La gestion des ressources et de la capacité est une facette de la gestion de portefeuille de projets qui vise à faire plus avec moins. Pour une entreprise, gaspiller ses ressources humaines et matérielles peut se solder par un désastre. La gestion des ressources et la planification de la capacité combinent stratégie et exécution afin de maximiser l’utilisation des ressources disponibles et d’améliorer la performance et les résultats des projets.
Pour citer l’expert en PPM Harvey A. Levine : « Je ne crains d’ailleurs pas d’extrapoler en disant que la réussite ou l’échec d’une entreprise sont, bien souvent, intimement liés à la façon dont elle a géré ses ressources.»
4 manières d’optimiser les ressources
La gestion des ressources et de la capacité pour la planification des projets et la définition de feuilles de route
Le plan de ressources est la colonne vertébrale d’un projet. Il détermine qui va travailler sur quelle tâche, à quel moment. La gestion de la capacité permet de s’assurer que les bonnes personnes et les bons outils sont disponibles au moment opportun afin que le projet reste sur la bonne voie et avance comme escompté. Sur la base des dates de démarrage et de livraison du projet, elle aide les chefs de projet à fixer des attentes réalistes pour les livrables avec les clients, les commanditaires du projet, et les autres parties prenantes concernées.
Une solide gestion des ressources contribue également à améliorer l’exécution du projet, dans la mesure où accroît la probabilité de livrer dans les temps un projet conforme aux attentes. En conséquence de quoi les projets dont les plans de ressources et de capacité sont clairement définis ont plus de chances de réussir.
La gestion des ressources pour améliorer le contrôle des coûts et le respect du budget
Les chefs de projets cherchent sans cesse à améliorer le retour sur investissement de leurs projets. Ils peuvent s’appuyer sur la gestion des ressources et la planification de la capacité pour anticiper avec précision les dépenses et les bénéfices des projets, tout en s’assurant qu’ils utilisent leurs ressources de manière efficace.
De manière générale, la gestion des ressources améliore la visibilité sur les dépenses réelles et sur la rentabilité globale des projets. En plus de réduire les coûts et d’éliminer les gaspillages, elle peut accroître le retour sur investissement en améliorant la qualité des produits ou en fidélisant des clients satisfaits pour augmenter les recettes.
Renforcer la gestion et la rétention des talents avec la gestion des ressources
L’objectif de la gestion des ressources est de trouver le bon équilibre entre optimisation de la productivité et prévention de la surcharge des ressources. Les collaborateurs représentent le capital le plus important d’une organisation. Pourtant, de nombreuses entreprises ont pour habitude de surutiliser leur personnel, avec des répercussions négatives sur l’activité.
Des employés éprouvant des niveaux élevés d’anxiété et de stress en raison d’une charge de travail excessive risquent de se montrer peu impliqués. Cela peut engendrer une perte de productivité, une interruption des flux de travail et des dépassements de délais. La qualité du travail s’en ressent également, ce qui affecte la rentabilité de l’entreprise et sa réputation, sans compter les retards dans les projets. La gestion des ressources permet d’identifier les ressources déficitaires ou rares afin d’éviter les problèmes de surcharge.
La gestion des ressources et de la capacité pour accroître la cohérence au sein de l’entreprise
Une gestion efficace des ressources accroît la transparence à l’échelle de l’organisation, car elle permet à la direction et aux gestionnaires de connaître la bande passante et la disponibilité de leurs équipes. Par exemple, les gestionnaires de ressources peuvent identifier rapidement toute capacité supplémentaire et en informer les chefs de projets.
Une bonne compréhension de la disponibilité des ressources permet également d’éviter les conflits imprévus. La plupart des entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, mènent de front plusieurs projets et programmes. La concurrence pour des ressources rares est parfois rude, et des conflits d’allocation peuvent avoir un impact négatif sur la qualité des résultats et les dates de livraison de plusieurs projets clés.
D’où l’importance pour les chefs de projet de tirer parti de la gestion des ressources afin d’identifier ces problèmes en amont et d’y apporter des solutions.
En bref
Optimiser la gestion des ressources et la planification des capacités peut être tâche ardue. Investir dans un logiciel de gestion des ressources vous aidera à suivre et à maîtriser vos ressources en vous fournissant un emplacement central où consolider toutes les informations relatives à vos ressources afin d’étayer vos décisions et vos projets. (Et si vous avez de la chance, vous disposerez d’un espace de travail complet pour gérer les ressources du point de vue du projet et de l’organisation globale!)
