative, par itérations

Même si vous avez bâti votre bureau de gestion de projets sur des fondations solides, vous n’aurez probablement pas tout juste du premier coup. En tant qu’entité transverse, un bureau de gestion de projets est à la conjonction de tant de parties prenantes et de problématiques qu’atteindre l’optimum requerra de tâtonner un petit peu et d’ajuster au fil de l’eau. Durant les premiers temps, il restera des résistances à surmonter, et un véritable consensus ne peut être atteint qu’à l’issue de multiples itérations.

En recueillant les impressions et remarques des diverses parties prenantes et en échangeant avec vos collègues, vos soutiens, et les membres de votre PMO, faites évoluer vos plans par itération pour affiner les objectifs et le champ d’action de votre PMO, sa mission et ses responsabilités, ses orientations et ses feuilles de route, etc.

Voilà ce que signifie se faire acteur du changement organisationnel !

 

Après le lancement, n’oubliez pas de suivre la progression de votre PMO

Une fois votre PMO opérationnel, il vous faudra prendre le temps d’évaluer ce que vous avez accompli et de réévaluer vos chances d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

Revenez à vos hypothèses et plans de départ pour voir lesquels ont pu être concrétisés. Essayez de mesurer la progression, en vous basant sur des indicateurs lorsque cela s’avère possible, et continuez de faire évoluer et d’affiner vos plans. Veillez toujours à communiquer ce que vous faites et ce que vous avez accompli auprès de votre écosystème de parties prenantes. Il est important de valoriser ces premiers succès et de démontrer les progrès réalisés grâce à votre nouveau bureau de gestion de projets, mais sans jamais exagérer ou embellir excessivement la situation.

Grâce à vos interactions constructives et sans fard avec vos parties prenantes, grâce à l’amélioration progressive de vos plans pour votre PMO, vous en arriverez finalement à un point où vous pourrez faire passer votre bureau de gestion de projets à l’échelle supérieure et commencer à concrétiser votre stratégie à long terme d’amélioration des méthodes et pratiques de gestion de projets dans votre organisation.

Dans le cadre de la création d’un nouveau bureau de gestion de projets, vous devez toujours avoir à l’esprit la ligne d’arrivée : la réussite de votre initiative dépend de votre capacité à en faire percevoir la valeur et l’intérêt. Il est essentiel de comprendre les attentes des parties prenantes afin de pouvoir y répondre et ainsi démontrer l’efficacité de votre nouvelle structure. Vous devrez pour ce faire agir à plusieurs niveaux et sur plusieurs tableaux : activez sans attendre les mesures les plus simples et rapides à mettre en place afin d’obtenir et d’afficher des résultats immédiats qui montreront à votre organisation l’efficacité de votre PMO ; dans le même temps, continuez de construire et d’affiner par itérations les plans à long terme qui permettront à votre bureau de gestion de projets de créer durablement de la valeur pour l’entreprise.

 

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