4 étapes pour optimiser l’allocation des ressources aux projets

En synthèse :

• L’allocation, l’affectation et la gestion globale des ressources sont des aspects essentiels de la gestion de projet.
• La première étape du processus d’allocation est l’identification des ressources nécessaires à la réalisation de votre projet : quoi, qui, combien/sur combien de temps, et quand.
• Une fois ceci fait, vous devez trouver des réponses pratiques à ces besoins en sélectionnant les ressources spécifiques qui seront affectées aux activités de votre projet. Cela exige une solide compréhension des attributs et de la disponibilité de vos différentes ressources.
• Maximiser le taux d’utilisation de vos ressources est un impératif concurrentiel pour votre entreprise.
• La gestion des ressources humaines ne se limite pas à des calculs théoriques : des facteurs subjectifs et interpersonnels sont à l’œuvre et appellent une approche plus globale.

Le déploiement et la gestion des ressources d’une organisation sont des pivots de sa stratégie de gestion de portefeuilles de projets. Dans les faits, l’optimisation de l’utilisation et de l’affectation de ressources (en personnel, financements, ressources productives et équipements) limitées est un défi pour bon nombre d’entreprises projets, car il s’agit d’un exercice délicat qui nécessite de coordonner de nombreuses variables.

Les quatre étapes décrites dans cet article livrent des informations et des conseils pour vous aider à améliorer vos méthodes de distribution et d’affectation des ressources, et notamment des ressources humaines (car l’intégration du facteur humain ajoute une couche de complexité à la discipline de la gestion des ressources).

Le processus d’affectation des ressources commence par l’identification des différents types de ressources qui seront nécessaires aux différentes activités d’un projet donné. Il faut pour cela déterminer quels sont les profils et les compétences qui doivent être mobilisés pour les tâches et les activités composant le projet (par exemple, un projet de construction de site web implique généralement un programmeur, un designer, un rédacteur, un expert en référencement et éventuellement un photographe). Outre cette évaluation des profils requis, vous devez également quantifier les besoins en ressources. En d’autres termes, déterminer la quantité et le degré de qualification des ressources qui doivent être impliquées dans le projet pour assurer sa réussite. À cette fin, il vous faut estimer la durée prévue des activités (par exemple, 40 heures-homme pour la programmation, 3 jours pour le design). Cette évaluation doit tenir compte des différents facteurs de risque qui pourraient venir compromettre les plans initiaux. Après avoir séquencé les différentes activités, il ne vous reste plus qu’à échelonner les ressources nécessaires dans le calendrier de votre projet – et voilà ! Vous avez terminé la phase 1.

Bien qu’il soit pratique courante d’effectuer des affectations de ressources génériques (c’est-à-dire de commencer par programmer un profil générique sur la base d’un ensemble d’attributs plutôt que d’affecter une ressource nominative) dans les premiers temps de la planification d’un projet, arrive un moment où vous devez identifier les collaborateurs ou les équipements spécifiques dont vous avez besoin pour réaliser les activités de votre projet. Le défi consiste alors à s’assurer que les bonnes ressources, dotées des bonnes compétences, sont disponibles au bon moment pour accomplir les tâches prévues dans le calendrier du projet.

Cela nécessite une visibilité détaillée sur vos ressources : idéalement, vous devez disposer d’un référentiel de données consolidant toutes les informations associées à vos ressources et offrant la possibilité de les trier et de les filtrer par attributs (par exemple le profil, le niveau d’expérience, les compétences, l’organisation/la fonction, l’emplacement géographique, etc.)

Pour répondre par des ressources spécifiques aux besoins de votre projet, vous devez également vous assurer de connaître leurs disponibilités. Vous devez savoir qui travaille sur quoi et quand. Il est essentiel que vous puissiez voir instantanément sur quelles autres activités une ressource est susceptible de travailler afin d’éviter les conflits d’utilisation (c’est-à-dire les problèmes qui surviennent lorsque plusieurs chefs de projets se disputent les mêmes ressources au même moment).

Armé de cette connaissance des qualifications et de la disponibilité des ressources, vous pouvez sélectionner et réserver des ressources nominatives pour travailler sur votre projet.

Les ressources productives – qu’elles soient humaines, techniques ou financières – ne sont pas gratuites. Ce qui signifie que des ressources inutilisées ou sous-utilisées reviennent à jeter de l’argent par les fenêtres. Afin de maximiser la valeur ajoutée de votre masse salariale et le retour sur vos investissements technologiques, il est essentiel de veiller à ce que vos ressources ne restent pas inactives. Cela est d’autant plus important pour les ressources rares, critiques ou stratégiques, qui peuvent s’avérer très coûteuses.

D’un autre côté, il est tout aussi essentiel de ne pas surcharger vos ressources humaines : surmener vos équipes n’est pas exactement le meilleur moyen de retenir les meilleurs profils et d’entretenir leur motivation. Vous devez donc ajuster les allocations et les affectations de manière à ce que les ressources travaillent au taux d’utilisation optimal – et pas plus. Pour trouver cet équilibre, un logiciel de gestion de portefeuilles de projets doté de fonctionnalités dédiées à la gestion des ressources et permettant d’effectuer des simulations de scénarios s’avérera précieux. L’optimisation de l’utilisation des ressources stimulera la productivité et vous permettra de réaliser davantage de projets sans investir plus.

Lorsqu’il s’agit d’allouer et d’affecter des ressources humaines, il ne suffit pas de résoudre des équations mathématiques. Tout d’abord, des travailleurs qui présentent les mêmes caractéristiques sur le papier peuvent ne pas avoir la même valeur et la même utilité pour vous. Des collaborateurs différents se révéleront plus ou moins fiables, plus ou moins créatifs, plus ou moins doués relationnellement. Les compétences relationnelles font partie de ces attributs qui sont souvent négligés par les systèmes et méthodes traditionnels de gestion des ressources. Pourtant, elles sont d’une importance capitale pour mener à bien un projet.

Ce qui nous amène à un deuxième critère clé : la dynamique d’équipe. Lorsque vous constituez votre équipe projet, vous devez tenir compte de la capacité de vos travailleurs à bien collaborer en tant que groupe, ce qui dépend tant de la complémentarité de leurs compétences que de leurs affinités naturelles ou culturelles. Un esprit d’équipe positif peut également être créé et entretenu par le biais de programmes de team building, et plus généralement par des efforts visant à établir un environnement de travail propice à la collaboration, où la diversité est valorisée, où les commentaires constructifs sont écoutés et récompensés.

Cela vous aidera sans aucun doute à constituer et à gérer des équipes de ressources hautement efficaces et à améliorer l’efficacité et les résultats de votre activité projets !

 

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• Affectation et arbitrage de ressources : définir et mettre en place la bonne formule pour votre PMO