Optimiser la gestion des ressources et de la capacité est essentiel pour gérer efficacement un portefeuille de projets… mais maximiser l’utilisation de ressources limitées est souvent un défi pour les organisations. D’ailleurs, une « mauvaise gestion des ressources » est l’un des principaux défis signalés par les professionnels de la gestion de projets dans chacun des rapports annuels sur « l’état de la gestion de projets » publiés par Wellingtone depuis 2016.
Nous allons voir comment l’adoption d’outils et de systèmes logiciels de PPM peut faciliter, accélérer et améliorer la qualité de la planification de la capacité.
Optimisation #1 : évaluer la charge
L’optimisation du processus de gestion des ressources et de la capacité commence par l’identification des différents types de ressources nécessaires pour mener à bien les diverses activités composant un projet donné. Il faut pour cela déterminer quels profils et quelles compétences doivent être mobilisés pour les tâches et les activités liées au projet, et évaluer la charge associée.
L’utilisation d’une plateforme de gestion de portefeuilles de projets (PPM) permet non seulement de faciliter et d’accélérer ces calculs, mais aussi de rendre les résultats plus fiables. En effet, les analyses sont basées sur des critères objectifs et des données solides.
Optimisation #2 : faire correspondre offre et demande
Autre phase clé du processus de planification des ressources et de la capacité : l’identification de ressources nominatives pour chaque activité. Sur la base des besoins que vous venez d’identifier, il s’agit de faire correspondre l’offre et la demande de ressources en affectant des travailleurs spécifiques à des tâches spécifiques.
Là encore, un outil de PPM peut vous aider. Ces plateformes offrent une visibilité détaillée sur l’ensemble des ressources d’une entreprise et les qualifient au moyen d’attributs clairement définis, en indiquant notamment leur disponibilité. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble vous montrant qui travaille sur quoi – et quand – afin d’éviter les conflits de ressources et de capacités.
Optimisation #3 : maximiser l’utilisation des ressources
Les ressources rares, critiques ou stratégiques peuvent être très coûteuses. L’optimisation de leur utilisation est essentielle pour maximiser le ROI des dépenses salariales et des investissements technologiques. Dans le même temps, des ressources humaines surchargées se montreront généralement moins impliquées et moins productives. D’où l’importance de trouver le bon équilibre et d’atteindre le taux d’utilisation optimal.
Les outils de gestion de portefeuilles de projets fournissent des espaces de travail et des fonctionnalités conçues pour permettre aux chefs de projets et aux gestionnaires de ressources de piloter les ressources à l’échelle de l’organisation dans son ensemble afin de maximiser l’utilisation globale des ressources. Leurs capacités de modélisation de scénarios permettent également aux PMO d’optimiser la gestion des ressources dans la durée.
Sélectionner un outil PPM pour la gestion des ressources et de la capacité
La plupart des outils de PPM disponibles sur le marché contribuent à améliorer la visibilité sur les données, avec un impact positif sur la gestion des ressources et la planification de la capacité. Toutefois, au moment de choisir un logiciel, les organisations feraient bien de s’assurer que la plateforme qu’elles étudient est suffisamment flexible pour prendre en charge diverses méthodologies et diverses modalités d’allocation des ressources (par exemple, nominative ou générique, à l’heure ou à la journée, etc.)
Si vous êtes à la recherche d’un outil PPM, ou si vous souhaitez changer votre organisation, laissez Sciforma vous aider ! Prenez rendez-vous avec un membre de notre équipe pour discuter de vos besoins en matière de gestion des ressources et de la capacité dès aujourd’hui.
