Quelle Différence Entre Directeur de Projet et Pilote de Portefeuille

Chefs de Projet, Gestionnaires de Portefeuille : Quelles Différences ?

En Synthèse :

• La gestion de projets et la gestion de portefeuilles visent l’une comme l’autre à aider une entreprise à atteindre ses objectifs. Mais il existe des différences fondamentales entre le rôle des chefs de projets et celui des gestionnaires de portefeuilles.
• Les chefs de projet se concentrent sur la réalisation d’objectifs spécifiques sous des délais déterminés. Ils s’assurent de la bonne exécution d’un projet du point de vue tactique.
• Les gestionnaires de portefeuilles se préoccupent plutôt des objectifs stratégiques qui sous-tendent l’activité projets : ils prennent de la hauteur pour analyser et gérer des groupes de projets afin d’en maximiser les avantages stratégiques à l’échelle de l’entreprise.

Les métiers de chef de projets et de gestionnaire de portefeuille sont souvent confondus. Et c’est bien compréhensible : gestion de projets, gestion de portefeuilles de projets… De prime abord, la différence est subtile ! Pourtant, elle existe bel et bien, et elle est en réalité profonde. Voici un aperçu des objectifs, des responsabilités et des compétences respectifs des chefs de projets et des gestionnaires de portefeuilles. 

Différences Entre Gestion de Projets et Gestion de Portefeuilles

Le Project Management Institute (PMI) définit la gestion de projets comme « l’utilisation de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques spécifiques pour produire quelque chose qui créera de la valeur ajoutée ».

Selon la même source, la gestion de portefeuille est définie comme « la gestion centralisée d’un ou plusieurs portefeuilles, qui comprend l’identification, la priorisation, la validation, la gestion et le contrôle de projets, de programmes et d’autres éléments de travail connexes, afin d’atteindre des objectifs stratégiques spécifiques à l’entreprise. »

Bien que ces définitions soient délibérément larges, elles offrent un aperçu de certaines des principales différences entre gestion de projets et gestion de portefeuilles. Elles donnent à entendre qu’un projet est une initiative ciblée visant à fournir un produit, un service ou un système (le « quelque chose qui créera de la valeur ajoutée »), tandis qu’un portefeuille est une entité évolutive, non limitée dans la durée, et impliquant des considérations d’ordre stratégique.

La gestion de projets vise à atteindre des objectifs bien définis dans un délai donné. La gestion de portefeuilles est une discipline plus globale qui vise à maximiser les bénéfices et à optimiser les ressources de l’entreprise.

La complémentarité entre ces deux disciplines est évidente, et les organisations ont généralement recours tant à des chefs de projets qu’à des gestionnaires de portefeuilles. Cependant, en raison de la nature divergente des objectifs qu’ils poursuivent, les rôles des chefs de projets et des gestionnaires de portefeuilles, ainsi que les compétences qu’ils doivent respectivement posséder, diffèrent considérablement.

Responsabilités et Compétences Clés des Chefs de Projets

Un projet est une initiative spécifique, limitée dans le temps, et qui se concentre sur un objectif unique ou sur un domaine spécifique, qu’il s’agisse du lancement d’une nouvelle gamme de produits, du déploiement d’un nouveau système informatique ou de la bonne mise en œuvre d’une stratégie marketing. Le chef de projets est donc chargé d’atteindre les objectifs fixés dans le respect des délais, des budgets et des ressources allouées. 

Les responsabilités des chefs de projets varient d’une organisation à l’autre, mais ils sont généralement chargés des missions suivantes :

• S’assurer que les objectifs et les contraintes du projet sont clairs et réalisables
• Planifier le projet sur la base d’un calendrier réaliste, avec des jalons et une répartition des tâches dans la durée
• Consolider les contraintes et enjeux budgétaires
• Suivre l’avancement du projet et veiller au respect du budget et du calendrier sans perdre de vue les risques liés au projet 
• Gérer l’équipe travaillant sur le projet afin de garantir sa cohésion et une bonne collaboration entre ses membres
• Communiquer les informations essentielles à la réussite du projet aux bonnes parties prenantes.

L’un des principaux défis pour les chefs de projets consiste à concilier les enjeux opérationnels liés à la collaboration et à la gestion des tâches avec les exigences et les attentes changeantes des clients ou des maîtres d’ouvrage, dont les requêtes peuvent s’avérer difficiles à intégrer. 

Ils doivent par ailleurs réévaluer régulièrement l’état du projet. Même en l’absence de nouvelles demandes ou spécifications de la part du client, il n’est que trop courant de voir un projet déraper en cours d’exécution en raison de changements dans le cadre organisationnel ou conjoncturel. Un bon chef de projets doit donc garder les yeux ouverts pour détecter tout problème inattendu qui pourrait survenir et retarder le projet ou l’empêcher d’atteindre les résultats souhaités. 

Au nombre des aptitudes et compétences recherchées chez un chef de projets professionnel figure :

• La discipline et l’attachement aux détails pour la planification des projets et la gestion des tâches
• Une bonne compréhension du monde des affaires, et notamment une certaine connaissance des problématiques financières et technologiques, pour gérer la qualité, les coûts et les risques liés aux livrables
• De bonnes compétences relationnelles et de communication pour gérer les interactions avec les équipes projets et les principales parties prenantes.

Responsabilités et Compétences Clés des Gestionnaires de Portefeuilles

Alors que les chefs de projets concentrent leurs efforts sur la réalisation de projets individuels, les gestionnaires de portefeuilles doivent considérer un ensemble de plusieurs projets et visualiser les liens qui les unissent entre eux et qui les relient aux objectifs et à la vision à long terme de l’entreprise. 

Un portefeuille de projets est un ensemble d’initiatives qui ont été regroupées afin d’atteindre des objectifs spécifiques, généralement d’ordre stratégique. Par conséquent, une bonne gestion de portefeuilles requiert une capacité à prendre de la hauteur pour acquérir une vue d’ensemble. 

Voici quelques-uns des principaux champs d’intervention des gestionnaires de portefeuilles :

• Sélection des Projets : considérer et examiner de nombreux projets pour les trier et sélectionner les meilleurs afin de construire (ou de rééquilibrer) des portefeuilles de projets hautement productifs
• Matérialisation de la Stratégie : établir des rapprochements entre les différents projets et les relier aux stratégies et aux objectifs de l’organisation afin de garantir la pertinence stratégique du portefeuille
• Maximisation du Retour Sur Investissement : optimiser l’efficacité des ressources humaines et financières et prioriser les projets sur la base d’une analyse objective afin de maximiser les bénéfices pour l’entreprise
• Analyse de Données : exploiter des outils d’analyse en temps réel pour se ménager une compréhension fine de la santé du portefeuille à un instant T, simuler des scénarios hypothétiques pour déterminer la meilleure marche à suivre.

Si les gestionnaires de portefeuille supervisent le processus de gestion de projets et sont souvent amenés à examiner les projets individuels pour évaluer leur santé et leur efficacité, leur rôle n’en est pas moins de nature beaucoup plus stratégique. 

Par conséquent, les compétences requises de la part d’un bon gestionnaire de portefeuilles sont également plus stratégiques : d’exceptionnelles facultés d’analyse pour donner sens à des masses de données complexes, et d’excellentes capacités de communication pour partager ces analyses et les recommandations qui en découlent aux équipes opérationnelles comme managériales ; une capacité à « lire » les marchés et les conditions afin d’anticiper problèmes et opportunités ; une aptitude à prendre des décisions et à fédérer autour d’une vision.

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