Terrena : faciliter la transition vers l’agriculture de demain

En permettant à la direction des systèmes d’information (DSI) groupe de Terrena de monter en puissance sur la gestion de son portefeuille de projets, Sciforma donne à la coopérative agricole les moyens de ses ambitions de transformation stratégique. 

La DSI, moteur des projets de transformation pour Terrena

Première coopérative agricole polyvalente de France, Terrena connaît depuis une dizaine d’années une croissance très active, avec un chiffre d’affaires ayant bondi de 3 à 5 milliards d’euros depuis 2010. Le groupe, qui s’est engagé dans un processus de transformation accélérée, veut s’affirmer en tant que leader en matière d’innovation agricole et alimentaire. C’est tout le sens du plan stratégique « La Nouvelle Agriculture », un ambitieux programme visant à métamorphoser en profondeur le fonctionnement et les activités de Terrena pour l’amener à produire plus et mieux.

« La DSI est clairement le levier clé pour mettre en œuvre cette stratégie de développement », explique Christophe Evers, PMO au sein de la DSI groupe de la coopérative. « Elle doit pouvoir accompagner les différents projets de transformation menés à l’échelle du groupe avec assez de réactivité pour nous arrivions les premiers sur les sujets que nous défrichons – par exemple, l’agriculture connectée ».

La DSI groupe est née en 2010 de la mutualisation des ressources informatiques des sociétés de la coopérative. Chaque entité de Terrena amène des projets et des applications à la DSI, qui doit en absorber un nombre croissant à mesure que le groupe se fait plus agile et décompose ses feuilles de route stratégiques pluri-annuelles en une multitude de petits projets, mobilisant des ressources de plus en plus spécialisées.

« Il faut vraiment être très réactif », constate Christophe Evers. « Et il faut connaître la valeur stratégique de chaque initiative : nos ressources n’étant pas illimitées, il est essentiel de les affecter aux projets les plus opportuns. En commençant par une chasse au gaspillage pour éviter de voir le même projet mené de front par plusieurs entités différentes ! »

D’où la nécessité d’un outil pour centraliser et suivre efficacement ce portefeuille d’applications et de projets et les ressources qui y sont allouées.

Une montée en puissance sans à-coups

Initialement, la DSI utilisait un panel de solutions de gestion de portefeuilles de projets. La migration sur Sciforma 4 en 2012 a commencé à rationaliser les processus. « L’outil Sciforma est conçu et calibré pour répondre à la complexité de notre DSI. Mais la version 4 restait hébergée en local avec des clients lourds assez lents », confie le PMO. « Il faut savoir que, chez Terrena, notre culture n’était pas du tout celle du cloud », précise-t-il.

Et pourtant, c’est pour un hébergement SaaS qu’a opté Terrena lors de son passage à Sciforma 7 en 2016. Christophe Evers et ses équipes souhaitaient intégrer à l’outil tout ce qui avait été développé par ailleurs depuis 2012, notamment en matière de gestion budgétaire. Pour ne pas brusquer les utilisateurs, ils ont alors défini un plan de déploiement progressif, avec l’activation d’une nouvelle fonctionnalité chaque mois. Mais, « Il n’était pas question de revoir et de réinstaller la solution à chaque fois, d’où l’intérêt du SaaS ».

La conduite du changement a été une priorité dans le cadre de la migration vers Sciforma 7. Il fallait petit à petit habituer les utilisateurs à passer d’un outil en mode client lourd vers de nouvelles pratiques full web. « Petit à petit, mais rapidement, car nous entrions dans une zone de turbulences en termes de transformation », pointe Christophe Evers. « Accompagnés par les équipes de Sciforma et de leur partenaire ASI, nous avons développé des ressources pédagogiques pour renforcer la maturité de nos chefs de projet : des tutoriels, des ateliers, des quiz… Cela peut paraître tout bête, mais la création d’une page d’accueil personnalisée pour présenter les différents raccourcis a considérablement facilité la prise en main. Cette capacité de personnalisation est d’ailleurs l’une des forces de Sciforma par rapport à d’autres solutions. » 

Pari tenu : en quelques mois, la grande majorité des équipes étaient sur Sciforma et ne se posaient plus de questions.

Sciforma, pour quoi ?

Il faut dire que Sciforma facilite grandement le suivi de la vie d’un projet. « Tout le monde partage les bonnes informations, au bon moment ! », résume Christophe Evers. Ce qui a permis l’émergence d’indicateurs sur les projets, leur valeur, ou leur time to market, permettant un pilotage affiné du portefeuille.

En particulier, l’intégration à l’outil des processus de gestion budgétaire a engendré des gains de temps inestimables. La DSI re-facture en interne ses prestations à la société émettrice de chaque projet, et le nombre d’entités rend le suivi des temps passés très complexe. Depuis l’automatisation dans Sciforma, le temps consacré à la gestion des feuilles de temps et la facturation a été divisé par… 20.

Le contrôle de gestion y trouve également son compte, l’outil assurant aussi un suivi très précis des temps des prestataires et des taux de facturation externe. Ce qui permet d’anticiper les flux sortants, quel que soit le décalage entre la facturation et la livraison. « Sciforma est d’ailleurs l’un des seuls outils en lesquels le contrôle de gestion a confiance pour provisionner les prestataires », selon le PMO.

En tout, Sciforma a été déployé à trois niveaux : la DSI, l’audit, et le comité exécutif. À l’échelle de la DSI, qui poursuit son plan de montée en puissance, Sciforma devient petit à petit le centre de pilotage des nouvelles méthodologies et instances développées pour optimiser l’affectation des ressources clés, mais aussi pour structurer la chaîne de l’innovation, un enjeu de plus en plus important. « Les proofs of concept prennent une ampleur croissante dans notre groupe et il faut que nous commencions à les incorporer à Sciforma pour les tracer et les prioriser », spécifie-t-il.

Sciforma 7.1 : une fluidité qui impressionne

Terrena a migré sur la version 7.1 de Sciforma en fin d’année 2018 dans l’ambition d’aller encore plus loin, en intégrant davantage à l’outil les processus d’analyse de la valeur et d’arbitrage afin de les optimiser.

« Sur la nouvelle version, nous allons distinguer les volets budgétaire et opérationnel, et a contrario mieux mettre en avant les liens entre projets et produits », prévoit Christophe Evers, ajoutant que les nouvelles fonctionnalités vont améliorer et accélérer encore le partage des informations et la productivité.

« Cette version 7.1 est remarquable par sa fluidité, j’en suis moi-même surpris. Il est pour ainsi dire impossible de se perdre sur l’interface. Les premiers ateliers le montrent d’ailleurs bien. Même ceux des chefs de projet qui peuvent se montrer réfractaires au changement y ont immédiatement adhéré. Je ne prévois pas d’avoir à mener de gros efforts en matière de conduite du changement avec cette version ! », conclut-il.