En synthèse :
- La gestion et l’allocation des ressources est un volet critique de la gestion de projets.
- Parce que la gestion des ressources implique de multiples variables, il n’existe pas de modèle unique en la matière. Un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte dans le cadre de votre recherche du meilleur modèle d’affectation des ressources pour votre entreprise.
- Une fois que vous aurez fait votre choix, il est recommandé de formaliser votre modèle de gestion des ressources en une charte pour en garantir l’adoption.
Comment déterminer et mettre en œuvre le modèle de gestion des ressources qui convient le mieux à votre organisation ?
Pour tout bureau de gestion de projets, il est essentiel d’optimiser l’affectation et la gestion des ressources. Il s’agit d’affecter des ressources par définition limitées de manière à maximiser la valeur et les bénéfices pour l’organisation. L’enjeu ? Rien de moins que la performance et la compétitivité de l’entreprise, car l’utilisation que vous faites de vos ressources clés est intimement liée à la rentabilité de l’entreprise.
Votre objectif est clair : vous devez faire travailler vos ressources à un taux d’utilisation optimal tout en veillant à allouer les bonnes ressources aux projets à forte valeur ajoutée. Mais la manière d’atteindre cet objectif n’est pas nécessairement évidente. La gestion des ressources est une discipline complexe qui fait intervenir de nombreuses variables différentes, d’où la coexistence de plusieurs modèles différents d’allocation et de gestion des ressources.
Voici un aperçu du champ des possibles, ainsi que quelques conseils pour vous aider à identifier le modèle qui vous conviendra le mieux.
Explorons les différents modèles de gestion des ressources
Affectation des ressources par le chef de projets ou par le gestionnaire de ressources
Lorsque les chefs de projets gèrent leurs propres ressources sans l’aide d’un gestionnaire de ressources dédié, ils peuvent effectuer leurs affectations directement. Il leur suffit de déterminer la ressource dont ils ont besoin et de s’assurer de sa disponibilité.
Mais, lorsque vous incorporez un gestionnaire de ressources dans l’équation, il est essentiel qu’il collabore de manière efficace avec le chef de projets. Ces deux profils clés devront dialoguer afin de trouver la solution la plus pertinente et la plus efficace tout en réconciliant les contraintes liées aux projets d’une part et aux ressources de l’autre.
Dans le cas de figure le plus courant, les chefs de projet expriment leurs besoins, sur la base desquels les gestionnaires de ressources analysent la capacité disponible et répondent par une proposition d’affectation. Après acceptation, le chef de projet n’a plus qu’à affecter les ressources allouées aux activités du projet.
Dans certains cas, ce sont les gestionnaires de ressources qui sont chargés de l’organisation et de la supervision du travail, auquel cas ils affectent directement leurs ressources à des projets et activités spécifiques.
Affectations nominatives et affectations génériques
Parfois, par exemple lorsque le projet ou l’activité pour lesquels vous recherchez des ressources ne sont pas supposés commencer immédiatement, il peut être difficile d’identifier précisément la ressource spécifique que vous devrez y affecter.
C’est pourquoi les chefs de projets ont la possibilité de recourir à des « affectations génériques ». Il s’agit simplement de commencer par spécifier le type de profil dont ils ont besoin (poste, entité de rattachement, compétences – par exemple : un ingénieur DevOps senior). Par la suite, lorsque les besoins du projet et la disponibilité des ressources deviennent plus clairs, ils peuvent simplement convertir cette affectation générique en une affectation nominative en sélectionnant une ressource en particulier.
Affectation au niveau des activité ou au niveau des projets
Vous pouvez affecter des ressources soit à l’échelle d’un projet, soit à l’échelle d’une activité, en fonction du périmètre et de la durée du travail. Lorsqu’ils travaillent à l’échelle d’un projet, les chefs de projets et les gestionnaires de ressources constituent généralement une équipe projet qui est dédiée au projet au question pendant une période donnée.
Auto-affectation
Dans un cadre de type Agile Scrum, les ressources ne sont pas formellement affectées aux projets ou aux tâches. Les membres d’équipe travaillant sur une itération s’auto-affectent simplement à l’activité de leur choix, puis rapportent le travail effectué dans leurs feuilles de temps.
Comment déterminer le modèle de gestion des ressources qui fonctionne le mieux pour votre organisation ?
De nombreuses variables doivent être prises en compte afin de déterminer un modèle de gestion des ressources fonctionnel et performant. Au nombre des facteurs dont vous devez tenir compte figurent la configuration et la taille de votre organisation, son niveau de maturité en matière de gestion de portefeuilles de projets, son secteur d’activité, ou encore sa culture.
Par exemple, confier aux gestionnaires de ressources la responsabilité de l’affectation des ressources requiert une collaboration et des relations étroites entre le chef de projet et le gestionnaire de ressources, puisque ce dernier doit avoir les droits en écriture sur la planification du projet. L’auto-affectation peut en réalité représenter un modèle de fonctionnement en soi pour les organisations dont les équipes sont hautement autonomes, même en dehors d’un cadre de type Scrum. La quantité et la qualité des interactions entre les chefs de projets, les gestionnaires de ressources et les ressources elles-mêmes peuvent être assez différentes dans une organisation matricielle et dans une structure hiérarchique plus traditionnelle.
N’oubliez pas de prendre en compte le temps et les efforts nécessaires pour mettre en œuvre et en pratique le modèle de gestion des ressources de votre choix : selon le niveau de détail choisi, selon le nombre de collaborateurs et d’équipes impliqués, les modèles d’administration des ressources peuvent être plus ou moins complexes et demander plus ou moins d’énergie.
C’est donc une question de choix organisationnels, qui doivent se fonder sur un audit des caractéristiques qui rendent votre entreprise unique, et sur les besoins et les attentes des différentes parties prenantes impliquées.
D’un modèle de gestion des ressources à une méthode de gestion des ressources
Chaque organisation a ses propres défis et a besoin de son propre modèle d’allocation des ressources, mais elles partagent toutes une exigence commune : elles ont toutes besoin d’une véritable méthode de gestion des ressources, dans laquelle les rôles et responsabilités sont clairement définis.
L’idéal est de formaliser le modèle que vous avez conçu en une charte de gestion des ressources afin d’établir clairement les règles et les conditions qui régissent l’allocation et l’affectation des ressources entre les projets et les activités. Parmi les questions auxquelles votre charte doit répondre figurent :
- Qui initie les demandes de ressources, et à qui ? Quand et comment ?
- Comment gérer les conflits qui peuvent survenir en cas de changement dans les projets ou dans les disponibilités des ressources ? Qui est chargé de prendre les décisions et d’effectuer les arbitrages requis lorsque des aléas surviennent ?
Assurez-vous que votre méthode soit clairement communiquée et accessible à tous, qu’elle soit bien comprise et mise en pratique – et préparez-vous à récolter les fruits d’un système de gestion des ressources ultra-performant.
