Même si le 11 mai marque une nouvelle étape pour les Français et les entreprises, il n’en demeure pas moins que la période que nous connaissons depuis le 16 mars va continuer.
Après l’étourdissement de l’annonce du confinement, les entreprises se sont mobilisées pour organiser le maintien de leur activité tout en assurant la sécurité de leurs collaborateurs. Pour beaucoup, cela s’est traduit par la mise en place du télétravail : 39 % des employés des entreprises de plus de 10 personnes télétravaillent en ce moment contre 7% en décembre 2019 (avant les grèves). Pour autant, cela s’est nécessairement accompagné d’un ralentissement des opérations et de la capacité de décision.
Dans ce cadre particulier où les rencontres physiques sont provisoirement prohibées, et où on le sait, la proximité contribue à respecter les délais, comment maintenir la délivrabilité des projets ?
MAINTENIR LA DÉLIVRABILITÉ DES PROJETS EN PÉRIODE DE CRISE
Chez certains clients, les projets sont au ralenti ou provisoirement à l’arrêt, d’autres ne peuvent souffrir de retard car ils étaient ou deviennent des projets structurants sans possible remise en question des délais initiaux.
Pour maintenir le cap, nous, One2Team, avons adapté notre approche de la gestion de projet. Si pour certaines entreprises il s’est agi de virtualiser le bureau, pour One2Team, il s’est agi de virtualiser notre collaboration avec nos clients. En essayant de comprendre quel est l’impact du confinement pour eux (baisse d’activité, chômage partiel, travail à distance, priorisation des projets), nous avons ajusté nos approches, plus exactement, nous avons ajusté nos emplois du temps.
UNE RELATION HAUTEMENT VIRTUELLE
Si d’ordinaire, nous privilégions les rendez-vous physiques avec nos clients voisins, il ne nous est pas toujours possible d’en faire autant avec tous nos clients. Par exemple pour une entreprise distribuée, ou pour nos Clients Australiens pour qui nous assurons un déploiement totalement à distance, 100% en webconférence. Sans doute tirons-nous beaucoup d’enseignements de cette expérience pour la période de confinement.
Si le remote ne se prête pas aux exercices de brainstorming, de réflexion où des concepts sont à partager, échanger, challenger, il est en revanche, tout à fait adapté aux réunions très structurées de prise de décision, de revue d’avancement, et cela même avec un grand nombre de participants.
3 POINTS D’ATTENTION POUR DÉLIVRER DES PROJETS DANS LES TEMPS EN TRAVAIL À DISTANCE
Quand un projet est déjà initié, le secret pour le délivrer dans un calendrier “contracté” est de privilégier un nombre élevé de petites interactions pour agir en continu au fil de l’eau. Mais comment garantir la circulation de l’information quand pour se faire il faut organiser des points de partage alors que les agendas sont saturés ?
ANTICIPER
Si cela constitue déjà une bonne pratique en temps normal, faire intervenir les bonnes personnes au bon moment dans un contexte de réalisation à distance, devient crucial. Paradoxalement dans un travail à distance, chacun assiste sans pouvoir l’empêcher, au remplissage de son agenda par une multitude de micros réunions permettant à ses collègues, managers, équipes de maintenir le contact et de rester informés ! La conséquence est qu’il est beaucoup plus difficile de contrôler et d’ajuster son calendrier en fonction des besoins qui surgissent au fil de l’eau.
Dans les projets que nous menons chez One2Team, nous veillons à donner à chaque acteur la visibilité sur ses interventions attendues, dès qu’elles sont connues, afin qu’il puisse lui même anticiper les impacts sur son calendrier et éviter l’effet tunnel lié à une indisponibilité. Cela peut passer par exemple par des listes d’actions partagées et centralisées dans un outil commun.
CENTRALISER L’INFORMATION PROJET
Quand il n’y a plus de place pour les échanges informels sur l’avancement du projet, quand on ne peut plus discuter d’une décision simplement auprès de son collègue à 2 bureaux d’open space ou à la pause café / cigarette, …. il est fondamental de disposer d’un réceptacle projet qui assure la disponibilité de l’information projet et l’accès à cette information à tout moment et en tout lieu.
Une solution basique sera d’utiliser les fameuses Google Sheet ou une feuille Excel en ligne, l’important étant pour chacun de disposer d’un référentiel unique, commun, centralisé. Chez One2Team, nous utilisons notre propre plateforme de travail pour gérer et suivre nos projets de mise en oeuvre. Quel que soit l’outil utilisé, son rôle est pivot : permettre le pilotage, le suivi de l’avancement, la circulation de l’information entre l’ensemble des acteurs projet.
MULTIPLIER POUR MIEUX RATIONALISER
Alors que les semaines passent et avec elles leurs lots d’appels téléphoniques et de visioconférences, il vous faut trouver un nouvel espace-temps ! Paradoxalement, en augmentant le nombre de petites interactions, vous accélérez la capacité de décision et sécurisez le planning de votre projet.
C’est pourquoi dans les projets que nous avons conduits ces dernières semaines, nous avons veillé à organiser des “standup” quotidiens de 15’ (courts meetings tenus de manière régulière dont l’agenda s’alimente d’une réunion à l’autre) particulièrement adaptés à un fonctionnement en mode projet à distance. Ce format court ayant par ailleurs l’avantage de se prêter aux outils de web conférence et de chat.
Dans les premiers jours du confinement, il a fallu accepter que le delivery des projets devait s’adapter à une organisation “distribuée”, c’est-à-dire à l’organisation d’une entreprise qui n’aurait pas de bureaux physiques, avec des collaborateurs connectés qui s’appuient sur le digital pour collaborer et travailler ensemble, et non plus comme à l’ordinaire, une organisation classique avec “seulement” quelques collaborateurs en télétravail. Ces points clés vous aideront à gagner en efficacité à court terme, tout en préparant de manière plus structurelle de nouveaux modes de travail.
Athena Steimberg