Au quotidien, notre flux de travail est loin d’être parfait. De nombreux paramètres peuvent être à l’origine de pertes de temps et un mauvais traitement des tâches. Il n’est pas surprenant qu’une étude réalisée en 2013 par KPMG ait conclu que l’utilisation de logiciels de Gestion de Projets et de Portefeuilles augmente les performances et la satisfaction.
Oui, c’est officiel – vous avez besoin d’un logiciel pour gérer vos projets de manière efficace et précise. En termes simples, le logiciel de Gestion de Projet comble ces lacunes humaines en faisant trois choses que nous ne pouvons pas faire si bien par nous-mêmes.
1. Suivez votre temps grâce à un logiciel PPM
De nombreuses études ont montré que nos cerveaux nous font défaut lorsqu’il s’agit de décrire le travail accompli en fin de journée. Nos souvenirs ne sont pas fiables et il peut nous arriver d’oublier certains détails de nos activités. C’est normal. Mais cela signifie que l’utilisation de méthodes manuelles, telles que des feuilles Excel, pour surveiller nos activités quotidiennes entraînera souvent des données inexactes, inutiles au-delà de la facturation.
Dans l’étude KPMG, «la capture du temps / des coûts par rapport aux projets» a été désignée comme le plus grand défi en matière de gestion de projet par leurs clients. Heureusement, les logiciels de Gestion de Projets et de Portefeuilles, tels que Sciforma, utilisent des feuilles de temps sophistiquées, ce qui permet une analyse des données en temps réel. En capturant exactement où et combien de temps a été consacré à quelles activités, nous sommes en mesure de voir exactement les tâches les plus rentables et les axes d’amélioration. Avec une meilleure collecte de données, le processus de gestion de projet devient fluide, avec des chiffres précis qui vous permettent de prendre des décisions dans l’instant – pas dans les semaines à venir.
2. Gérez plus de tâches et collaborez efficacement
Sur les projets majeurs, les post-it et les listes de tâches ne suffisent malheureusement pas à gérer une équipe. Garder tout le monde informé peut être un processus fastidieux, impliquant de longues réunions, ce qui résulte souvent à une perte de temps (lorsqu’elles ne sont pas gérées de manière efficace).
Un logiciel PPM basé sur le cloud exploite le monde toujours connecté à Internet pour responsabiliser votre équipe. Tout se passe en temps réel, sans que personne n’ait à attendre la prochaine réunion pour recevoir une mise à jour, les derniers documents et actualités, ou même pour accéder à l’agenda de chacun – ce qui peut souvent prendre des jours, voire des semaines. Heureusement, les logiciels de gestion de portefeuille projet nous donne le luxe d’automatiser les détails, libérant tout le monde pour les tâches à valeur ajoutée.
3. Communiquez plus clairement avec un logiciel de gestion de portefeuille projet
Avec la mondialisation – et un monde qui se rétrécit – les équipes sont devenues plus disparates et éclatées. Travailler dans une équipe composée de personnes sur des fuseaux horaires ou des pays différents, nécessite plus d’efforts que le simple appel Skype. Un logiciel de gestion de projet comme Sciforma place tout le monde au même endroit virtuel où vous pouvez collaborer et communiquer efficacement.
La centralisation des projets rend ces projets accessibles à tout moment à tout le monde. La soirée d’une personne est le matin d’une autre, mais de cette façon, les deux peuvent obtenir les informations dont elles ont besoin et quand elles en ont besoin pour faire avancer le projet en temps réel, tout en éliminant presque le risque d’erreurs de données et de doublons.
Avec des logiciels comme Sciforma, les membres de l’équipe ne travaillent pas non plus sur de multiples versions des mêmes documents. La technologie du cloud permet aux membres de l’équipe de voir les modifications que d’autres ont apportées, de répondre aux questions, de modifier et d’approuver les mises à jour, au fur et à mesure qu’elles se produisent, rationalisant ainsi le processus.
Quand il s’agit d’adopter et de mettre en œuvre un logiciel PPM, vous devez faire un choix judicieux parmi le nombre d’options sur le marché.
Mon conseil est de rechercher un logiciel fiable et facile à utiliser qui dispose d’un support disponible et réactif. Soyez attentif à vos besoins et ne vous attendez pas à ce que tous les logiciels vous conviennent comme un gant. Ce ne sera pas le cas. Vous devrez peut-être adapter votre flux de travail, créer une culture du changement et également mettre en œuvre une formation pour que votre équipe utilise pleinement le nouvel investissement – mais n’oubliez pas que vos projets fonctionneront plus efficacement, ce qui rendra votre entreprise plus rentable et productive.
Trop de projets se déroulent dans le temps, dépassent le budget et ne parviennent toujours pas à un niveau satisfaisant. En tirant parti d’un logiciel conçu pour aider votre équipe et votre entreprise, vous vous donnez les meilleures chances de réussite pour l’avenir. La seule question demeure : quand votre équipe fera-t-elle le saut vers un bon logiciel PPM ?
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