Comment Sciforma facilite le management des projets et des ressources R&D chez Gravotech ?

Présentation de l’Entreprise Gravotech

• Secteur : Fabricant
• Fondé : 1938
• Implantation : France, USA, Chine
• Clients : 60000
• Site web : gravotech.com

Leader du marquage permanent, Gravotech conçoit, fabrique et distribue tout un éventail de solutions pour la gravure, le marquage et la découpe. L’entreprise intervient notamment sur le marché de l’identification et de la traçabilité (par exemple pour le marquage de numéros de série pour l’industrie), la signalétique industrielle ou architecturale, et enfin la personnalisation (entre autres pour le secteur du Luxe).

Le Besoin

À son arrivée chez Gravotech en tant que responsable R&D, Cédric Tuaillon a, avec ses équipes, remis à plat le processus de gestion de projets de développement de nouveaux produits pour permettre de gagner en efficacité et en prédictabilité. Le pôle de gestion de projets transverses a été créé au sein de la R&D, animé par des chefs de projets référents, dont Gabriel Kretzschmar, et s’est attaché à développer les méthodes, les bonnes pratiques et compétences en matière de gestion de projets.

L’équipe R&D s’est attachée depuis à optimiser les méthodes, les bonnes pratiques et compétences en matière de gestion de projets.

La méthodologie phase-gate adoptée à son instigation nécessite une planification et un suivi beaucoup plus rigoureux, Excel ne suffisait plus à gérer efficacement les projets. Il était devenu indispensable d’adopter un véritable outil de gestion de projets pour piloter de manière centralisée et beaucoup plus efficace les ressources, budgets, livrables, étapes, et jalons.

La Solution Sciforma

Mis en place début juillet 2021 à l’échelle du service R&D, l’outil Sciforma est utilisé pour planifier et suivre les projets de développement de nouveaux produits, mais aussi pour planifier et comptabiliser les temps passés par les équipes R&D sur les portefeuilles d’activités hors projets (innovation, veille, activités support…)

Les Bénéfices pour Gravotech

Un Vrai Gain d’Efficacité pour les Chefs de Projets

Le nouveau processus de gestion phase-gate mis en place implique de systématiser la planification ainsi que le suivi des projets et des temps passés. Chaque jalon prévoit ainsi une revue globale du calendrier, des performances techniques, et du budget réel versus prévisionnel des projets. Consolider manuellement toutes ces informations sur la base de données saisies dans Excel s’avérait chronophage et complexe pour les chefs de projets. Depuis la mise en service de Sciforma, ils ont pu diviser par trois le temps passé à préparer les réunions de passage de jalons.

Avec Sciforma, des modèles types de projets avec charges, coûts et livrables pré-remplis simplifient considérablement le travail de planification initiale. Qui plus est, la consolidation en une plateforme unique de l’ensemble des achats prévisionnels et des ressources requises pour mener à bien un projet a grandement facilité les estimations de rentabilité devant être présentées lors des passages de jalons.

“Avoir divisé par trois le temps passé à préparer les passages de jalons nous a non seulement fait gagner en efficacité, mais cela nous permet aussi d’effectuer ce travail de préparation au dernier moment afin de récupérer les données les plus fraîches.”

Gabriel Kretzschmar
Chef de Projet, Gravotech

Éclairer les Décisions de Passage de Jalons de Gravotech

Les chefs de projets sont donc aujourd’hui en mesure de partager facilement avec la direction les informations fiables et exhaustives qui permettront aux décideurs de confirmer ou d’infirmer la pertinence du lancement de nouveaux produits sur la base de l’équilibre charge-capacité.

Cédric Tuaillon utilise directement les informations dans Sciforma pour animer les réunions bimensuelles de revue de l’équilibre charge/capacité global à 3 mois, et pour consolider les budgets prévisionnels R&D sur 3 ans.

“Nous avons, pour la première fois, une vision consolidée et partagée de l’appel de charge et de la disponibilité des ressources, et ce équipe par équipe, et non plus uniquement projet par projet. C’est plus fluide à gérer et cela nous permet de prendre les décisions avec des données factuelles. Ce que j’apprécie le plus est sans doute le fait que toutes les équipes aient une visibilité directe du planning et des échéances : tout le monde est sur la même longueur d’onde.”

Cédric Tuaillon
Responsable Recherche et Développement, Gravotech

Et Maintenant ?

Ayant amélioré grâce à Sciforma la planification et le suivi de ses projets ainsi que la gestion de ses ressources, Gravotech prévoit maintenant d’implémenter les fonctionnalités de gestion Agile de l’outil afin d’y intégrer la gestion de ses projets de recherche et développement de logiciels de gravage.

Autre chantier en cours : la systématisation du recours aux « actions » pour formaliser le travail à faire. Sciforma permet aux chefs de projets de dresser des listes d’actions – à savoir des tâches spécifiques devant être accomplies par un individu ou un groupe, par exemple pour atténuer un risque, résoudre un problème ou prendre en compte une demande d’évolution – afin de rentrer dans les détails opérationnels tout en évitant de multiplier les niveaux d’activités et de sous-activités qui alourdiraient le planning.

Chez Gravotech, les responsables d’équipes et les chefs de projets utilisent les tableaux des actions pour animer leurs réunions avec leurs ressources, l’objectif est maintenant d’en élargir l’usage aux collaborateurs afin qu’ils puissent mieux appréhender l’en-cours et anticiper l’à-venir.