NutriXo : une approche méthodique à la priorisation des projets

Le déploiement de la solution Sciforma, qui va permettre à la DSI de NutriXo d’acquérir une visibilité nouvelle sur son plan de charges, et donc de mieux prioriser les demandes et de mieux en gérer la mise en œuvre, est mené en toute maîtrise grâce au solide plan d’implémentation conçu et appliqué par la PMO. 

Issu en 2001 du rapprochement de plusieurs entités opérant dans la meunerie et la boulangerie, NutriXo est un groupe agroalimentaire européen qui exporte dans le monde entier ses produits emblématiques du savoir-faire à la française.

Du fait de la dimension industrielle de ses activités et de leur périmètre, le groupe, qui transforme quelque 1,3 million de tonnes de blé chaque année et doit gérer une logistique complexe, sollicite sa direction des systèmes d’information (DSI) pour des projets de digitalisation des métiers et d’automatisation de certains process. 

Pour la DSI, qui mène par ailleurs des projets de nature réglementaire et de maintenance informatique, cette constellation de projets de tailles et de types variés est devenue complexe à cartographier et à gérer. C’est d’autant plus vrai depuis le démarrage d’un long et délicat chantier de migration vers un ERP externe.

Isabelle Poisson-Mercadier, responsable du bureau de gestion de projets (PMO) de la DSI, explique qu’il devenait indispensable de pouvoir mieux arbitrer et prioriser les demandes : « Le déploiement du nouveau progiciel externe consomme beaucoup des ressources de la DSI et a induit de fortes contraintes de charges. Nous avions besoin d’une vision de nos ressources et de notre capacité à faire pour mieux filtrer, sélectionner et échelonner les idées, et pour être en mesure de justifier auprès des métiers de l’impossibilité de répondre à toutes les demandes tout de suite ».

À la recherche du partenaire idéal

Mue par ce besoin devenu critique d’y voir clair sur l’équation demandes-ressources, la PMO s’est lancée dans la recherche d’une solution logicielle. Mais pas n’importe comment. Suivant une démarche bien structurée, elle a commencé par mettre à plat ses priorités et ses attentes pour y confronter les réponses des différents outils envisagés, afin d’identifier le logiciel le mieux adapté à ses besoins.

C’est en l’occurrence Sciforma qui reflétait le mieux l’approche de NutriXo à la gestion des demandes. « Dans Sciforma, nous avons immédiatement retrouvé notre workflow, la chaîne de validation de l’idée jusqu’au projet que nous avions définie », précise Isabelle Poisson-Mercadier. « Pas besoin de tordre l’outil, tout était déjà là, dans une interface complète et riche tout en restant claire. Nous nous projetions facilement dans Sciforma, et c’est ce qui nous a instantanément plu ».

Le flux de validation préalablement pensé et formalisé par la DSI de NutriXo pour arbitrer et prioriser les demandes s’articule autour de quatre paliers successifs : l’idée, l’opportunité, l’avant-projet, pour enfin culminer avec le projet lui-même. Chacune des étapes intermédiaires induit une étude des enjeux, de l’intérêt, des coûts et de la valeur, et des implications en termes d’organisation, l’analyse se faisant de plus en plus approfondie à mesure que l’on progresse de l’idée vers le projet, et le passage d’un palier à l’autre est avalisé par un comité de décision ad hoc. 

« Nous avons retrouvé la même logique et la même structuration dans Sciforma, au point que nous utilisons le même vocabulaire ! Le seul aménagement que nous avons apporté à l’outil est l’étape d’avant-projet, que nous avons dû intégrer en tant que première phase du mode projet. La logique de Sciforma était si proche de la nôtre que tout s’est imbriqué sans aucune difficulté technique, et sans que nous ayons à faire de compromis », résume la PMO. 

C’est avec la même facilité que la DSI a pu transposer dans le logiciel les autres supports de travail développés pour structurer la gestion. Par exemple, la fiche d’identification des projets qui en détaille, étape par étape, les attributs, et qui uniformise les procédures à suivre et les informations à fournir par les chefs de projet tout au long de la chaîne de validation. Ou encore la grille de notation qui va permettre à la DSI de disposer d’un référentiel unique et objectif pour statuer de l’intérêt d’une idée en comité de décision. Ces nouveaux outils de travail ont été renseignés dans Sciforma, mais n’ont pas encore été étrennés. C’est là l’une des prochaines étapes. 

• schéma du workflow NutriXo, confronté au visuel de l’arborescence dans Sciforma ?

Savoir trouver le bon rythme

En effet, la DSI a opté pour une stratégie de déploiement graduée, en commençant à travailler sur la version pré-paramétrée du logiciel, sans dilapider son énergie et ses ressources dans la personnalisation et l’affinage de fonctionnalités qui ne répondraient peut-être plus à ses besoins après quelques mois. « Parce que nous le connaissons, nous ne sommes pas tombés dans le piège consistant à vouloir concevoir des choses spécifiques dès l’installation, sans encore vraiment connaître l’outil, pour nous apercevoir lors du passage en production et avec l’expérience qu’il faut tout revoir », partage Isabelle Poisson-Mercadier.  

Avec le même discernement, la PMO a commencé par n’activer que des fonctionnalités simples, pour respecter le niveau de maturité des utilisateurs et laisser aux chefs de projet le temps de s’approprier la méthodologie de gestion dans Sciforma.

Une approche réaliste mais non moins ambitieuse, si l’on considère le périmètre des fonctions que la PMO compte à terme incorporer à Sciforma. « L’idée est d’élargir et d’affiner au fur à mesure ; beaucoup des fonctionnalités qui nous ont séduits dans l’outil ne seront activées qu’ultérieurement, l’on pourrait presque dire qu’on garde le meilleur pour la fin ! ».

Au nombre des enrichissements projetés figurent l’incorporation dans l’outil d’écrans de reporting réactifs, l’intégration de la matrice de notation, le paramétrage de scénarios permettant d’établir une comparaison entre projets afin d’avoir une vision claire de l’harmonie du portefeuille, la création dans l’outil de passerelles avec le contrôle de gestion, qui pourra y affiner le suivi des CAPEX-OPEX et des heures à immobiliser…

« Nous procédons pas à pas, de manière assez humble. Nous connaissons les potentialités du logiciel, et nous comptons poser chaque nouvelle brique en temps et en heure, lorsque notre organisation interne y sera propice, lorsque nos équipes seront prêtes à passer à l’étape suivante. Pour l’instant, quelques semaines à peine après la mise en service de Sciforma, les utilisateurs s’y retrouvent assez facilement et apprécient l’interface. Il faut dire que les formations dispensées ont été extrêmement précieuses : non seulement elles aident à la prise en main de l’outil, mais elles fournissent aussi aux chefs de projet la petite piqûre de rappel qui s’impose de temps à autre pour mettre à jour leur culture projet ! Tout se passe de manière très rassurante », conclut la PMO.

« Si c’était à refaire  » : les conseils pratiques de NutriXo pour une implémentation réussie

S’associer à un fournisseur dont la logique de gestion de projets reflète au mieux celle de l’organisation.

Commencer simple et laisser le temps au nouvel outil, et à l’organisation mise en place pour structurer le déploiement, de faire leurs preuves avant de mettre en œuvre des fonctionnalités plus sophistiquées et de s’investir dans un travail de personnalisation.

En parallèle de son travail du workflow de validation de l’idée au projet, la DSI de NutriXo a préalablement consolidé tous ses projets en un fichier maître les catégorisant par étape. Ce travail préparatoire de classification a été inestimable au moment de réaliser les saisies dans Sciforma.