En Synthèse :
- Un portefeuille de projets doit être régulièrement réévalué au cours de son cycle de vie. L’objectif est de vous assurer que votre portefeuille crée toujours de la valeur pour votre organisation et qu’il reste pertinent par rapport à vos orientations stratégiques.
- Il existe trois critères clés à prendre en considération lors de l’évaluation d’un portefeuille : la valeur totale des projets du portefeuille, l’équilibre risque/valeur global et la cohérence du portefeuille avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.
De nombreuses entreprises choisissent de structurer les projets qu’elles lancent et exécutent en portefeuilles afin d’en faciliter et d’en optimiser la gestion. Le regroupement des projets et la construction de portefeuilles s’effectuent sur la base d’un certain nombre de considérations stratégiques et opérationnelles, telles que le périmètre et la nature des projets, les leviers ou priorités stratégiques auxquels ils répondent, leur profil de risque, etc.
En gestion de projets, les choses ont tendance à évoluer rapidement. Cela implique qu’un portefeuille de projets qui avait autrefois du sens peut entre-temps s’être transformé en un assortiment hétéroclite de projets devant être recalibré. Pour éviter de se retrouver avec des portefeuilles de projets déséquilibrés ou peu performants, les PMO et les responsables de la gestion de projets doivent fréquemment réévaluer la pertinence et la cohérence de leurs portefeuilles et éventuellement corriger le tir. Voici comment procéder.
Le triptyque de l’évaluation d’un portefeuille de projets : valeur, équilibre, stratégie
Selon les principes de la gestion de portefeuilles de projets, la décision d’incorporer un projet au sein d’un portefeuille doit répondre à trois grands objectifs :
1 : Maximiser la valeur au niveau du portefeuille
2 : Équilibrer le ratio valeur/risque de l’ensemble des projets
3 : Établir un lien solide avec les orientations et les objectifs stratégiques de l’entreprise
Ce sont les trois dimensions que vous devrez prendre en compte pour évaluer ou réévaluer la performance et la qualité d’un portefeuille de projets.
1 : Maximiser la valeur du portefeuille
Maximiser la valeur : voici un objectif difficilement discutable. Cela requiert toutefois de parvenir à une compréhension collective de ce qu’est la « valeur » dans le contexte d’un portefeuille et d’identifier des moyens solides et fiables pour mesurer, évaluer et suivre cette valeur.
La valeur d’un portefeuille de projets dépend à la fois de la valeur de chacun des projets qui le composent, et de la manière dont ces projets sont organisés, séquencés et priorisés les uns par rapport aux autres. Les ressources dont disposent les professionnels de la gestion de projets au sein d’une organisation sont par essence limitées. Par conséquent, un bon portefeuille doit faire un usage judicieux et efficace des ressources disponibles en concentrant les financements, les ressources humaines et les moyens sur les projets du portefeuille présentant la plus grande valeur ajoutée.
Comment évaluer précisément la valeur d’un projet ?
Les responsables de la gestion de portefeuilles de projets s’appuient généralement sur un ensemble de méthodes d’évaluation et d’indicateurs conçus pour jauger la capacité d’un projet à créer de la valeur ajoutée pour l’organisation.
Au nombre de ces méthodes figure notamment le célèbre calcul de retour sur investissement (ROI). Le ROI est un indicateur couramment utilisé pour évaluer les performances respectives de plusieurs investissements potentiels. Le calcul en lui-même est assez simple, même si vous n’aimez vraiment pas les maths : il suffit de diviser le rendement estimé de votre investissement par son coût, et le tour est joué.
Il y a toutefois un bémol : il peut s’avérer difficile de prendre la pleine mesure des bénéfices potentiels d’un projet candidat. Vous pourrez être amené à prendre en considération un certain nombre de dimensions différentes (projections de ventes, coûts de production et logistiques, effets sur les procédés organisationnels et la productivité, etc.) et à simuler des scénarios hypothétiques pour évaluer l’impact potentiel du projet sur chacune de ces dimensions.Autre indicateur très répandu, la valeur actuelle nette (VAN) évalue le montant des flux de trésorerie que votre investissement générera au fil des ans. La VAN est exprimée comme la différence entre la valeur actuelle des entrées et des sorties d’argent.
2 : Trouver et atteindre le meilleur équilibre risque-valeur
L’évaluation de la valeur potentielle des projets qui composent un portefeuille ne suffit pas à dresser un tableau précis de la qualité de ce portefeuille. Pourquoi ? Tout simplement parce que les estimations et les projections restent des estimations et des projections. Il y a toujours une chance que, pour quelque raison que ce soit, vous ne soyez pas à même de réaliser les bénéfices que vous espérez obtenir par le biais de vos projets. C’est ce que l’on appelle le risque.
En règle générale, les initiatives présentant la plus grande valeur ajoutée potentielle sont également les plus risquées (demandez à n’importe quel gestionnaire d’investissement, ou même à votre bon sens !).
Pour évaluer le rapport risque-valeur d’un portefeuille, une pratique courante consiste à représenter les projets sur un graphique ou un diagramme divisé en quadrants structurés par la valeur et le risque. Vous obtiendrez ainsi une vue d’ensemble du profil de votre portefeuille, sur la base de laquelle vous pourrez décider d’ajouter ou de soustraire des projets afin d’atteindre l’équilibre que votre organisation considère comme optimal (l’optimum variera d’une entreprise à l’autre en fonction de sa maturité, de son secteur d’activité, de sa culture et de ses valeurs, etc.)
3 : Assurer la cohérence avec la stratégie
Revenons à l’idée de valeur que nous avons examinée plus haut. Le retour sur investissement, la valeur actuelle nette, et autres indicateurs vous permettront de calculer le rendement financier d’un projet. Il s’agit d’une définition absolue de la valeur, mais la valeur peut également être exprimée en termes relatifs. Les projets et les initiatives qui aident une entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques clés créent de la valeur, même si leur retour sur investissement est moindre. En réalité, les organisations devraient idéalement donner la priorité aux projets qui servent le mieux leurs stratégies.
Pour évaluer leur adéquation stratégique, vous pouvez examiner et analyser chacun des projets candidats en essayant de déterminer à quelles priorités ou à quels objectifs stratégiques ils répondent. Les liens ainsi établis entre les projets et les orientations stratégiques peuvent ensuite être pondérés, mesurés et notés afin de construire une matrice consolidée synthétisant l’adéquation stratégique du portefeuille.
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