SNCF Réseau : partager données fiables et bonnes pratiques pour optimiser la programmation à l’échelle du réseau national

CARTE D’IDENTITÉ DE L’ORGANISATION

Société anonyme à fonds publics du groupe SNCF, SNCF Réseau gère l’intégralité des infrastructures ferroviaires françaises. L’entreprise se charge d’entretenir le réseau ferré national, investit pour moderniser et développer le système ferroviaire, et supervise la circulation pour garantir sa fluidité et sa régularité.

Secteur : Infrastructures 

Siège : La Plaine Saint-Denis

Chiffre d’affaires : 6,3 milliards d’euros (2019)

Employés : 53 000

Site Internet : sncf-reseau.com

• 5 millions de voyageurs chaque jour
• 30 000 km de lignes sur l’ensemble du territoire national
• 15 000 trains quotidiens, dont 7 000 en Île-de-France
• 40% de trafic en plus ces 10 dernières années

LE CONTEXTE

SNCF Réseau, dont le portefeuille d’investissements s’est vu démultiplié dans les années 2010, avait besoin d’une visibilité et d’une maîtrise accrues sur ses projets d’investissement et de maintenance du réseau.

Dans le cadre d’un vaste programme de transformation digitale et organisationnelle, Nouvel’R, l’entreprise s’est engagée dans un profond remaniement de son écosystème de gestion de projets visant à mieux le structurer, en plaçant le curseur sur la qualité des données et la planification des projets.

SNCF Réseau, qui avait acquis Sciforma dès 2005, a alors pu s’appuyer sur le logiciel pour optimiser la gestion de ses portefeuilles de projets et accélérer sa transformation digitale.

ATTENTES ET OBJECTIFS DE SNCF RÉSEAU

DONNER CORPS AU NOUVEAU CADRE MÉTHODOLOGIQUE DE GESTION DES PROJETS

L’entreprise n’avait autrefois pas de processus centralisé et unifié de gestion de portefeuilles de projets, ni d’outil de référence. Sciforma cohabitait avec un panel d‘autres solutions telles que MS Project, Primavera, et surtout Excel, tous ces outils s’interfaçant tant bien que mal entre eux.

La première démarche entreprise pour rationaliser les processus de travail a été d’établir des référentiels communs au sein d’un « gisement de données », véritable boîte noire par laquelle transitent toutes les données de l’entreprise, et hub central auquel doivent venir s’interfacer l’ensemble des plateformes productrices et consommatrices de données à l’échelle de SNCF Réseau.

Dans le même temps, l’entreprise travaillait à développer un nouveau processus de gestion des projets conçu pour les rationaliser de bout en bout, et intégrant notamment les études d’opportunités – une nouveauté.

Restait à donner vie à ce nouvel écosystème en y intégrant un outil de gestion de portefeuilles de projets en réseau, à même de permettre à l’entreprise de réaliser ses ambitions en matière de gouvernance des données et de transformation digitale. Pour cela, SNCF Réseau a entrepris de reconfigurer Sciforma, qui était initialement paramétré comme un périphérique de l’ERP finance de l’entreprise et n’était guère utilisé, de lui rendre ses fonctions premières, et surtout de convaincre les opérationnels de revenir sur la plateforme ainsi remaniée.

MIEUX PLANIFIER LA PROGRAMMATION SUR LE RÉSEAU

L’entreprise souhaitait systématiser, renforcer et améliorer la planification des diverses opérations d’entretien et de développement du réseau, de manière à les rendre concordantes et non concurrentes. Il s’agissait de s’assurer que l’intégration des projets aux portefeuilles fassent l’objet d’une réflexion globale sur la programmation des travaux et interventions sur le réseau, et leur impact sur l’exploitation.

D’autant que, avec sa mission d’intérêt public, SNCF Réseau est très exposé aux évolutions du contexte politique, économique et social, et donc régulièrement amené à revoir le séquencement et la programmation de ses activités. Il lui fallait donc un outil assez dynamique pour pouvoir s’adapter à de fréquents changements de cap.

RENFORCER LA MAÎTRISE SUR LE CYCLE DES PROJETS

Autrefois, les priorisations et arbitrages étaient parfois modifiés de manière unilatérale, avec des effets en cascade non seulement sur la chaîne de production d’un projet, mais aussi sur toute la programmation du réseau et la planification de l’ensemble des activités.

L’entreprise souhaitait donc rationaliser le pilotage de ses projets pour s’assurer qu’ils ne dévient pas en cours de route et produisent des livrables répondant aux objectifs des maîtres d’ouvrages, mais aussi pour éviter les déprogrammations intempestives de ressources stratégiques extrêmement sollicitées et coûteuses.

GÉRER DES PORTEFEUILLES COLOSSAUX

La pluralité des activités de l’entreprise – investissements, projets de maintenance, grandes opérations d’entretien – exigeait également de pouvoir programmer et piloter les portefeuilles par axes. L’entreprise, dont les services d’ingénierie et de conception gèrent quelque 4.000 projets d’investissement et de maintenance, avait là encore besoin de l’homogénéité de données et la finesse d’analyse offertes par un outil d’EPPM professionnel.

LA SOLUTION SCIFORMA

FONCTIONNALITÉS CLÉS

• Gestion des ressources, 
• Gestion de la capacité, 
• Planification/programmation de projets, 
• Reporting/tableaux de bord en matière de gestion de portefeuilles de projets, 
• Gestion de la collaboration/du travail collaboratif, 
• Gestion de portefeuilles/programmes, 
• Exécution de plannings de synthèse automatiques, 
• Publication et consommation de données dans le référentiel de données SNCF Réseau

PARTI PRIS TECHNIQUE

Cloud,

Sécurité,

Intégrations (Excel, SharePoint, etc.)

PROCHAINES ETAPES

Jusqu’à présent l’entreprise s’est focalisée sur la saisie et l’exploitation des données, mais elle compte maintenant capitaliser sur d’autres potentialités du logiciel, en intensifiant l’utilisation des rapports, en exploitant les fonctionnalités de gestion des programmes, ou encore en commençant à suivre l’avancement physique des projets et leur valeur acquise.

SNCF Réseau veut également clarifier et optimiser, dans ses processus comme dans l’outil, la gestion de sa charge et de sa capacité. Les domaines voisins que représentent, d’une part, l’estimation des charges de l’ingénierie et des équipes projets de la Direction de la maintenance, et, d’autre part, la gestion de la production et l’affectation des ressources nominatives, étaient jusqu’à présent relativement confondus, mais une réflexion est en cours pour mieux les distinguer et en rationaliser la gestion.

Actuellement sur la version 6.1 de Sciforma, SNCF Réseau étudie, dans le cadre d’un appel d’offres, l’opportunité de passer à la 7.1 pour y poursuivre l’évolution et la transformation de ses processus, métiers et méthodes. L’objectif est ainsi de se doter d’un véritable outil de pilotage, mais aussi d’anticipation des évolutions, afin d’être en mesure de les aborder de manière plus proactive.

LES BÉNÉFICES POUR SNCF RÉSEAU

GAGNER L’ADHÉSION DES OPÉRATIONNELS

Dès l’affranchissement de Sciforma de l’ERP finance, qui en verrouillait et en contraignait l’utilisation, il est devenu possible de revenir à une configuration plus ergonomique de l’outil de manière à l’adapter aux besoins de l’entreprise et de ses métiers.

Autrefois perçue comme peu maniable, la solution a alors su démontrer sa simplicité d’usage, sa réactivité, et son utilité pour les opérationnels. Par exemple, en mettant à leur disposition des modèles de projets et de plannings, Sciforma leur permet de mener des activités récurrentes sans repartir d’une page blanche à chaque fois. En prouvant ainsi sa plus-value, la plateforme a vite reconquis la confiance des collaborateurs, qui ont pris conscience qu’ils ne connaissaient qu’une infime fraction des potentialités de cet outil en réseau.

Dès lors, les utilisateurs ont commencé à prendre conscience qu’il était essentiel de planifier dans Sciforma – alors même que ce n’était pas dans la culture de l’entreprise – et le nombre de plannings réalisés sous Sciforma a crû de 40% en l’espace de 3 ans.

UNE NETTE AMÉLIORATION DU PARTAGE D’INFORMATIONS ET DE LA COLLABORATION

Là où la conjonction de différents outils et modes de travail créait incompréhensions et dissonances, consolider toute la planification dans Sciforma a rendu les plannings incomparablement plus clairs, plus précis, et mieux coordonnés.

Sans pouvoir s’appuyer sur un processus unifié, chefs de projets d’une part et producteurs chargés des études d’autre part tendaient à avancer chacun de leur côté, poursuivant des objectifs différents et ne partageant que les données qui les arrangeaient.

Aujourd’hui, grâce au processus de centralisation dans Sciforma et à la transparence qui en découle, parce que les données sont automatiquement reversées dans le référentiel d’entreprise commun, toutes les parties prenantes, où qu’elles se trouvent, peuvent à tout instant accéder aux données des autres et partager les leurs. La consolidation dans le système oblige à la transparence, exigeant la mise à jour des données, dont un processus de validation garantit la fiabilité et la fraîcheur. Ainsi, au sortir de l’évaluation d’une opportunité d’investissement, tout le monde peut désormais se coordonner pour en mesurer et en étudier l’impact, réfléchir à l’optimisation de la programmation, et s’assurer de la capacité à produire.

Cette amélioration de la collaboration inter-équipes, cette nouvelle capacité à travailler sur la base d’un socle commun et d’un ensemble homogène d’informations, ont grandement accru la performance du travail des équipes.

UNE PRODUCTIVITÉ DÉMULTIPLIÉE GRÂCE À DES RAPPORTS AD HOC

La centralisation des données et l’automatisation des échanges fait également gagner un temps significatif aux équipes, renforçant encore l’intérêt de Sciforma à leurs yeux : au lieu de devoir transmettre leurs données par mail ou par papier, il leur suffit de les partager dans l’outil.

Par ailleurs, la mise en place d’un scriptlet spécifique pour la réalisation automatique de plannings de synthèses dans le gisement de données de référence a permis des gains de temps énormes en termes de calcul de plannings, de dates et d’ordonnancement.

L’élaboration des plans de charge, l’analyse trimestrielle des données et délais, leur classification par portefeuille et par axe, qui requéraient la lecture de milliers de plannings et leur synthèse manuelle, pouvaient prendre plus d’un mois à réaliser. Aujourd’hui, l’entreprise obtient les résultats en deux heures – autrement dit, en un claquement de doigts. En tout, SNCF Réseau a enregistré une baisse de 30 % du temps passé sur les tâches d’administration des projets ! Le temps ainsi libéré est consacré à des discussions autour des points problématiques.

Les rapports et synthèses issus de Sciforma présentent également l’intérêt d’offrir un accès rapide et fiable aux données, indispensable pour réagir et s’adapter rapidement en cas de changement de conjoncture ou de plans. Ils livrent enfin des axes d’analyse et de suivi par portefeuilles, une autre nouveauté pour l’entreprise.

UN ACCÉLÉRATEUR POUR LA TRANSFORMATION DIGITALE

Le relancement de Sciforma et les initiatives de conduite du changement (formations, ateliers, tutoriels pédagogiques sous format vidéo) qui l’ont accompagné ont été l’occasion de généraliser les bonnes pratiques concernant la construction d’un planning, d’un organigramme des tâches, ou encore d’un séquençage des activités. L’outil fournit ainsi une trame permettant d’acculturer l’entreprise à l’excellence en matière de gestion de projets. Plus généralement, la centralisation des données et des processus associés en re-situe l’importance et le rôle dans les mécanismes de création de valeur : à la fois producteur et consommateur des données partagées qui fondent la valeur et la dynamique de l’entreprise, chacun est encouragé à en préserver et à en développer la qualité. Et cette nouvelle vision de la donnée est essentielle à l’heure où SNCF Réseau, comme l’ensemble du groupe SNCF, se mobilise pour accélérer sa transformation digitale. D’ailleurs, cette initiative de digitalisation et de rationalisation de la gestion de portefeuilles de projets jouit d’un soutien fort et ostensible de la part de la direction. Les résultats déjà atteints, la valeur des rapports et indicateurs issus de Sciforma, l’implication dont ont fait preuve la DSI et les équipes de planification et de pilotage des projets, qui ont saisi le sujet à bras-le-corps pour en re-faire leur priorité n°1, ont si bien convaincu les échelons les plus élevés de la hiérarchie que leurs attentes et exigences se font de plus en plus fortes. De quoi encourager les équipes cadres de la gestion de portefeuilles de projets à jouer à plein leur rôle clé dans la transformation digitale de SNCF Réseau.