Alors que 86% des organisations disposent d’un ou de plusieurs PMO, la maturité des entreprises en matière de gestion de portefeuille de projets suit une tendance à la hausse, tous secteurs d’activité confondus. Par conséquent, les entreprises se tournent de plus en plus nombreuses vers des logiciels professionnels de PPM d’entreprise.
Ces outils sont essentiels à la réussite d’une organisation menant un nombre important de projets… à condition qu’ils soient correctement sélectionnés, configurés, adoptés et utilisés. Examinons cinq des principales raisons pour lesquelles un logiciel de gestion de portefeuilles de projets d’entreprise peut fonctionner de manière sous-optimale.
Votre logiciel de PPM d’entreprise n’est pas adapté à votre organisation
L’outil de PPM actuellement utilisé dans votre entreprise n’est peut-être pas celui qu’il vous faut. Certaines entreprises optent pour l’outil le moins cher… au risque de ne pas couvrir certains de leurs besoins et exigences. D’autres partent à l’autre extrême et investissent dans un outil de PPM d’entreprise coûteux et sophistiqué, doté d’une multitude de fonctionnalités et d’options… Et elles finissent souvent par réaliser qu’elles ont eu les yeux plus gros que le ventre et qu’elles ne parviennent pas à apprivoiser ce foisonnement de fonctions complexes. Dans les deux cas, votre outil ne trouvera pas son utilité au sein de l’organisation.
Votre logiciel de PPM d’entreprise est mal configuré
Il n’y a pas de vérité universelle en matière de gestion de portefeuilles de projets. La meilleure solution pour vous est tout simplement celle qui répond le mieux à vos attentes spécifiques, ce qui signifie que ce qui fonctionne pour votre entreprise pourrait bien ne pas fonctionner ailleurs, et réciproquement.
C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de personnaliser leur logiciel de PPM d’entreprise pour l’adapter à leurs besoins et particularités. Mais personnaliser à outrance présente un certain nombre de risques : problèmes de performance technique et dysfonctionnements, coûts supplémentaires, retards dans l’implémentation, sans oublier tous les problèmes liés à la maintenance, à l’assistance client et aux montées de version.
Vos utilisateurs n’acceptent pas votre logiciel de PPM d’entreprise
Le manque de formation et d’accompagnement auprès des utilisateurs compte parmi les raisons pouvant expliquer les défaillances de votre plateforme de PPM d’entreprise. Outre le déploiement de l’outil, vous devez également gérer sa prise en main par les utilisateurs. Vos équipes d’utilisateurs ont besoin de formations appropriées sur le bon usage de votre logiciel de PPM d’entreprise afin d’en exploiter pleinement les capacités.
La formation est sans conteste importante, mais inciter les utilisateurs à utiliser l’outil et de leur en faciliter l’adoption est tout aussi essentiel. Par exemple, commencer par déployer un ensemble limité de fonctionnalités pour permettre aux utilisateurs de se familiariser avec l’outil peut être bénéfique.
Votre logiciel de PPM d’entreprise s’intègre mal à votre environnement IT
Votre logiciel de PPM d’entreprise doit pouvoir s’interfacer de manière fluide aux autres systèmes et outils utilisés au sein de votre entreprise : ERP, PLM, outils de gestion des ressources humaines, etc.
Si votre outil de PPM fonctionne en vase clos, sans partager de données avec les autres systèmes, vous contraindrez les équipes à saisir certaines informations manuellement, avec des conséquences néfastes sur l’expérience employés, la productivité et la qualité des données.
Votre logiciel de PPM d’entreprise est serré aux entournures
La plupart des organisations ont pour objectif de croître et d’évoluer. Mais il y a un revers à la médaille : à mesure que votre entreprise gagne en taille, en complexité et en maturité, vous risquez de finir par vous heurter aux limites par votre logiciel de PPM d’entreprise, qui ne vous offrira alors plus la couverture fonctionnelle dont vous avez besoin. Lorsque vous choisissez une solution de PPM d’entreprise, vous devez non seulement tenir compte de votre situation actuelle, mais aussi de vos objectifs futurs.
Lorsqu’une entreprise sélectionne, déploie et adopte correctement un logiciel de PPM d’entreprise, il peut devenir un outil extrêmement puissant pour une organisation. Malheureusement, de nombreuses entreprises investissent beaucoup de temps et d’argent dans des outils qui ne répondent pas à leurs besoins ou que leurs équipes ne voudront pas utiliser.
Découvrez nos bonnes pratiques en matière de sélection d’un partenaire technologique dans notre guide.
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