Allocation des ressources : les bonnes personnes au bon endroit

Gestion des ressources et des capacités

Chez Sciforma, nous allons prochainement publier un eBook sur l’allocation et la gestion des ressources. Il aborde un certain nombre de facteurs relatifs à cet aspect de la réalisation des projets. Elle a en effet systématiquement été désignée comme leur principal défi par les PMO interrogés dans le cadre de notre enquête. Dans nos prochains articles, nous souhaitons donc examiner plus en détail certains des domaines de la gestion des ressources qui peuvent s’avérer les plus problématiques. À commencer par l’allocation des ressources.

L’allocation des ressources fait souvent l’objet de moins d’attention que le concept connexe d’utilisation des risques. Mais elle est sans doute plus importante. L’allocation des ressources détermine ce que font les collaborateurs. S’ils ne sont pas affectés à des tâches appropriées, ils deviendront contrariés, anxieux et désimpliqués. Ils auront également l’impression que leur employeur ne se soucie pas d’eux. La productivité s’en ressentira elle aussi.

Ce qu’exige une allocation efficace des ressources

Pour être efficace, l’affectation des ressources doit tout d’abord :

Prendre en compte la nature de travail. Le collaborateur est-il affecté à des tâches qui correspondent à ses compétences et à son expérience ?
Prendre en compte la quantité de travail. Le collaborateur est-il affecté à suffisamment de tâches pour être occupé sans être surchargé sur une période donnée ?
Prendre en compte la transition entre les tâches. Le collaborateur dispose-t-il de suffisamment de temps pour passer d’une tâche ou d’un projet à l’autre ? Et le nombre d’ajustements requis est-il limité afin d’éviter d’exacerber le stress et les doutes ?
Prendre en compte les préférences individuelles. Le collaborateur est-il affecté au type de travail qu’il apprécie et souhaite effectuer ?
Prendre en compte les écarts entre travail planifié et travail réel. Le travail prend-il autant de temps que prévu ou les affectations doivent-elles être ajustées ?

Le non-respect de l’un de ces prérequis aggrave le risque de démotivation et de désimplication des équipes. Et donc de dégradation des résultats de l’organisation. Lorsque ces problèmes concernent plus d’un collaborateur, ils peuvent devenir graves.

Le problème est que de nombreuses organisations sont incapables de prévenir ou de corriger ces dérives. Elles ne sont souvent même pas conscientes que ces dérives se produisent. Un suivi précis de l’affectation des ressources nécessite une solution de gestion de portefeuilles de projets (PPM) de qualité, telle que celle de Sciforma. Cet outil doit permettre de gérer les allocations et l’utilisation des ressources au niveau de l’entreprise. Mais aussi de suivre les allocations au niveau d’un projet et d’un collaborateur.

Comment bien contrôler l’allocation et la gestion des ressources

Ce n’est qu’à cette condition que les organisations peuvent comprendre les allocations à l’échelle du portefeuille et gérer les ressources au niveau individuel. Or, c’est là où se jouent la capacité des collaborateurs à fournir des résultats et leur motivation individuelle. Cette capacité à comprendre les ressources à tous les niveaux indispensable à la réussite d’une organisation.

Ce niveau de connaissance permet aux responsables de ressources, aux gestionnaires de portefeuilles, de programmes et de projets de procéder à des ajustements rapidement. Et ils pourront le faire avec un minimum de bouleversements et un maximum d’efficacité. Cela leur permet de trouver ainsi un équilibre entre la nécessité de livrer efficacement leurs projets et l’impératif de préserver l’implication et la motivation des équipes. C’est, au fond, ce qui fait toute la différence entre la réussite et l’échec.

Par ailleurs, Gallup rapporte que l’implication des employés reste inférieure à 25 % au niveau mondial. Le rapport indique aussi que leur stress atteint des niveaux records. Il est donc essentiel que les organisations adoptent une approche active et résolue pour protéger leurs collaborateurs. Tout en conservant leur capacité de mener à bien leurs projets. Sans la capacité de gérer l’allocation des ressources de manière efficace et efficiente, cela ne sera tout simplement pas possible.