Pas toujours facile d’être PMO… Surtout si vous n’avez pas le bon outil de gestion de portefeuilles de projets. Les outils de PPM permettent aux PMO d’atteindre leurs buts et objectifs en leur fournissant une plateforme centralisée. Ces outils offrent des fonctionnalités comme le suivi des projets, la gestion des ressources et la génération de rapports. Ils facilitent ainsi la rationalisation des méthodes et l’amélioration de la prise de décisions.
Correctement implémenté, un outil de PPM comme Sciforma Vantage est indispensable pour permettre aux PMO de planifier et de gérer efficacement leurs portefeuilles de projets, ce qui les aide en définitive à atteindre leurs buts et objectifs.
Buts et objectifs du PMO :
1. Sélectionner les projets à forte valeur ajoutée et y concentrer vos efforts
Combien de fois votre entreprise a-t-elle lancé un projet, mais a dû l’abandonner à mi-parcours par manque de ressources, budget, temps ou valeur ajoutée ? Sélectionner et prioriser les bons projets est un objectif clé pour le PMO. Et si vous pouviez analyser la valeur de vos projets et calculer leur ROI avant de les exécuter ? Un puissant outil pour PMO vous permettra d’évaluer finement un projet. Ces outils sont dotés de fonctionnalités d’analyse fournissant des informations clés sur les indicateurs de performance. Ainsi, ils aident les PMO à prendre des décisions objectives. De cette façon, vous pouvez vous assurer à l’avance que les projets servent votre stratégie afin de ne pas perdre de temps et d’argent sur des initiatives vouées à l’échec.
2. Modéliser des hypothèses liées au budget et aux coûts à l’échelle du portefeuille
L’optimisation budgétaire figure en bonne place sur la liste des buts et objectifs du PMO. Vous devez vous assurer de disposer du budget et des ressources nécessaires pour exécuter de nouveaux projets. Il vous faut pouvoir simuler plusieurs scénarios au niveau du portefeuille et les comparer avec les projets en cours. C’est précisément ce que permet un outil pour PMO de qualité, doté de capacités de modélisation de scénarios.
Ces plateformes offrent des fonctionnalités de planification, de suivi et d’analyse du budget, permettant d’établir des prévisions financières réalistes. Grâce à l’automatisation, elles rationalisent le processus de budgétisation, réduisant les erreurs manuelles et garantissant l’exactitude des données. Enfin, une visibilité en temps réel sur les performances budgétaires permet aux PMO de contrôler les dépenses, d’identifier les dépassements potentiels et de procéder aux ajustements requis en temps voulu.
3. Travailler à vitesse V grâce à la combinaison d’approches en cascade, agiles ou hybrides
De nombreuses entreprises gèrent des projets avec la méthode en cascade (Waterfall). Mais elles doivent parfois utiliser la méthode Agile, voire un mélange des deux. Et certains PMO ne savent pas toujours gérer cette situation. Et si vous n’aviez pas à choisir et pouviez utiliser toutes les méthodologies avec un même logiciel ? Les plateformes pour PMO éliminent le problème en vous permettant de gérer facilement tous les projets. Les outils de PPM fournissent une plateforme polyvalente qui s’adapte tant aux méthodologies traditionnelles qu’agiles. Cela permet aux PMO de gérer divers types de projets au sein d’un seul et même système. Ces outils permettent aux PMO de flexibiliser leurs flux de travail et leurs allocations de ressources. Ils offrent également des rapports personnalisés, conçus pour répondre sur les besoins spécifiques des projets hybrides. Cela renforce l’agilité du PMO, ce qui est l’un des principaux buts et objectifs des organisations contemporaines.
4. Suivre et visualiser les allocations de ressources entre les portefeuilles
Au sein d’une entreprise, les ressources humaines sont limitées. L’optimisation de leur utilisation est donc une priorité pour les PMO. Il est essentiel d’avoir une visibilité sur l’occupation des équipes et sur les tâches/projets auxquels elles sont affectées. Les outils de PPM vous permettent de suivre le travail et d’optimiser l’allocation de vos ressources au niveau du portefeuille. Ils offrent des capacités de reporting qui fournissent des informations complètes sur l’utilisation des ressources. Cela aide ainsi les organisations à garder le contrôle et la maîtrise de leurs projets. Le but et l’objectif pour votre PMO ? Éviter de PMO ne perde du temps et de l’argent sur des projets non stratégiques.
5. Diminuer le temps consacré aux tâches administratives et éliminer les gaspillages pour atteindre les buts et objectifs du PMO
Dans le cadre de la gestion de portefeuilles de projets, le « temps gaspillé » est défini comme la somme des tâches à faible valeur ajoutée effectuées par les collaborateurs tout au long d’un projet. Par exemple, la recherche de document ou d’informations, le recueil manuel de données ou la génération manuelle de rapports. Les tâches à faible valeur ajoutée représentent une charge de travail beaucoup plus importante que les tâches à haut rendement. Un outil comme Sciforma Vantage aidera à concentrer vos efforts sur ce travail à valeur ajoutée en automatisant le reste. Les avantages ? Une réduction des frais administratifs et une amélioration de la productivité globale du projet ! N’est-ce pas là un objectif clé de tout PMO qui se respecte ?
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Pour en savoir plus sur le PMO, ses buts et objectifs :
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Camélia Docquin
Camélia is Sciforma’s Global Marketing Director and enjoys learning different perspectives of the current business environment and project management challenges that enterprises and individuals face daily. Main interests include : innovation, digital transformation, and strategy execution.