Comment tirer profit d’un logiciel de gestion de portefeuilles de projets

Il n’y a pas si longtemps de cela, les chefs de projets et gestionnaires de portefeuilles utilisaient encore un papier et un crayon pour planifier et gérer leurs projets. Entre-temps, l’essor des technologies de l’information et la démocratisation des outils bureautiques ont considérablement simplifié les calculs et ont introduit un certain degré d’automatisation dans les pratiques de gestion de projets. Avec les progrès de la technologie, des logiciels de gestion de projets ont été développés pour aider les chefs de projets à planifier, organiser et gérer leurs ressources et leurs projets.

L’évolution des outils technologiques destinés aux professionnels de la gestion de projets a culminé avec l’émergence de logiciels de gestion de portefeuilles de projets. Ces solutions font passer la discipline au niveau supérieur en permettant de gérer de manière consolidée et cohérente de grandes quantités de projets, programmes, plans, tâches et ressources interdépendants. Elles aident les bureaux de gestion de projets et les gestionnaires de portefeuilles à planifier et à gérer des projets de manière structurée, maîtrisée et efficiente afin de permettre à leur organisation de rester compétitive, d’améliorer la satisfaction des clients et des parties prenantes, et de la préparer à saisir de nouvelles opportunités. Voici un aperçu du fonctionnement des logiciels de gestion de projets et de gestion de portefeuilles de projets, et de la manière dont vous pouvez tirer profit de ces outils.

Les logiciels de gestion de projets sont des outils technologiques qui permettent aux chefs de projets et à leurs équipes d’effectuer un ensemble d’activités de gestion sur des projets individuels. Ils facilitent la planification, le suivi et la supervision des projets en améliorant la visibilité sur l’activité projets, permettant ainsi aux chefs de projets de savoir qui doit travailler sur quoi, à quel moment et sous quels délais.

Des diagrammes de Gantt, calendriers, feuilles de temps et plans budgétaires intégrés aident les chefs de projets dans leur travail tout au long du cycle de vie des projets et facilitent leur gestion quotidienne.

Parmi les principaux avantages des logiciels de gestion de projets figure l‘automatisation intelligente des tâches de planification, de programmation et de suivi. Des outils et fonctionnalités automatisés aident à définir et à cadencer les grands jalons et les livrables des projets au stade de la planification. Puis, des fonctionnalités de suivi automatisé mesurent en temps réel l’avancement du projet par rapport au plan, aidant ainsi les chefs de projets à s’assurer que tout est à jour et se déroule conformément aux attentes. Certains de ces outils de gestion de projets comportent également des fonctions de gestion des ressources afin d’optimiser automatiquement l’allocation des ressources, ou des fonctionnalités de suivi des temps passés, de gestion budgétaire, de collaboration et de reporting.

Remarque : le terme de « logiciel de gestion de projets d’entreprise » (EPM) est généralement utilisé pour désigner des logiciels de gestion de projets ayant une capacité supérieure et offrant la possibilité de gérer un plus grand nombre de projets individuels.

L’une des principales raisons d’être d’un logiciel de gestion de projets est d’aider les chefs de projets à construire leurs projets sur de bonnes bases en éliminant les points d’interrogation qui peuvent se présenter lors des phases de planification, de programmation, et d’élaboration d’estimations ou de prévisions. Des fonctionnalités de planification intelligente prennent en compte le calendrier des ressources ainsi que les performances antérieures (certains outils de gestion de projets fournissent des modèles de projets pré-remplis réutilisant les enseignements du passé) afin d’aider les chefs de projets à établir les feuilles de route précises et fiables qui leur permettront de mener à bien leurs projets.

Les chefs de projets chargés de mener plusieurs projets en parallèle bénéficient d’une visibilité sur l’ensemble de leur en-cours, le logiciel leur donnant une vue d’ensemble de tous les projets terminés, actifs et prévus afin de pouvoir traiter les problèmes et blocages avant qu’ils ne se produisent.

Gestion des ressources

De nombreux outils de gestion de projets sont dotés de fonctions dédiées à l’optimisation de l’allocation des ressources projets, aidant les chefs de projets à s’assurer que chacun travaille sur les bonnes tâches au bon moment. La planification des ressources est d’une importance capitale dans la gestion de projets. Les chefs de projets doivent s’assurer que les bonnes ressources peuvent être mobilisées pour chaque phase de chaque projet. Des fonctionnalités logicielles telles que les heat maps des ressources fournissent une visibilité sur la charge et la capacité des ressources, en détectant les problèmes et les goulets d’étranglement et en aidant à trouver le meilleur équilibre. En plus de faciliter et d’accélérer le processus d’affectation, cette visibilité sur les ressources aide les chefs de projets à anticiper d’éventuelles pénuries de ressources et décisions d’embauche.

Gestion du budget

Les outils de gestion de projets améliorent également la capacité à mener les projets à bien dans le cadre du budget alloué. Ces logiciels permettent de contrôler et de gérer les budgets des projets, du devis initial à la facture finale. Les fonctionnalités de planification budgétaire permettent aux chefs de projets de prévoir et d’estimer les coûts à venir et d’effectuer divers calculs de rentabilité, tandis que des fonctions de suivi des temps et des budgets aident à contrôler le coût des ressources humaines et techniques tout au long de l’exécution.

Suivi et rapports

Les logiciels dédiés à la gestion de projets jouent un rôle déterminant dans le suivi de l’avancement du travail, offrant des informations précieuses sur la santé et l’état des projets.

Grâce à un suivi précis des temps et des budgets, avec des données consolidées en temps réel, les chefs de projets sont en mesure de suivre l’évolution des délais et des coûts des projets, de vérifier que tout se passe comme prévu, et de prendre des mesures si nécessaire. De tels outils fournissent également des rapports et des tableaux de bord automatiquement mis à jour pour rendre compte de ces avancements à la direction.

Communication autour des projets

Un logiciel de gestion de projets fournit des canaux de communication pour les équipes projets. Des fichiers partagés documentant le cahier des charges et les spécifications des tâches et des projets permettent à tous les collaborateurs concernés d’accéder à toutes les informations dont ils ont besoin, avec des systèmes de messagerie et de commentaires intégrés facilitant une communication d’équipe instantanée.

Un tel outil peut également améliorer la communication externe avec les clients, les fournisseurs ou d’autres parties prenantes, car ces derniers peuvent se connecter au système afin d’accéder aux informations qui les concernent pour les étudier et les commenter directement.

Collaboration

Parce qu’elles améliorent la visibilité et la communication, les applications de gestion de projets favorisent également la collaboration entre les équipes projets. Elles permettront de décomposer les projets en petites tâches individuelles qui seront exécutées par des membres spécifiques de l’équipe. Par exemple, des tableaux Kanban permettent de tenir chacun informé de l’avancement du projet et de la répartition des activités, afin que chaque membre de l’équipe sache clairement sur quoi les autres travaillent et puisse apprécier d’un coup d’œil sa place et son rôle dans la vie du projet.

Ainsi, ces outils fournissent une plateforme et un cadre permettant aux collaborateurs impliqués dans un projet d’interagir, de collaborer et de discuter des meilleurs moyens d’atteindre les objectifs de l’équipe.

Un logiciel de gestion de projets élémentaire peut incontestablement améliorer de manière significative le management des projets individuels. Il contribuera à rationaliser le travail des chefs de projets et à établir un cadre solide pour la planification et le suivi des projets. Cependant, à mesure que votre organisation et votre méthodologie de gestion de projets gagneront en expérience et en maturité, votre bureau ou structure de gestion de projets gagnera en capacité. Votre organisation pourra prendre en charge davantage de projets, et des projets plus conséquents. À ce stade, un outil essentiellement dédié à la gestion de projets individuels ne vous permettra peut-être pas de coordonner un grand nombre de projets simultanés avec la même efficacité.

À plus grande échelle, gérer des programmes ou un portefeuille de projets exige d’appréhender les relations, liens et dépendances entre de multiples projets dans divers domaines de l’entreprise. Les gestionnaires de portefeuilles et les PMO amenés à gérer une constellation de projets doivent savoir lesquels prioriser : où le temps, les ressources et le budget de l’organisation doivent être investis afin de maximiser la valeur ajoutée. Ils doivent être capables d’évaluer la valeur de plusieurs projets, leur contribution à la stratégie de l’organisation, et se ménager une compréhension fine de tous les aspects des projets afin de maximiser leurs chances de réussite. En outre, plus les projets sont conséquents, plus ils sont complexes.

En conséquence, la plupart des organisations finissent par atteindre un stade de leur développement où assurer la bonne gestion de multiples projets de grande envergure exige plus qu’un simple outil de gestion de projets.

C’est alors que les logiciels de gestion de portefeuilles de projets entrent en scène. Les logiciels de PPM sont des solutions conçues pour aider les entreprises à gérer un ensemble de projets de manière globale. Ces outils permettent aux utilisateurs de coordonner des gammes de projets, programmes, produits, et portefeuilles, en prenant en compte leurs interrelations et leurs liens avec les objectifs de l’entreprise. Ils fournissent une plate-forme centrale permettant de voir et de gérer le travail dans son ensemble, invitant ainsi les responsables du PMO et les gestionnaires de portefeuilles à prendre du recul et de la hauteur pour bénéficier d’une visibilité complète sur les calendriers, les ressources et les objectifs des projets.

De telles plateformes améliorent la compréhension des résultats, de la santé et de l’avancement des projets en cours. Elles montrent les demandes de ressources en temps réel, avec la possibilité de les comparer aux projections. Elles regroupent les informations relatives aux projets en cours et aux projets à venir, en montrant les dépendances entre eux et avec le reste de l’entreprise.

En plus de cette vision d’ensemble, un logiciel de PPM offre des fonctionnalités conçues pour aider les PMO à coordonner les projets et les ressources au travers de l’entreprise. En bref, les outils logiciels de gestion de portefeuilles de projets sont conçus pour garantir que tous les projets de l’entreprise soient menés dans les délais et le budget impartis, et qu’ils atteignent les objectifs visés. Ils fournissent les informations concrètes dont a besoin la direction pour décider où investir le temps, le budget et les ressources de l’entreprise afin de maximiser le rendement.

Tandis que gérer les projets à l’aide d’un patchwork d’outils, de logiciels ou d’applications augmente les risques de doublons, de problèmes et d’inadéquations, centraliser l’ensemble des activités et données liées à la gestion des projets dans un système unique à l’échelle de l’entreprise permet d’obtenir un référentiel unifié, cohérent et vérifié pour tous les portefeuilles de projets. Les logiciels de gestion de portefeuilles de projets peuvent généralement être interfacés avec d’autres systèmes d’entreprise, comme des ERP, afin de recueillir et d’agréger des données pertinentes relatives aux projets.

Grâce aux précieux éclairages qu’ils fournissent aux PMO et aux décideurs, les outils de PPM sont de plus en plus plébiscités dans un contexte économique troublé et changeant. D’ailleurs, selon une étude de ReportLinker, le marché mondial de la gestion de portefeuilles de projets devrait croître de 4,2 milliards de dollars en 2020 à 5,6 milliards de dollars en 2025, soit un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 6 %.

De l’évaluation des risques à l’allocation des ressources, les logiciels de gestion de portefeuilles de projets professionnels peuvent offrir un large éventail de fonctionnalités couvrant toute la vie des portefeuilles de projets. Voici quelques-unes des principales fonctions que les logiciels de gestion de portefeuilles de projets remplissent généralement.

• Allocation des ressources

Les fonctionnalités de gestion des ressources permettent aux chefs de projets et aux gestionnaires de ressources de répartir et d’allouer les ressources financières, techniques et humaines afin de maximiser la valeur globale au niveau du portefeuille, renforçant ainsi l’efficience de l’utilisation des ressources. Elles permettent de s’assurer que toutes les ressources travaillent à pleine capacité et que les profils critiques sont affectés aux initiatives à plus haut rendement.

• Gestion des risques

Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets permettra de détecter en amont les risques potentiels liés aux projets afin de les atténuer. L’identification et l’analyse automatiques des risques permettent de déterminer des niveaux de confiance à l’échelle des portefeuilles de projets afin de pouvoir orienter les décisions relatives à l’affectation des ressources. Sur la base de ces informations, les gestionnaires de portefeuilles peuvent appliquer les bonnes pratiques qu’ils auront déterminées et sont à même de prendre des mesures pour diversifier les risques au travers des portefeuilles de projets.

• Gestion financière

Les fonctionnalités de gestion financière et budgétaire montrent le retour sur investissement et la valeur financière prévisionnels des projets par rapport aux objectifs de l’entreprise. Elles permettent d’anticiper les flux de trésorerie entrants et sortants et de suivre en temps réel l’évolution globale des coûts et des recettes sur plusieurs projets. Elles fournissent également une série d’indicateurs et d’outils d’analyse pour aider à prévoir et à gérer la dimension financière des projets à l’échelle du portefeuille.

• Réalisation de la stratégie

Les éclairages stratégiques fournis par les logiciels de gestion de portefeuilles de projets aident les décideurs à sélectionner et à hiérarchiser les projets qui correspondent le mieux aux objectifs et à la stratégie de l’entreprise.

Parce que les systèmes de PPM fournissent des informations sur les résultats et les besoins des projets en cours et sur l’impact des projets futurs, en montrant les liens et les dépendances, ils permettent aux gestionnaires de portefeuilles et au PMO de comparer l’avancement réel de l’activité par rapport aux plans et objectifs stratégiques, et ce en temps réel.

Toutes ces fonctionnalités peuvent inclure des capacités de simulation de scénarios fictifs à l’échelle du portefeuille.

Aujourd’hui, les entreprises, grandes comme petites, peuvent trouver un large choix de solutions logicielles de gestion de projets et de gestion de portefeuilles de projets. Le champ des possibles est si large qu’il peut d’ailleurs sembler intimidant aux entreprises ou aux PMO qui se mettent à la recherche d’une solution. Certains fournisseurs de logiciels de PPM proposent même des solutions de niche adaptées à des marchés ou secteurs d’activité spécifiques, comme la santé, l’industrie, l’éducation, le secteur public, le bâtiment, etc.

Le logiciel le mieux adapté à votre entreprise dépend de sa taille, de ses objectifs, et de ses contraintes et spécificités en matière de gestion de projets. L’analyse de ces éléments vous permettra de déterminer quelles sont les fonctionnalités et les intégrations requises pour que votre système de gestion de portefeuilles de projets réponde à vos enjeux.

Enfin, si vous envisagez différents logiciels de gestion de portefeuilles de projets, vous pouvez prendre en considération les points suivants pour vous aider dans votre choix :

• Facilité d’utilisation

Un logiciel doit être perçu comme un tremplin et non comme un obstacle. Il est essentiel de choisir un outil doté d’une interface conviviale et d’écrans clairs et attrayants, offrant la possibilité d’effectuer des opérations en un clic. Disposer d’une solution intuitive et ergonomique peut considérablement faciliter et accélérer l’adoption par les utilisateurs.

Idéalement, une solution de PPM doit également être facile à gérer pour les administrateurs, et rapide à mettre en œuvre pour un retour sur investissement rapide.

• Méthodologies

Si les méthodes traditionnelles de gestion de projets linéaire héritées du monde industriel ont prévalu dans le passé, elles sont aujourd’hui de plus en plus remises en question. Un nombre croissant d’entreprises adoptent des modèles Agile ou conçoivent leurs propres méthodologies hybrides. Les entreprises d’aujourd’hui doivent s’assurer qu’elles auront la capacité de modifier ou d’ajuster leurs méthodes de gestion de projets à l’avenir. Dès lors, il est essentiel que votre outil ne vous restreigne pas à une méthodologie en particulier. Préférez une solution suffisamment flexible pour supporter une variété de méthodes et de procédés.

• Sécurité de l’information

Les solutions logicielles de gestion de portefeuilles de projets dans le cloud ont gagné en popularité au cours de la dernière décennie et sont désormais les plus répandues. Elles offrent une expérience plus flexible aux utilisateurs, car elles permettent à des équipes distantes d’accéder aux informations à tout moment, depuis n’importe quel endroit ou n’importe quel appareil, et elles ne nécessitent pas l’acquisition de serveurs, de bases de données ou de pare-feux.

Cependant, les fournisseurs de logiciels SaaS doivent pouvoir apporter preuve de leur engagement à assurer la sécurité de l’information, et notamment la protection des données personnelles et sensibles. Il est alors judicieux de choisir un fournisseur faisant état d’une certification en matière de sécurité de l’information – telle que la norme ISO 27001 – délivrée par une institution reconnue.

• Accès mobile

L’essor des outils de gestion de projets de type SaaS, combiné à la montée des nouveaux usages, a contribué à développer la demande d’applications de PPM mobiles. Avec l’arrivée des nouvelles générations sur le marché du travail, cette tendance devrait encore s’accentuer.

• Services et assistance

Équiper une entreprise de son premier outil de PPM, ou migrer vers un nouveau système, peut soulever un certain nombre de questions et de défis techniques comme organisationnels. Assurez-vous de pouvoir compter sur le soutien d’un fournisseur expérimenté pouvant revendiquer des antécédents solide.

Votre fournisseur technologique doit s’engager à vous offrir des services professionnels et une assistance dans le cadre du déploiement, ainsi qu’un service client réactif en cas de questions ou de problèmes ultérieurs. Considérez également ses offres en matière de formation des administrateurs et des utilisateurs finaux, ainsi que la fréquence des mises à jour ou du lancement de nouvelles fonctionnalités.

Les outils de gestion de projets centralisent les données et automatisent les activités au niveau des projets, augmentant ainsi les capacités des chefs de projets et de leurs équipes. Certaines de ces solutions couvrent toute la chaîne des activités de gestion de projets : planification et programmation, gestion des temps passés, gestion des coûts et du budget, allocation des ressources, communication et collaboration, gestion des demandes, gestion de la qualité, etc.

Cependant, une fois le moment venu de passer à l’échelle supérieure, une organisation aura tout à gagner à envisager un logiciel de gestion de portefeuilles de projets. Grâce à la visibilité consolidée et à l’éventail de fonctionnalités de gestion avancée qu’il offre, un solide outil logiciel de gestion de portefeuilles de projets permettra à votre PMO de mener davantage de projets en parallèle, ce qui aidera votre organisation à devenir plus compétitive et plus rentable.

 

En synthèse

• Toute entreprise menant une certaine quantité de projets va bénéficier du déploiement d’un outil de gestion de projets, qui aidera les chefs de projets à améliorer l’efficacité de l’exécution des projets individuels.
• À mesure que l’activité projets s’intensifie, il devient pertinent d’adopter une solution de gestion de portefeuilles de projets offrant une visibilité et des éclairages transverses afin de permettre une gestion intégrée des portefeuilles.
• Le choix de votre logiciel doit se faire sur la base d’un certain nombre de considérations, notamment la taille et le secteur d’activité de votre entreprise, vos objectifs et exigences spécifiques en matière de gestion de projets, et les attentes de vos utilisateurs finaux et de vos administrateurs.

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