L’implication des cadres supérieurs dans les activités projets est souvent considérée comme un objectif inatteignable. Cependant, pour les organisations qui veulent réussir leurs projets et stimuler leur croissance, il est essentiel d’associer la haute direction au cycle de vie des projets. Voyons comment les dirigeants peuvent être efficacement impliqués à chaque étape du cycle de vie d’un projet. Cet article présente des stratégies visant à favoriser leur implication, ainsi que les bénéfices que cette participation peut générer.
Phase 1 du cycle de vie du projet : initiation
Impliquer l’exécutif dès le début des projets permet aux PMO de bénéficier de leur expertise et de leur vision. En sollicitant les dirigeants dès le lancement, vous vous assurez que les projets sont en phase avec la stratégie. Cela réduit le risque de mener des initiatives qui ne contribuent pas aux objectifs à long terme de l’organisation.
Le PMO doit commencer par identifier les projets qui correspondent aux objectifs stratégiques de l’organisation. Les cadres dirigeants doivent être informés de ces projets potentiels par le biais des canaux de communication organisationnels. Envisagez une réunion de lancement avec les dirigeants concernés pour discuter de la cohérence du projet avec la vision organisationnelle.
Phase 2 du cycle de vie du projet : planification
Au cours de la phase de planification, les cadres dirigeants peuvent fournir des informations et des conseils essentiels. L’implication de la direction dans la planification des projets permet d’optimiser l’allocation des ressources et de s’assurer que les projets sont en phase avec les objectifs financiers et stratégiques de l’organisation. Elle contribue également à l’identification des risques et à leur atténuation.
Organiser régulièrement des mises à jour de l’état d’avancement, des séances de discussion et des présentations peut contribuer à maintenir l’implication des dirigeants au cours de la phase de planification. Il est particulièrement recommandé de leur demander leur avis sur les décisions importantes et l’affectation des ressources.
Phase 3 du cycle de vie du projet : exécution
En associant la direction à l’exécution du projet, vous la tenez informée de l’état d’avancement du projet. Cela lui permet de prendre des décisions en connaissance de cause et d’allouer des ressources supplémentaires si besoin. Réduisant ainsi les risques de déraillement des projets.
Pour impliquer les cadres exécutifs, vous pouvez leur fournir des tableaux de bord et des rapports en temps réel. Des interfaces claires et visuelles représentent un atout pour capter l’attention de ces dirigeants très sollicités. Autre bonne pratique : organiser des points de passage périodiques pour discuter des jalons, des défis et des opportunités. Le PMO ferait bien d’encourager la participation de la direction à ces réunions.
Phase 4 du cycle de vie du projet : suivi et contrôle
Grâce à la supervision active des dirigeants, les projets ont plus de chances de rester sur la bonne voie. Des mesures correctives peuvent être prises rapidement, permettant de gagner du temps et d’économiser des ressources. L’implication de la direction garantit par ailleurs l’adéquation des résultats des projets aux objectifs de l’organisation.
Vous devez régulièrement informer les dirigeants de l’évolution des indicateurs clés de performance du projet. Il peut également être utile de discuter des écarts par rapport au plan et de formuler des recommandations correctives. Enfin, n’hésitez pas à les encourager à participer activement aux comités de pilotage.
Phase 5 du cycle de vie du projet : clôture
La participation des dirigeants à la clôture du projet favorise le transfert de connaissances et garantit la reconnaissance la réussite du projet au plus haut niveau de l’entreprise, ce qui renforce le moral et la motivation des équipes.
Pour ce faire, envisagez d’organiser une session de revue et d’évaluation du projet avec les dirigeants. Ce sera l’occasion d’examiner les résultats du projet, les enseignements, et la manière dont le projet contribue aux objectifs stratégiques. Enfin, n’oubliez pas de de célébrer la réussite du projet !
En conclusion
L’association des cadres dirigeants au cycle de vie du projet est stratégique pour les organisations. En favorisant leur implication à chaque étape, les organisations peuvent exploiter la sagesse de leurs dirigeants, prendre des décisions éclairées et s’assurer que les projets servent les objectifs stratégiques.
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