En Synthèse :
- Lorsqu’il s’agit d’implémenter un nouvel outil PPM d’entreprise, la gestion du changement est primordiale.
- Pour élaborer une gestion du changement solide, les experts recommandent d’établir un plan compréhensible. Il faut ensuite le communiquer à tout le monde et prendre au sérieux les préoccupations de tous.
- Concevoir une formation solide est tout aussi important. La personnalisation et la gamification sont de puissants moteurs d’apprentissage.
“Nous avons acheté un excellent outil de PPM, pourquoi nos projets ont-ils encore des difficultés ?”
“L’outil PPM n’est pas performant.” “Beaucoup de choses ne fonctionnent pas comme promis.” “Je me sens seul face à cet outil écrasant.” Ce ne sont là que quelques-unes des plaintes que les responsables de gestion de projet entendent souvent de la part des utilisateurs après le lancement d’un nouvel outil de gestion de projet.
L’achat et la mise en œuvre d’une plate-forme logicielle sont nécessaires. Ils ne sont pourtant pas suffisants pour assurer une gestion de projet réussie. En fait, ce n’est que le début du voyage.
C’est pourquoi nous avons profité d’une conférence Pharma & Medtech PPM à Bâle, en Suisse, pour réunir un panel d’experts. Au coeur de leurs discussions : les meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un nouvel outil PPM d’entreprise.
Andreas Ronczka, consultant avant-vente chez Sciforma, a demandé à Anna Pannenberg et Dieter Riegelhof – respectivement responsable de la formation et responsable du conseil chez Accelond, fournisseur de services PPM – de partager leur expérience en matière d’initiatives clients réussies.
Voici ce qu’ils en retiennent.
L’importance de la gestion du changement pour votre outil PPM
En tant que responsable du service de conseil d’Accelond, Dieter est chargé de la réussite de la mise en œuvre des logiciels. D’après son expérience, environ 70 % des projets d’implémentation de logiciels ne parviennent pas à apporter une valeur réelle aux clients ou aux utilisateurs finaux. Pourquoi ? Principalement parce que la gestion du changement n’est pas suffisamment prise en compte.
“Tout nouvel outil PPM apporte un changement pour l’organisation et tout le monde doit s’adapter à ce changement. En règle générale, beaucoup ont peur du changement, préfèrent rester dans leur zone de confort. Vous êtes donc confronté à une certaine réticence ou hésitation. Il faut prendre cela au sérieux. Cela influencera le rythme de mise en œuvre de votre projet et, en fin de compte, sa réussite. La gestion du changement est la clé du succès de tout nouveau déploiement d’outil, quelle que soit la taille de l’entreprise, quel que soit l’outil que vous essayez d’implémenter”, a déclaré Dieter.
Il ajoute : “Une bonne gestion du changement peut donc être plus importante que la mise en place rapide des serveurs par exemple. Si vous trouvez les bonnes incitations, vous serez suivi et vos équipes deviendront encore plus fortes une fois le changement géré avec succès. Votre organisation dans son ensemble se renforcera parce qu’en fin de compte, tous vos collaborateurs travailleront ensemble pour gérer ce changement”.
Vient donc la question suivante : comment établir une bonne gestion du changement ?
La communication au cœur de la question des outils PPM
Dieter a souligné l’importance de trouver les “bonnes incitations”. La communication joue un grand rôle en ce qui concerne ces incitations. La gestion du changement est une question de persuasion. Cela signifie que la perception est essentielle.
“Si les gens savent pourquoi ils doivent subir ce changement, ils vous suivront plus facilement et leur confiance grandira au fur et à mesure”, explique Dieter. D’où l’importance de communiquer sur ce que vous faites et sur les raisons pour lesquelles vous mettez en œuvre un nouveau logiciel.
Votre plan et votre communication doivent être adaptés aux spécificités de votre organisation. Les experts recommandent de créer le scénario dès le départ, en lien étroit avec vos collaborateurs. Ainsi, vous vous assurez que vous répondez à leurs besoins et à leurs craintes. Vous les aidez aussi à comprendre pourquoi ce changement doit avoir lieu.
Rien ne doit être laissé au hasard, chaque scénario ou question doit être envisagé et traité en amont.
Tout le monde aime les défis et les récompenses
Dieter préconise un mélange : défier et dorloter vos collaborateurs pour déployer avec succès votre gestion du changement au sein d’une organisation.
“Les défis impliquent les collaborateurs, de sorte que leur expérience ne se limite pas à quelques séances de formation et à la distribution d’une nouvelle documentation utilisateur sophistiquée. Les défis les aident à faire partie du voyage, à découvrir le nouvel outil PPM. Ils peuvent jouer avec lui, s’y attaquer et, en fin de compte, en tirer le maximum d’enseignements. Le deuxième élément : dorlotez-les ! Il faut faire tout ce qui est possible pour proposer un outil très performant, totalement exempt de bugs et très fiable. Si vous prêtez attention à tous ces ingrédients et que vous les placez dans le cadre de la gestion du changement, vous obtiendrez un projet couronné de succès.
Une formation intelligente pour un apprentissage intelligent
Des initiatives de communication bien planifiées sont une condition préalable à l’engagement des utilisateurs. Mais il faut aussi leur donner les moyens d’agir pour que la mise en œuvre soit réussie. Cela implique de mettre en place des programmes de formation.
C’est là qu’intervient Anna, l’experte d’Accelond en matière d’apprentissage et de formation aux logiciels :
“Certaines personnes affirment que les logiciels d’aujourd’hui devraient être suffisamment faciles à utiliser pour ne pas nécessiter de formation. Mais en fait, la formation ne porte pas uniquement sur le logiciel et ses fonctionnalités. Elle donne aux apprenants le temps de jouer avec le nouvel outil PPM, ce qui les aide à acquérir de la confiance et de bonnes habitudes”.
D’après l’expérience d’Anna, une bonne formation est tout aussi importante et unique qu’un plan de communication. Afin d’optimiser l’acquisition des connaissances et la maîtrise des bonnes pratiques, un bon plan de formation doit prendre en compte les besoins de formation individuels des apprenants et y répondre par des réponses engageantes.
“Il n’y a pas d’apprentissage efficace sans apprenants motivés. Le plus grand danger dans ce contexte est la frustration, qui peut être causée par une variété de facteurs, tels que :
- des problèmes d’accès à la formation, ou un titre de formation peu attrayant ;
- l’incapacité à suivre la session, ou un contenu trop complexe…
- et bien d’autres encore.
Le concept doit donc présenter le contenu de manière attrayante et didactique”.
Et la manière d’y parvenir ? Faire en sorte que la formation soit claire, simple et agréable à suivre. Ce dernier point est important et peut être réalisé au moyen d’éléments interactifs et de jeux (vidéos, musique, images avec pop-ups, etc.).
“Le plaisir est un facteur de motivation important pour les apprenants, et le succès à long terme n’est possible qu’avec des utilisateurs motivés à long terme.
Anna recommande également de conclure les programmes de formation par de petits quiz. Ils donneront un retour à l’apprenant et de montrer le processus d’apprentissage, ce que l’on appelle l’effet backwash.
Derniers conseils de nos deux sages : Restez simple !
Dieter et Anna sont tous deux d’accord pour souligner l’importance d’adopter une approche progressive pour les grands projets de mise en œuvre. Ils recommandent de diviser les choses complexes en éléments plus petits. Par exemple : diviser les objectifs globaux, les lots de travaux et les résultats attendus en plusieurs phases mesurables) afin de faciliter l’intégration des personnes dans le nouveau système.
Des questions ou des commentaires ? N’hésitez pas à contacter nos experts en outils PPM !
Andreas Ronczka (andreas.ronczka@sciforma.com) – www.sciforma.com
Dieter Riegelhof (dieter.riegelhof@accelond.com – www.accelond.com
Anna Pannenberg (anna.pannenberg@accelond.com) – www.accelond.com
