Si votre organisation connaît une croissance rapide, vous ne comprenez sans doute que trop bien le subtil équilibre à respecter pour développer les activités sans surcharger les équipes. Même dans le cadre d’une situation favorable, l’absence d’un système de gestion de projets vous expose au risque de vous retrouver « embourbé » ou de devoir vous débattre pour rester à flot. Notre liste des outils indispensables à la gestion de portefeuilles de ppm peut vous aider à commencer à déployer des pratiques de gestion de projets pour vous permettre de surfer sur les vagues créées par votre entreprise plutôt que de vous y noyer.
Rapide aperçu : qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projets ?
La gestion de portefeuilles de projets (Project Portfolio Management, PPM) est une méthode formalisée et systématisée pour aider les organisations à sélectionner, prioriser et suivre les projets qui servent leurs objectifs. Dit simplement, il s’agit de la méthode utilisée par les entreprises pour s’assurer que leurs projets créent de la valeur.
Cependant, la gestion de portefeuilles de projets est un vaste terme englobant tout un éventail de techniques, de méthodologies empiriques et de systèmes. La gestion de portefeuilles de projets incombe généralement à des professionnels dédiés, comme des chefs de projets et des bureaux de gestion de projets (Project Management Office, PMO).
Liste Sciforma des outils de PPM indispensables
Si vous débutez dans la gestion de projets, poser de solides fondations pour votre PMO doit être l’une de vos priorités. C’est pourquoi nous avons établi cette liste d’outils PPM incontournables.
Ces ressources sont bénéfiques à tous types de PMO, mais nous avons adapté notre sélection aux nouveaux PMO et chefs de projet cherchant à rationaliser ou à développer leurs moyens d’action.
1. Guide PMBOK : Project Management Institute (en anglais)
Le Project Management Institute (PMI) est une autorité de premier plan en matière de gestion de projets. Il propose des certifications et des ressources professionnelles, dont la plus importante est sans doute le guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge).
Document de référence pour tout ce qui concerne la gestion de portefeuilles de projets, le guide PMBOK couvre notamment les huit domaines et les douze principes de la gestion de projets. Si vous souhaitez acquérir les bases de la planification et de l’exécution PPM, vous ne pouvez pas passer à côté.
2. PMO Quick Tip Guide (Petit guide d’astuces à destination du PMO) : Project Management Institute
Ce guide exhaustif du PMI s’appuie sur les éclairages d’experts chevronnés du secteur pour vous guider tout au long de la démarche de création d’un nouveau PMO.
Il offre une introduction abordable mais complète à la gestion de portefeuilles de projets. Qui plus est, vous pouvez facilement le partager avec d’autres parties prenantes pour légitimer la nécessité d’un PMO.
3. Votre guide pour comprendre le bureau de gestion de projets
Découvrez les fondamentaux du bureau de gestion de projets lui-même dans ce guide synthétique proposé par Sciforma. Utilisez cet outil de PPM pour comprendre la différence entre gestion de projets, de portefeuilles et de programmes au sein de votre organisation.
4. Kanban et diagrammes de Gantt
Les outils visuels de PPM tels que les diagrammes de Gantt ou la méthode Kanban vous permettent de commencer à déployer la gestion de portefeuilles de projets et à suivre le travail quotidien. Chacun de ces outils peut grandir avec vous à mesure que vous développez et étoffez votre méthode de gestion de projets.
5. Modèle de maturité projets
Suivez votre évolution en tant que PMO ou faites-vous une idée de votre situation actuelle grâce à une évaluation de maturité.
Le modèle de maturité en gestion de projets vous permet d’évaluer la capacité de votre organisation à mener à bien des projets servant vos objectifs. Vous pourrez ensuite identifier clairement vos pistes d’amélioration.
6. Matrice d’allocation des ressources
Initiez-vous aux techniques de gestion des ressources afin d’équilibrer leur capacité à faire avec la demande. Une matrice d’allocation des ressources vous permet de visualiser les tâches en prenant en compte les ressources requises, ce qui vous aide à planifier simultanément les projets et les ressources.
7. Logiciel dédié à la gestion portefeuilles de projets
Au nombre des outils de PPM, aucun n’est plus important qu’une plateforme servant de socle au reste de vos pratiques et stratégies. Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets, c’est-à-dire un logiciel conçu spécifiquement pour répondre aux besoins du PMO, est la meilleure option pour les organisations qui souhaitent que leurs investissements servent leur croissance à long terme.
Avec un logiciel de PPM, vous pouvez notamment utiliser des outils tels que les diagrammes de Gantt, suivre et planifier vos tâches, surveiller vos indicateurs clés de performance, le tout en un unique emplacement.
Vous pouvez également commencer à automatiser vos opérations de gestion de projets, ce qui vous permettra de vous concentrer sur la capacité de votre PMO à devenir un levier de valeur pour votre organisation.
Découvrez d’autres outils et solutions technologiques de PPM
Où que vous en soyez en matière de gestion de portefeuilles de projets, vous avez besoin des bons outils pour établir un système fiable. Les solutions logicielles de PPM de Sciforma vous aident à tout maîtriser, de la gestion des tâches à la planification des ressources, en passant par le reporting et plus encore.
Réservez sans attendre une démonstration avec notre équipe pour en apprendre plus sur ce que Sciforma peut faire pour aider vos équipes de gestion de projets à se développer.
Plus d’informations sur les outils, techniques et technologies de gestion de portefeuilles de projets :
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