Vous êtes PMO ou venez d’instaurer un bureau de gestion de projets et vous souhaitez améliorer votre gestion de portefeuille projets ? Dans cet article, nous vous donnerons 5 conseils pour optimiser rapidement votre gestion de portefeuille projets.
1. Définissez vos indicateurs et établissez votre tableau de bord
Un portefeuille projets est une collection de projets qui répondent à des objectifs propres et avancent à des rythmes différents. Pour obtenir une vision d’ensemble de tous vos projets et de la manière dont vous allez pouvoir intervenir, il est indispensable de mettre en place un tableau de bord. Vous pourrez ainsi facilement anticiper les dépassements de budget, les retards et les risques.
Chaque chef de projet reste maître de son projet mais vous pourrez déceler plus facilement les problèmes et intervenir à temps. A vous de définir les indicateurs de votre tableau de bord portefeuille et vous assurer de l’alignement des projets avec la stratégie de l’entreprise : pourcentage de dépassement des budgets, pourcentage d’allocation des ressources, respect des délais. Vous pouvez même définir un indice de santé pour évaluer l’état de vos projets grâce à un seul score.
2. Créez une culture de la priorisation au sein de l’entreprise
En tant que PMO, il est de votre responsabilité de prioriser les projets de l‘entreprise, en mettant en place des méthodes d’évaluation uniformes de ces projets qui permettent de sélectionner les projets apportant le plus de valeur par rapport à la stratégie de l’entreprise.
Pour une gestion efficace du portefeuille, le processus lui-même doit être profondément enraciné et hiérarchisé de manière uniforme dans l’ensemble de l’organisation. Des dirigeants aux membres du projet, l’ensemble des acteurs doivent réfléchir en terme de priorités. Ainsi, vous vous assurez que tout le monde avance dans la même direction et limiterez les dérives.
3. Recrutez des experts de la gestion de projets plutôt que des couteaux-suisses
Pour améliorer votre gestion de portefeuille projets, vous devez faire un inventaire précis des ressources et des compétences dont vous disposez. Vous obtiendrez une meilleure visibilité des projets que vous pourrez effectivement réaliser versus ceux susceptibles de prendre du retard par manque d’expertise.
Par conséquent les allocations doivent se faire en priorité sur la base de l’expérience et du savoir-faire plutôt que de la disponibilité. Vous gagnerez du temps sur la réalisation des tâches. L’autre pendant est que l’organisation doit investir dans des talents pour les compétences manquantes et palier aux manques.
4. Faites de la micro-gestion plutôt que du micro-management
En tant que PMO, vous pouvez facilement vous laisser entraîner dans le micro-management car vous obtiendrez un sentiment d’implication et de contrôle sur l’avancée des projets. Mais attention à ne pas perdre de vue votre mission qui est de suivre votre portefeuille et vous assurer de l’alignement stratégique de celui-ci avec les objectifs de l’entreprise. C’est non-seulement une mauvaise utilisation de votre temps mais vous ferez doublon avec le travail des chefs de projets.
En revanche, en faisant de la micro-surveillance, vous serez attentif aux indicateurs importants avec le niveau d’implication approprié. Il est important de comprendre la différence entre vigilance et ingérence pour être prêt à agir uniquement lorsque cela est nécessaire.
5. Utilisez les bonnes méthodes et les bons outils de gestion de portefeuilles
Le meilleur moyen d’optimiser sa gestion de portefeuille projets est d’utiliser les bons outils et d’adopter les meilleures pratiques (pour cela consultez notre guide sur les fondamentaux de la gestion de projets et de portefeuilles). Pour gagner du temps, implémentez un logiciel de gestion de portefeuille projets comme Sciforma. Vous simplifierez l’exécution et le suivi en centralisant les informations et améliorerez la communication. En coup coup d’oeil, vous aurez une vision globale de l’état de votre portefeuille et pourrez prendre des décisions éclairées basées sur les données.
Parallèlement à cela, vous devrez également établir un ensemble de pratiques pour atteindre vos objectifs stratégiques. La standardisation de la gestion de portefeuille est une étape essentielle pour améliorer l’efficacité au sein de l’organisation.
Pour aller plus loin, consultez notre grille d’évaluation pour choisir le meilleur outil de gestion de projets.
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Camélia Docquin
Camélia is Sciforma’s Global Marketing Director and enjoys learning different perspectives of the current business environment and project management challenges that enterprises and individuals face daily. Main interests include : innovation, digital transformation, and strategy execution.